Virtuelle Events 101: Ein umfassender Leitfaden für 2024

Erleben Sie einen Hype um virtuelle Events? Oder möchten Sie mehr über diese Events erfahren?

In einer Welt digitaler Medien und Kommunikation sind Events für Marken von großem Wert, da sie den Marken persönliche Interaktionen und Werbeaktionen in Echtzeit mit ihren Verbrauchern ermöglichen. 

Doch in letzter Zeit hat die Durchführung virtueller Events, sei es bei Marken oder Konzernen, über Live-Events hinaus massiv zugenommen.

Es gibt verschiedene Gründe für den Aufstieg virtueller Events. In diesem Leitfaden haben wir das Was, Warum, wie, Technologien und Tools rund um die virtuellen Events, um Ihnen einen ganzheitlichen Überblick zu bieten.

Was ist ein virtuelles Ereignis?

Wir alle wissen, dass Veranstaltungen, d. h. persönliche Offline-Treffen von Menschen zum Austausch und zur Kommunikation, hauptsächlich von Marken und Unternehmen organisiert werden.

Bei virtuellen Events handelt es sich in ähnlicher Weise um das Zusammenkommen von Menschen in einer Online-Umgebung über das Internet zum Zweck der Kommunikation, Interaktion, Einbindung und Werbung. 

Es gibt verschiedene Arten virtueller Events und viele Unterschiede zwischen virtuellen und persönlichen Events sowie Unterschiede in der Planung, Organisation, Durchführung usw. 

Online-Konferenzen, Seminare, Messen und Ausstellungen, Meetings, virtuelle Messen, Werbekampagnen, digitale Gipfeltreffen, Webinare, Markenevents usw. Die Teilnehmerzahl eines virtuellen Events kann von 10 bis zu Tausenden von Teilnehmern variieren. 

Unterschied zwischen persönlichen und virtuellen Veranstaltungen

Es gibt viele Unterschiede zwischen virtuelle Events und Präsenzveranstaltungen angefangen beim Standort, der bei persönlichen Veranstaltungen ein notwendiges Element ist, bei virtuellen Veranstaltungen jedoch möglicherweise nicht einmal wichtig genug ist.

Ähnliches gilt für die Veranstaltungsplanung und -verwaltung, bei der es zwischen virtuellen und persönlichen Veranstaltungen große Unterschiede gibt, wobei Letztere anspruchsvoller und anspruchsvoller sind. 

Darüber hinaus werden persönliche Veranstaltungen stärker von Menschen geleitet und erfordern viel körperliche Anstrengung und Ressourcen, obwohl die Technologie auch ein entscheidender Teil davon ist, während virtuelle Veranstaltungen stärker von digitalen Medien geleitet werden und mehr Technologie und weniger menschliche Anstrengung erfordern. 

Wie oben erwähnt, gibt es viele weitere Unterschiede zwischen persönlichen und virtuellen Veranstaltungen, sei es in Bezug auf Herausforderungen oder Vorteile. Hier haben wir also die besten Vorteile virtueller Veranstaltungen aufgeführt, die erklären, warum sie wichtig sind. 

Warum sind virtuelle Ereignisse wichtig? 

1. Einfache Planung

Der erste und wichtigste Vorteil virtueller Events für Eventmanager und Marken besteht darin, dass sie Ihren Eventplanungsprozess vereinfachen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Planung kürzer oder weniger aufwändig wird. 

Stattdessen müssen Sie jetzt weniger Elemente planen, da die physischen Ressourcen und Elemente aus dem gesamten Prozess weitgehend entfernt wurden. Einfachere Planung führt zu einer klareren und einfacheren Verwaltung. 

2. Erreichbarkeit oder Standortvorteile

Das Gute an virtuellen Events ist, dass kein riesiger oder massiver physischer Raum erforderlich ist, da die Teilnehmer des Events virtuell teilnehmen, was ihnen die Freiheit gibt, von jedem beliebigen Ort aus teilzunehmen. 

Die Standortplanung und -verwaltung stellt für Veranstaltungsmanager hinsichtlich Kapazität, Möglichkeiten, Entfernung und anderer für einen Veranstaltungsort relevanter Faktoren eine anspruchsvolle Aufgabe dar.

Diese Faktoren wirken sich nicht auf die virtuelle Veranstaltung aus, bei der die Teilnehmer selbst über den Standort entscheiden können und sich die Veranstaltungsplaner darüber keine Gedanken machen müssen. 

3. Größere Zielgruppenreichweite

Wie wir alle wissen, stehen die digitalen Medien und das Internet allen Menschen unabhängig von Status oder demografischen Merkmalen offen. Wenn Ihr virtuelles Event also über diese digitalen Plattformen die Tür zu einer größeren Reichweite des Publikums öffnet, 

Wenn Sie eine virtuelle Veranstaltung organisieren, können Sie dem Publikum mit nur wenigen Klicks und Verbindungen über digitale Medien oder Social-Media-Plattformen die Teilnahme an der Veranstaltung ermöglichen. 

