So veranstalten Sie ein virtuelles Event – ​​Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Persönliche Veranstaltungen? Super. Virtuelle Events? Fast schon unverzichtbar. Erfolgreiche virtuelle Events hängen jedoch nicht nur davon ab, einfach auf Zoom zu springen und auf „Aufnehmen“ zu drücken. Fragen wie „Wie veranstaltet man ein virtuelles Event?“ beschäftigen Organisatoren daher immer wieder. Wenn Sie schon einmal im selben Boot saßen, sind Sie hier genau richtig. Wir werfen einen Blick darauf. 

Was sind virtuelle Events?

Virtuelle Veranstaltungen sind Online-Treffen, bei denen Menschen in einer virtuellen Umgebung im Internet interagieren, anstatt sich physisch zu treffen. Sie beinhalten oft Webinare, Live-Streams, virtuelle Konferenzen und andere interaktive Elemente.

Unterschied zwischen persönlichen und virtuellen Veranstaltungen

Zum besseren Verständnis finden Sie hier eine tabellarische Gegenüberstellung von Präsenz- und virtuellen Veranstaltungen. 

So veranstalten Sie ein erfolgreiches virtuelles Event 

Sehen Sie sich die Aufschlüsselung des Prozesses zur Durchführung einer erfolgreichen virtuellen Veranstaltung an. 

1. Definieren Sie den Zweck Ihrer Veranstaltung

Bevor Sie sich mit der Durchführung virtueller Veranstaltungen befassen, ist es wichtig, eine klare Vorstellung davon zu haben, wie diese aussehen sollen. Bestimmen Sie dabei auch das Format, das Sie für die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung verwenden möchten. Ob es sich um eine virtuelle Konferenz, eine virtuelle und interaktive Karrieremesse oder einfach nur um Webinare handelt. 

So können Sie beginnen: 

• Steigern Sie die Markenbekanntheit Ihres virtuellen Events. 
• Bleiben Sie mit Ihren bestehenden, neuen und potenziellen Kunden in Kontakt, um Ihre Reichweite zu erweitern. 
• Sprechen Sie über alle Themen, die in Ihre Nische fallen
• Starten Sie E-Produkte im Zusammenhang mit Ihren virtuellen Hosts 

2. Wählen Sie die richtige virtuelle Eventplattform

Bei der Entscheidung, wie virtuelle Events veranstaltet werden sollen, ist die Wahl des richtigen Formats und der richtigen Plattformen von entscheidender Bedeutung. 

Dies trägt dazu bei, Ihr Publikum während der gesamten virtuellen Veranstaltung zu fesseln. 

Werfen wir einen Blick auf die Aufschlüsselung der richtigen Plattformen, die Sie zum Hosten virtueller Events in verschiedenen Formaten verwenden können. 

3. Erstellen Sie eine ansprechende Agenda

Eine ansprechende Agenda ist das Rückgrat der Veranstaltung. Es geht nicht darum, Zeit zu füllen, sondern die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu fesseln, Mehrwert zu bieten und Lust auf mehr zu machen. Wenn Sie beispielsweise eine Veranstaltung wie BAFTA, Ihre Agenda muss Filme, Geschichten und Unterhaltung zelebrieren. Dies sollte sich in jedem Teil der Agenda widerspiegeln, von den Eröffnungsworten bis hin zu jeder Sitzung Ihrer virtuellen Veranstaltungen. 

Sie fragen sich, wie Sie anfangen sollen? Gestalten Sie Ihre Agenda wie eine spannende Geschichte. Beginnen Sie die Veranstaltung mit einer spannenden Session und sorgen Sie mit interaktiven Aktivitäten für Spannung. 

4. Gestalten Sie ein Markenerlebnis

Um sicherzustellen, dass Sie bei der Ausrichtung einer virtuellen Veranstaltung einen bleibenden Eindruck hinterlassen, entwerfen Sie ein Markenerlebnis, das für ein unvergessliches Erlebnis sorgt. 

Ihre Marke sollte nicht nur im Logo oder Farbschema sichtbar sein, sondern auch im Ton der Veranstaltung, der Rednerliste, dem Präsentationsstil und sogar der Art und Weise, wie die Teilnehmer interagieren. Von virtuellen Hintergründen bis hin zu individuellen Warteraum-Nachrichten sollte jeder Kontaktpunkt vernetzt, bewusst und natürlich wirken. 

Eine weitere Möglichkeit, ein Markenerlebnis für Ihr virtuelles Event zu schaffen, ist die Installation einer virtuellen Kabine. Erstellen Sie eine Markenvorlage für Ihre virtuelle Fotokabine und bitten Sie Ihre Teilnehmer, Fotos zu machen. Diesen Inhalt können Sie während Ihres virtuellen Events auf der soziale Wand. 

