So veranstalten Sie ein virtuelles Event – ​​Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Virtuelle Events!! Das New-Age-Phänomen hat im Jahr 2024 einen riesigen Hype erlebt, da die weltweiten Bedingungen die Durchführung von Live-Events mit persönlichem Kontakt einschränken. 

Für diejenigen, die neu bei virtuellen Events sind, bedeutet es „eine Veranstaltung, die digital über soziale Medien, digitale oder Veranstaltungsplattformen mit Hilfe des Internets und digitaler Geräte stattfindet und an der die Teilnehmer von zu Hause oder von entfernten Standorten aus teilnehmen, ohne sich persönlich zu treffen“ 

Da virtuelle Events ein aufkommender Trend sind, sind sich viele Menschen und Marken nicht ganz im Klaren darüber, wie sie damit beginnen und wie sie ein virtuelles Event erfolgreich durchführen können. 

Aus diesem Grund haben wir diesen aufschlussreichen Blog erstellt, der 14 umsetzbare und wertvolle Tipps und Schritte für die Durchführung einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung von Grund auf in drei Abschnitten hervorhebt:

Wertvolle Tipps für die Durchführung eines erfolgreichen virtuellen Events

A. VOR DER VIRTUELLEN VERANSTALTUNG

1. Erstellen Sie eine Aktivitätskarte für Ihr virtuelles Event

Eine Aktivitätskarte ist wie eine Liste von Fragen oder Aktivitäten, die bei Ihrer virtuellen Veranstaltung stattfinden werden. Sie sollte jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung abdecken, egal ob er sich auf die Teilnehmer oder auf Sie selbst bezieht. 

Die Aktivitätskarte sollte Informationen und Antworten auf Fragen dazu enthalten, wie Ereignisregistrierungen stattfinden wird, ob es Live-Streaming oder eine Aufzeichnung geben soll, wie mit der Event-Werbung fortgefahren werden soll usw. 

Sie können außerdem alle Tool-Integrationen, Ideen zu den Erlebnissen des Publikums, die Strategie zur Feedback-Erfassung, Datum und Uhrzeit, die akzeptable Größe des Publikums, Tools zur Durchführung und vieles mehr definieren.

2. Legen Sie Datum und Uhrzeit der Veranstaltung strategisch fest

Wie bei Offline-Veranstaltungen vor Ort sind Datum und Zeitpunkt auch in der digitalen Umgebung gleichermaßen wichtig. Sie können nicht erwarten, dass die Leute einfach zu einem beliebigen Datum und Zeitpunkt auftauchen. 

Stellen Sie also fest, an welchem ​​Tag die maximale Anzahl Ihrer Zielgruppe für Ihre Veranstaltung verfügbar ist, sei es am Wochenende, vielleicht an Wochentagen, vielleicht abends oder sogar nachmittags. 

Wenn Sie das nicht richtig machen, werden alle anderen Bemühungen und Investitionen vergeblich sein, da es kein Publikum geben wird, das Ihren Zweck erfüllt.

3. Finden und nutzen Sie die perfekte virtuelle Event-Technologie

So wie Sie für persönliche Veranstaltungen einen Ort brauchen, müssen Sie für Ihre virtuelle Veranstaltung über ein digitales Schaufenster verfügen, das den Teilnehmern als Veranstaltungsort oder Plattform dient, um sich mit der Veranstaltung zu vernetzen und zu interagieren. 

Viele Werkzeuge bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren individuellen virtuellen Veranstaltungsort mit allen notwendigen Einrichtungen wie Infoschalter, Lounge, Theater, Auditorium etc. als realen Veranstaltungsort zu gestalten. 

Es gibt Tools und Technologien, die verschiedene spannende, ansprechende und interaktive Elemente integrieren, wie Live-Social-Media-Feed zu Ihrem virtuellen Event, um es interessanter und spannender zu gestalten, das Engagement zu erhöhen und interaktive Erlebnisse zu schaffen. 