Dadurch erweitern Sie Ihre Reichweite auf neue, bisher unerschlossene potenzielle Kunden, steigern die Markenbekanntheit und erreichen ein Publikum, das Sie aufgrund der begrenzten Kapazitäten möglicherweise nicht bei persönlichen Veranstaltungen erreichen könnten. 

4. Besseres Engagement und Interaktion

Die Publikumsinteresse und die Interaktion bei einer Veranstaltung ist ein entscheidender Faktor für deren Erfolg. Und das Engagement einer Person hängt stark davon ab, wie wohl sie sich in der Veranstaltungsumgebung fühlt. 

Virtuelle Events, an denen die Teilnehmer vom Standort ihrer Wahl aus teilnehmen, vermitteln ihnen ein Gefühl der Geborgenheit, das zu mehr Engagement und Interaktion beiträgt. 

Darüber hinaus nehmen Engagement und Interaktion enorm zu, da es durch direkte Kommunikation immer einfacher wird, Fragen zu stellen, Feedback zu teilen, Ideen und Meinungen zu präsentieren, Bewertungen abzugeben usw. 

5. Vorteile der Budgetierung

Persönliche Veranstaltungen erfordern im Allgemeinen eine enorme Budgetzuweisung, da sie Personal, Veranstaltungsorte entsprechend dem Publikum, Reise und Verpflegung, Technologie- und Geräteintegration, Unterbringungsplanung für externe Teilnehmer usw. planen und darin investieren müssen. 

Der Budgetaufwand wird deutlich geringer und effizienter, da virtuelle Events keine derartigen Investitionen in Veranstaltungsorte, physische Einrichtungen und Personalmanagement erfordern. 

Virtuelle Veranstaltungen sind vergleichsweise viel effizienter, erfordern ein geringeres Budget und können dennoch die gleichen Ziele erreichen wie persönliche Veranstaltungen. 

6. Effektive Leistungsmessung

Die Leistungsmessung wird bei virtuellen Events im Vergleich zu persönlichen Live-Events viel einfacher und leichter, und dafür gibt es viele Gründe. 

Erstens können Sie leicht auf Informationen zugreifen, etwa wie viele Personen an der Veranstaltung teilgenommen haben, die demografischen Daten der Teilnehmer, welche Sitzungen oder Veranstaltungen beliebter waren, die Anzahl der Ticketverkäufe oder Registrierungen usw. 

Wenn Sie darüber hinaus ein Drittanbieter-Tool integrieren, erhalten Sie möglicherweise sogar detaillierte Einblicke in die Verkehrsquellen, die Publikumsstimmung, das Veranstaltungserlebnis, Feedback- und Bewertungssammlungen, die aktivsten Benutzer usw. Dies hilft Ihnen dabei, Ihr Publikum zu verstehen und bei Bedarf die erforderlichen Änderungen für die nächsten Veranstaltungen vorzunehmen. 

7. Ungeplante Probleme bekämpfen

Den Veranstaltungsplanern oder -managern ist bewusst, dass die Planung einer Live-Veranstaltung mit zahlreichen externen Herausforderungen und Problemen verbunden ist. 

Daher ist es sehr mühsam, diese Hindernisse zu überwinden und manchmal führt es sogar dazu, dass Veranstaltungen abgesagt werden müssen (wie in dem Szenario, das wir derzeit überall auf der Welt erleben). 

Virtuelle Veranstaltungen sind eine hervorragende Lösung, um diesen ungeplanten Herausforderungen und Problemen zu begegnen, da Sie Ihre Veranstaltung problemlos im digitalen Raum durchführen können. 

Tipps und Ideen für die Strategie virtueller Events

Hier finden Sie einige der besten Ideen, Strategien und Tipps zur Planung und Durchführung einer virtuellen Veranstaltung für Ihr Unternehmen. 

1. Identifizieren Sie Ihre virtuellen Eventziele

Zuallererst ist es wichtig, dass Sie die Gründe für die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung kennen, genau wie Sie es für Ihre Marketingkampagnen tun. 

Sie sollten definieren, welche Ziele Sie erreichen möchten, z. B. Einbindung des Publikums, Geschäftskommunikation oder -strategie, Informationsaustausch, Markenwerbung usw. 

Sobald Sie die Ziele und die Agenda Ihres virtuellen Events definiert haben, können Sie besser für Ihre Zielgruppe, die Technologieanforderungen und vieles mehr planen. 