5. Testen Sie alles mit einem Probelauf

Vor dem großen Tag ist eine gründliche Probe unerlässlich, um eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung zu gewährleisten. Dazu gehört die Überprüfung der Audio-, Video- und Internetverbindung. Stellen Sie sicher, dass der Übergang zwischen den Sitzungen reibungslos verläuft. Sie können auch interaktive Elemente wie Umfragen, Fragen und Antworten und mehr ausprobieren. Es ist außerdem ratsam, einen Backup-Plan für den Fall technischer Störungen zu haben. 

Durch die Durchführung eines Probelaufs des gesamten Prozesses können Sie potenzielle Störungen erkennen und Ihr Vertrauen und Ihre Vorbereitung auf das bevorstehende Ereignis stärken. 

6. Binden Sie Ihr Publikum live mit Tagbox Display (Social Walls) ein

Binden Sie Ihr Publikum in Echtzeit ein, während Sie ein virtuelles Event veranstalten. Mit Hilfe von Tagbox-AnzeigePräsentieren Sie Live-Shoutouts, Reaktionen und Hashtag-Kampagnen direkt in Ihrem virtuellen Event. Funktionen wie SnapUp ermöglichen es Teilnehmern, ihre Bilder und Videos auf den Social Walls von Tagbox Display zu teilen, ohne sich bei Social-Media-Plattformen anmelden zu müssen. SnapUp folgt einem einfachen zweistufigen Prozess: Scannen Sie den QR-Code und laden Sie Ihre Inhalte hoch. So erhalten Sie Inhalte direkt von Ihrem Publikum und präsentieren diese während eines virtuellen Events. 

Dies hilft den Organisatoren, ein Gemeinschaftsgefühl für ihre Veranstaltung zu schaffen, insbesondere wenn ihre Inhalte in den sozialen Medien angezeigt werden. Bedenken Sie, dass Networking für den Erfolg jeder Veranstaltung unerlässlich ist. 

Sie können dies auch mit verschiedenen Funktionen von Tagbox Display koppeln, wie zum Beispiel: 

• Live-Umfragen mit Quiz 
• Reaktions-Emojis 
• Spotlight und mehr 

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine erfolgreiche Networking-Event die wirklich hält, was sie verspricht. Die Kombination dieser Funktionen kann daraus ein unvergessliches Erlebnis machen. 

7. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung effektiv

Für eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung benötigen Sie ein großes Publikum, was eine starke Werbestrategie erfordert. Nutzen Sie Teaser-Videos auf Social-Media-Plattformen, um Ihre Zielgruppe zu begeistern. So erhalten Sie einen ersten Vorgeschmack auf das, was Sie erwartet. Senden Sie ihnen außerdem E-Mails und Kalendereinladungen, um die Veranstaltung im Gedächtnis zu behalten. Eine weitere Möglichkeit, Ihre virtuelle Veranstaltung zu bewerben, ist die Zusammenarbeit mit Influencern, um ein neues Netzwerk zu erschließen. 

Bezahlte Kooperationen sind zwar effektiv, aber vergessen Sie nicht, die organische Reichweite auf Plattformen wie LinkedIn, Twitter und anderen zu nutzen. Nutzen Sie Taktiken wie FOMO, heben Sie Ihre Sprecherliste, exklusive Inhalte und Werbegeschenke hervor. So erzeugen Sie ein Gefühl der Dringlichkeit und generieren mehr Anmeldungen.

8. Nachverfolgen und analysieren

Bleiben Sie nach der Veranstaltung nicht in Schweigen. Bei einer virtuellen Veranstaltung ist Ihre Post-Event-Strategie genauso wichtig wie die Veranstaltung selbst. Senden Sie Dankes-E-Mails an alle Teilnehmer, Sponsoren und Partner. Sie können auch Umfragebögen nach der Veranstaltung versenden, um Informationen darüber zu sammeln, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. 

Sie können auch die Analysen analysieren und die Registrierungszahlen mit den tatsächlichen Zahlen vergleichen. Sehen Sie sich anschließend Umfragebeteiligung, Umfragen und Reaktionen an. Untersuchen Sie die Absprungpunkte und ermitteln Sie die Gründe dafür. Nutzen Sie diese Daten, um Ihre nächste Veranstaltung zu optimieren. Denken Sie daran: Der Erfolg Ihrer Veranstaltung entscheidet über die Sponsoren der nächsten Veranstaltung. 

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Die besten Beispiele für virtuelle Events weltweit

Hier sind einige der besten Beispiele für virtuelle Events aus aller Welt. 

1. Apples weltweite Entwicklerkonferenz 

Apple hat seine jährliche WWDC in ein komplett virtuelles Erlebnis umgewandelt, das sich dennoch so hochwertig und elegant anfühlte wie eh und je. Mit hochkarätigen Keynotes, interaktiven Sessions für Entwickler und On-Demand-Inhalten. 

Sie sind nicht nur online gegangen, sondern haben das Erlebnis für die digitale Welt optimiert. Damit haben sie bewiesen, dass es mit der richtigen Planung und dem richtigen Branding möglich ist, weltweit für Aufsehen zu sorgen und ein wertvolles Event zu veranstalten, wenn man ein virtuelles Event veranstaltet. Die WWDC 2020 ist ein hervorragendes Beispiel dafür, wie man mit Innovation und nutzerorientiertem Design ein erfolgreiches virtuelles Event veranstalten kann.