Wählen Sie also basierend auf der Größe Ihres Publikums, Ihren Zielen, Aktivitäten usw. die Art der Plattform aus, die Sie benötigen. Sie können sogar mehrere Tools und Plattformen integrieren, um ein ganzheitliches Erlebnis zu schaffen. Wir haben einige der beliebtesten Tools für virtuelle Events aufgelistet.

vMessen – Eine virtuelle Eventplattform mit Möglichkeiten zum Aufbau digitaler Veranstaltungsorte, virtueller Lobbys und Messestände, zur Integration von Sponsoring-Aktivierungen, Eventregistrierungen, zur Erstellung von Eventberichten und mehr. 

Livestorm – Ein Tool für virtuelle Webinare und Meetings mit Lösungen für Registrierungsmails, Live-Chats, Zugriff per Browser und mehr.

Dreamcast- Eine führende virtuelle Eventplattform, die Organisationen dabei hilft, virtuelle und hybride Events zu veranstalten. Ein perfekter digitaler Veranstaltungsort für virtuelle Meetings, Konferenzen, Bürgerversammlungen, virtuelle Messen, Ausstellungen, Messen und mehr. Es ist bekannt für seine fortschrittlichen Funktionen wie digitale Fußabdrücke, Zugangskontrolle, Endpunktschutz, Networking-Tische, 1:1-Live-Chats, Gamification und vieles mehr, um virtuelle Event-Erlebnisse zu verbessern.

Nextiva – Dieses Tool bietet Live-Videokonferenzen und One-to-Many-Webinare, um das Beste aus Ihrer Veranstaltung herauszuholen. Sie bieten auch einheitliche Kommunikation mit VoIP, Video und Chat.

Zoom – Eine der beliebtesten und benutzerfreundlichsten digitalen Konferenz-, Meeting-, Event- und Webinar-Lösungen mit unkompliziertem Erlebnis, skalierbarer Teilnehmerzahl und erschwinglichem Preis..

Taggbox-Anzeige – Ein Tool zur Integration von Social-Media-Inhalten, um das Engagement und die Erfahrungen bei virtuellen Events zu verbessern. Es bietet Echtzeit-Interaktionen, über 15 Social Feeds, ist einfach zu bedienen, UGC Anzeige, gesponserte Beiträge, einfache Integration mit Video-Streams und erschwinglich. 

Instagram Live und YouTube Live – Frei verfügbare und beliebte Option, die Ihnen eine einfache Verbindung mit Ihrem Publikum ermöglicht. Einfacher Zugriff, keine Registrierung usw., aber ziemlich statisch und einfach. 

Eventbrite – Ein Tool für Veranstalter und auch für das Publikum, mit dem Sie Events, Registrierungsseiten, Ticketschalter, Berichte und Analysen, soziale Integration und Eventlisten erstellen können, um Reichweite und Engagement zu erhöhen

4. Seien Sie clever bei der Werbung für Ihre digitalen Events

Da es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelt, ist die beste Möglichkeit, dafür über digitale Kanäle zu werben, da Offline-Marketingkanäle möglicherweise nicht so relevant und effektiv sind. 

Es ist wichtig, dass Sie Ihre Zielgruppe auf digitalen Kanälen durch bezahlte Werbung erreichen oder Social-Media-Beiträge zu Ihrer Veranstaltung. Integrieren Sie außerdem den Registrierungs- oder Veranstaltungsteilnahmelink in Ihre Werbeaktionen, um maximale Aufmerksamkeit und Teilnahme sicherzustellen. 

Da die Branche der virtuellen Veranstaltungen immer noch wächst, sind Werbeaktionen und Anweisungen für die Veranstaltung wichtig, um das Bewusstsein zu schärfen, das Publikum zu informieren und es zur Teilnahme zu bewegen. 

5. Bereiten Sie sich im Voraus auf technische Fehler vor

Die größte Herausforderung bei digitalen Veranstaltungen besteht wahrscheinlich darin, dass vor der Veranstaltung oder – noch schlimmer – während der Veranstaltung technische Schwierigkeiten und Störungen auftreten können. 

Sie müssen daher vor Beginn Ihrer Veranstaltung ermitteln, welche technischen Hilfsmittel und Geräte Sie verwenden und welche möglichen Fehler dadurch auftreten können, beispielsweise eine Fehlfunktion der Kamera. 

In dieser Situation benötigen Sie Ersatzkameras als Backup. Ebenso müssen Sie solche unerwarteten „Ereignisse“ erkennen und sich darauf vorbereiten. 

6. Einführung und Testläufe mit Darstellern/Sprechern

Egal, wie sehr Sie für die schlimmsten Szenarien planen und sich darauf vorbereiten, Sie werden die wahren Probleme und ihre Auswirkungen nie kennen, bis Sie die Methoden und Verfahren tatsächlich testen und ausprobieren.  

Führen Sie vor der Veranstaltung auch Testläufe ohne Teilnehmer durch, um zu prüfen, ob alles an seinem Platz ist oder um unerwartete Mängel und Fehler festzustellen. 

Darüber hinaus sollten Sie mit Ihren Rednern, Gästen, Künstlern usw. eine Einführung über das weitere Vorgehen, etwaige Pausen dazwischen, den Umgang mit unerwarteten Szenarien und einige wichtigere Ereignisse durchführen. 

Muss lesen: Virtuelle Events 101: Ein umfassender Leitfaden für 2024

B. WÄHREND DER VIRTUELLEN VERANSTALTUNG

7. Informieren Sie die Teilnehmer über die Grundlagen virtueller Events

Da es für Ihr Unternehmen ein neues Unterfangen ist, handelt es sich auch für das Publikum um ein neues Konzept, und dieses verfügt über keine oder nur minimale Kenntnisse über die Grundlagen virtueller Ereignisse. 

Wenn die Veranstaltung beginnt, sollten Sie daher den grundlegenden Ablauf und Zeitplan mitteilen, wie Sie auf die Streams und Sitzungen zugreifen, wie Sie zwischendurch Pausen machen, wie lange Sie die Veranstaltung dauern und weitere wichtige Informationen dieser Art bereitstellen. 

Auf diese Weise erhalten sie Klarheit darüber, wie das virtuelle Event ablaufen wird. Außerdem können Sie neue Informationen oder Änderungen hinzufügen, die ihnen vorher nicht bekannt waren. 

8. Motivieren Sie Ihr Publikum zur Beteiligung und Interaktion

Publikumsbindung ist bekanntlich die wichtigste Leistungskennzahl für jede Veranstaltung, egal ob offline oder virtuell. Sie müssen also während des gesamten Events für eine angemessene und produktive Einbindung des Publikums sorgen. 

Sie sollten Elemente integrieren, die die Beteiligung des Publikums fördern, z. B. das Hinzufügen eines Chat-Feeds, das Abhalten von Frage-und-Antwort-Sitzungen, das Ermöglichen von Diskussionen zum Wissensaustausch, das Teilen von Bildern und Videos oder die Aufforderung an die Benutzer, ihre Erfahrungen und Meinungen mitzuteilen. 

Sie können auch die Schlüsselelemente, Mehrwertvorteile, Belohnungen usw. hervorheben, die das Publikum je nach Engagement erhalten kann. Dies trägt dazu bei, ein Maximum an Publikum und Engagement zu erreichen. 

Sie können das Engagement durch Gamification-Strategien oder mit Hilfe von multifunktionalen Tools zur Social-Media-Integration die die Möglichkeiten Ihrer Veranstaltung erweitern. 

9. Ermöglichen Sie eine personalisierte Kommunikation mit den Teilnehmern

Einer der größten Vorzüge von Offline-Veranstaltungen vor Ort war, dass die Teilnehmer die Möglichkeit hatten, sich persönlich mit den Rednern, Organisatoren, Künstlern usw. zu unterhalten. 

Es ist wichtig, dieses Element in Ihr virtuelles Event einzubinden, um das Wesentliche und die Qualität des Events zu erhalten. Sie können Mitarbeiter oder Sitzungen haben, um mit möglichst vielen Personen zu kommunizieren. 

Bei Veranstaltungen mit großem Publikum kann dies eine Herausforderung darstellen, daher können Sie dafür kleine Gruppen bilden. Personalisierte Kommunikation sorgt für mehr Engagement und interaktivere Veranstaltungen. 