2. Salesforce World Tour Sydney

Salesforce ist der führende CRM-Gigant der Technologiebranche und veranstaltet jährlich eine Konferenz. Diese Veranstaltung zeigt, wie das Unternehmen weltweit führende Marken mit innovativen Lösungen, Spitzentechnologie und neuen Produkten unterstützt. 1 fand die Konferenz aufgrund der Pandemie digital statt. Doch anstatt sie zu verkleinern, setzte Salesforce auf Innovation und zeigte der Welt, wie man ein erfolgreiches virtuelles Event veranstaltet. 

Sie erstellten eine spezielle Landingpage mit allen Aufzeichnungen der Live-Sessions. Diese enthielt außerdem detaillierte Zeitpläne, Keynote-Meldungen, Sprecherlisten und interaktive Elemente. Die Benutzeroberfläche war benutzerfreundlich und stellte sicher, dass alle Teilnehmer auf die Inhalte zugreifen und mit ihnen interagieren konnten. 

3. Billboards Live-Zuhause-Musikkonzerte

Im Jahr 2020 wagte Billboard mit der Einführung der Live At Home-Reihe einen mutigen Schritt, das Konzerterlebnis neu zu definieren. In dieser virtuellen Konzertreihe traten unter anderem Künstler wie Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor und Lukas Graham direkt von zu Hause aus auf.

Dabei handelte es sich nicht nur um Auftritte, sondern um persönliche Momente, oft verbunden mit Live-Frage-und-Antwort-Runden, die es den Fans ermöglichten, in Echtzeit mit ihren Lieblingskünstlern in Kontakt zu treten.

Diese Serie wird über Social-Media-Plattformen und die Website von Billboard gestreamt und ist eine Meisterklasse zum Ausrichten virtueller Events in der Unterhaltungsbranche. 

Dieses Event hat auch gezeigt, dass man mit dem richtigen Format und digitalen Touchpoints Wohnzimmer in globale Bühnen verwandeln kann. 

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Wichtige Faktoren, die bei der Durchführung einer virtuellen Veranstaltung zu berücksichtigen sind

Um virtuelle Events erfolgreich zu veranstalten, reicht die Wahl der richtigen Plattform nicht aus. Es geht vielmehr darum, ein umfassendes Erlebnis zu gestalten, das die Stimmung aufnimmt und die gewünschte Botschaft an die Teilnehmer vermittelt. Beachten Sie die folgenden Schlüsselfaktoren bei der Durchführung eines virtuellen Events. 

Publikumseinsatz 

Virtuelle Event-Müdigkeit ist real. Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihre Inhaltstypen diversifizieren. Erstellen Sie ansprechende Inhalte wie Live-Fragen und Antworten, interaktive Umfragen, Chat-Funktionen und mehr. 

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Technische Zuverlässigkeit

Bei der Durchführung einer virtuellen Veranstaltung ist ein reibungsloses Erlebnis unerlässlich. Ihre Teilnehmer erwarten stabiles Streaming und reibungslose Übergänge. Stellen Sie sicher, dass die Veranstaltung durchgehend gründlich getestet wird. 

Klare Kommunikation 

Ihre Teilnehmer sollten sich nie fragen: „Was kommt als Nächstes?“ Nutzen Sie daher rechtzeitige Erinnerungen, Kalendereinladungen und E-Mails, um sie durch das Erlebnis zu führen. Geben Sie ihnen bitte eine Broschüre mit Informationen zu den geplanten Treffen. So bleiben sie für die kommenden Veranstaltungen gespannt. 

Time Zones

Einer der größten Vorteile virtueller Veranstaltungen ist die Flexibilität bei der Teilnahme und die globale Erreichbarkeit. Das bedeutet aber auch, dass Sitzungen und Wiederholungen für mehrere Zeitzonen geplant werden müssen. Die beste Zeitzone für virtuelle Veranstaltungen, insbesondere Webinare, liegt im Allgemeinen zwischen 11 AM und 2:XNUMX Uhr in der lokalen Zeitzone des Publikums.

Abschließende Überlegungen 

Die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung mag zunächst einfach erscheinen. Dies erfordert jedoch Geduld, Strategie und Umsetzung. 

Von der Definition des Veranstaltungsziels über die inhaltliche Ausrichtung bis hin zur Bewerbung Ihrer Veranstaltung spielt jeder Schritt eine entscheidende Rolle, um Maßstäbe für die Durchführung einer Veranstaltung zu setzen. Denken Sie daran, dass Ihre virtuelle Veranstaltung nicht mit dem Ende des Streams endet. Sie müssen die Wirkung Ihrer virtuellen Veranstaltung sorgfältig messen und die Daten für zukünftige Veranstaltungen nutzen.