10. Planen Sie Pausen und Networking-Sitzungen während der Veranstaltung ein

Wenn Sie eine Veranstaltung mit längerer Dauer, d. h. mehr als eine Stunde, planen, sollten Sie zwischendurch Pausensitzungen zur Erfrischung und Entspannung einlegen. 

Dies hat einen zweiseitigen Vorteil: Sie können überprüfen, ob alles nach Plan läuft, und das Publikum kann seine Konzentration und Energie steigern, was zu maximaler Beteiligung und Effektivität führt. 

Darüber hinaus können Sie durch Chats und Kommunikation während der Breakout-Sitzungen auch interne Netzwerke unter den Teilnehmern aufbauen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, gesponserte oder Werbeinformationen anzuzeigen. 

11. Fügen Sie einen virtuellen Event-Host hinzu (KI oder Mensch)

Auch wenn Sie alle Möglichkeiten, Herausforderungen, Probleme usw. in Betracht gezogen haben, besteht immer noch die Möglichkeit von Verwirrung, Komplikationen und Unklarheiten. 

Ein virtueller Gastgeber (egal ob es sich um eine reale Person oder einen Chatbot handelt) kann dabei helfen, die Teilnehmer auf den richtigen Weg zu bringen und die notwendigen Informationen zu liefern, die bei der Bewältigung von Herausforderungen und Problemen helfen können, die zum Scheitern der Veranstaltung führen könnten. 

Wenn Sie diese grundlegenden Schritte befolgen, können Sie mit minimalen Investitionen und maximalem Ertrag ein erstaunlich erfolgreiches virtuelles Event organisieren und durchführen. 

C. NACH DER VIRTUELLEN VERANSTALTUNG

12. Sammeln Sie Feedback des Publikums zu wichtigen Kennzahlen

Genau wie bei Offline-Live-Events ist es wichtig zu wissen, wie das Publikumserlebnis war, insbesondere wenn das Konzept des virtuellen Events für die meisten neu ist. 

Sie können Feedback sowohl zu den Aktivitäten, der Tagesordnung und den Zielen der Veranstaltung als auch zum Erlebnis des Publikums im Zusammenhang mit der virtuellen Veranstaltung sammeln. 

Dies hilft Ihnen bei der Bewertung Ihrer Leistung anhand der erwarteten Ergebnisse bei virtuellen Ereignissen. Außerdem erhalten Sie wichtiges Feedback darüber, ob die Ziele erreicht wurden oder nicht. 

13. Teilen Sie ggf. weitere Aktionspläne mit

Sie können zusätzliche Informationen weitergeben, die für Ihre Veranstaltung und das Publikum relevant sind, beispielsweise wenn eine Veranstaltung vor der Tür steht oder Sie eine Teilnehmerreaktion bezüglich der Veranstaltung erwarten. 

Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihre Lead-Akquise oder Markenwerbung zu steigern, indem Sie Benutzer bitten, ihre Erfahrungen mit der Veranstaltung in sozialen Medien und digitalen Kanälen zu teilen (nur, wenn Ihre virtuelle Veranstaltung erfolgreich war).

Muss lesen: Virtuelle Eventwand: Binden Sie Ihr Publikum virtuell über soziale Medien ein

14. Teilen Sie die Aufzeichnung virtueller Ereignisse auf digitalen Kanälen

Da es für Sie die ersten virtuellen Events sind, ist es wichtig, dass Sie auch nach dessen Ende weiterhin Werbung für Ihr virtuelles Event machen, da Ihnen dies bei zukünftigen virtuellen Events helfen wird. 

Sie können die Aufzeichnung Ihres virtuellen Events teilen und dabei das Engagement und Feedback des Publikums hervorheben. Sie können es auf Ihrer Website, in sozialen Medien und auf anderen Kanälen teilen. 

Dadurch erhalten auch die Personen Zugriff auf Ihr virtuelles Event, die nicht daran teilnehmen konnten. 

Die besten Beispiele für virtuelle Events auf der ganzen Welt

Hier haben wir einige der besten Beispiele aufgelistet, darunter die größten Events der Welt, die im Jahr 2024 virtuell stattfanden. 

1. Apples weltweite Entwicklerkonferenz 2020

Auch WWDC genannt, ist eine Veranstaltung des Technologiegiganten Apple, die jedes Jahr in San Jose, Kalifornien, abgehalten wird und auf der Entwicklungen, Verbesserungen und Innovationen seiner Software und Technologien des vergangenen Jahres präsentiert werden. 

Jedes Jahr laden sie die einflussreichsten und beliebtesten Technikexperten und Branchen-Influencer ein, um ihre Entwicklungen vorzustellen und weltweit für Aufsehen zu sorgen. 

Dies liegt daran, dass sie sich für einen vollständig virtuellen, ganzheitlichen Ansatz entschieden haben, bei dem sie sämtliche Inhalte und Streams der Veranstaltung live auf ihrer Website geteilt haben, sodass jeder darauf zugreifen konnte. 

Sehen Sie sich an, wie einfach und doch kreativ sie den Zeitplan, die Informationen, die Navigation und vieles mehr für die Benutzerfreundlichkeit der Zuschauer gestaltet haben. Das Einzigartige daran ist, dass sie den Streams eine persönliche technische Note verliehen haben. 

Muss lesen: So steigert Parookaville mit einer Live-Social-Wall das Engagement für Musikevents

2. Salesforce World Tour Sydney 2020

Salesforce, der führende CRM-Riese in der Technologiebranche, veranstaltet jedes Jahr eine Konferenz, um zu zeigen, wie er die weltweit führenden Marken mit seinen Innovationen, Technologien, Lösungen und neuen Produkten unterstützt. 

Die World Tour-Konferenz 2020 war jedoch nicht wie die vorherigen Konferenzen, da sie aufgrund der Pandemiesituation vollständig digital stattfand. Dies hinderte sie jedoch nicht daran, den Menschen und Fachleuten weltweit ihre großartigen Erfolge vorzustellen. 

Sie verfügen über eine eigene Website mit allen Aufzeichnungen der Live-Sessions aus Sydney. Dort werden auch die Veranstaltungsagenda, die Hauptredner, die Keynote-Botschaft, der Zeitplan und vieles mehr angezeigt, um eine maximale Beteiligung und Einbindung des Publikums zu erreichen. 

3. Billboards Live-Zuhause-Musikkonzerte

Aus demselben Grund, aus dem alle anderen Live-Veranstaltungen abgesagt werden, sind auch die Musikkonzerte in derselben Schleife. Millionen von Menschen weltweit besuchen jedes Jahr Konzerte, um ihren Lieblingskünstler auftreten zu sehen.‘

Da dies dieses Jahr nicht möglich war, veranstaltete Billboard, eine weltbekannte Marke für Unterhaltungsmedien, digitale Konzerte mit einem einzigartigen Flair. 

Sie haben die Billboard Live At Home-Reihe ins Leben gerufen, in deren Rahmen sie zwei Sessions digital auf ihren Social-Media-Plattformen und ihrer Website gestreamt haben, bei denen Künstler wie Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham und viele mehr von zu Hause aus für ihr Publikum (die Zuschauer) auftraten. 

Das Beste daran war, dass es im Rahmen der Aufführung Frage-und-Antwort-Runden, unterschiedliche Genres und Zielgruppen usw. der Darsteller gab. 

Schlussfolgerung

Dies waren die 14 wichtigsten und wertvollsten Schritte (oder Tipps oder Strategien, wie auch immer Sie es nennen möchten), die Ihnen dabei helfen können, ein virtuelles Event von Grund auf aufzubauen und es zu einem erfolgreichen Event zu machen. 

Virtuelle Events gibt es in verschiedenen Kategorien und Branchen, beispielsweise Konferenzen, Webinare, Live-Streaming, Konzerte usw. Sie können die Schritte also entsprechend den Anforderungen Ihres Events ändern. 

Informieren Sie sich, wie globale Marken und Unternehmen mit Taggbox Display die Publikumsbeteiligung steigern und Eventerlebnisse verbessern.