2. Identifizieren Sie die Zielgruppe

Sobald Ihre Ziele definiert sind, sollten Sie nun festlegen, wer alles an Ihrem virtuellen Event teilnehmen soll, d. h., Sie richten Ihr Zielpublikum an. Dies könnten Ihre Mitarbeiter, Stakeholder, potenzielle Kunden usw. sein. 

Die Definition der Zielgruppe stellt sicher, dass Sie eine Veranstaltung effektiv verwalten und durchführen. Es ist jedoch auch wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe erreichbar ist. Wenn Sie Ihre Zielgruppe identifizieren, sollten Sie auch definieren, wie Sie sie erreichen und für Ihre Veranstaltung gewinnen. 

3. Erkennen Sie Ihre Technologie- und Werkzeuganforderungen

Die virtuelle Veranstaltung unterscheidet sich deutlich von der Veranstaltung vor Ort, daher sind auch die Anforderungen unterschiedlich. Da die virtuelle Veranstaltung eher digitaler Natur ist, werden Technologien und Tools einen großen Anteil am Erfolg der Veranstaltung haben. 

Werkzeuge und Technologien wird dazu beitragen, ein breites Publikum für Ihre Veranstaltung zu gewinnen, die Einbindung und Interaktion des Publikums zu steigern und eine reibungslose Veranstaltung zu gewährleisten, da digitale Medien volatil sind und plötzlich und unerwartet Probleme auftreten können. 

4. Eindeutige Wertvorstellung

Wenn Sie erwarten, dass das Publikum an Ihrer virtuellen Veranstaltung teilnimmt, müssen Sie es mit Elementen anlocken, die den Teilnehmern einen Mehrwert und Belohnungen bieten und nicht nur das bloße Engagement. 

Das einzigartige Wertversprechen kann alles Mögliche sein, von einem berühmten Hauptredner oder einem Expertengremium aus der Branche bis hin zu Belohnungen für das Publikum wie Gutscheinen, Angeboten, Anerkennungen usw. 

Ein einzigartiges Wertversprechen stellt sicher, dass das Publikum sich auf etwas freuen kann oder glaubt, dass es in irgendeiner Weise von der Veranstaltung profitieren wird. 

5. Strategie zur virtuellen Eventplanung

Es gibt viele entscheidende Elemente im Zusammenhang mit virtuellen Veranstaltungsplanung die Sie berücksichtigen und effektiv planen müssen. Dazu gehören Veranstaltungsregistrierungen, Benutzerinhalteinreichungen, Anmeldungen, Umfragen und Befragungen, Feedbackformulare, Datums- und Zeitinformationen usw. 

Diese Attribute sind für ein erfolgreiches virtuelles Event erforderlich, beispielsweise die Bereitstellung einer Zielseite, eines Links oder einer App, damit sich potenzielle Teilnehmer einfach und schnell registrieren können, oder die Durchführung von Abstimmungen, Umfragen oder Feedback-Formularen, um mehr über die Erfahrungen und Meinungen des Publikums zu erfahren. 

6. Konnektivität und Kommunikation 

Konnektivität und Kommunikation sind wahrscheinlich die beiden wichtigsten Faktoren für die erfolgreiche Durchführung einer virtuellen Veranstaltung, denn erstens bedeutet Konnektivität, dass eine nahtlose und problemlose Verbindung zwischen allen Teilnehmern besteht. 

Eine bessere Konnektivität wird dafür sorgen, dass die Türen für eine effektive Kommunikation zwischen den Teilnehmern geöffnet werden. Wenn wir nun über die Kommunikation sprechen, wird diese die Wirkung und den Erfolg der Veranstaltung bestimmen, indem sie die beabsichtigte Botschaft erfolgreich vermittelt. 

Technologie und Tools für virtuelle Events

Da wir die Bedeutung von Tools für virtuelle Events und Lösungen, deshalb bieten wir Ihnen hier die besten für den Einsatz bei Ihren Veranstaltungen. 

1. Social-Media-Werbung

Wenn wir über Werbung und Marketing sprechen, sind Social-Media-Plattformen die erste Lösung, die uns in den Sinn kommt, da sie eine enorme Reichweite und Milliarden aktiver Benutzer haben. 

Daher ist es wichtig, dass Sie Social Media für Ihr virtuelles Event auch Werbung. Sie können damit beginnen, die für Ihre Veranstaltung am besten geeignete Social-Media-Plattform herauszufinden. Richten Sie dann eine Seite oder ein Konto für Ihre Veranstaltung ein oder verwenden Sie Ihr Markenkonto, um Aufmerksamkeit zu erregen und Reichweite zu erzielen. 

Die Social-Media-Werbung wird Ihnen enorm dabei helfen, ein breites Publikum für Ihre Veranstaltung zu gewinnen. Außerdem können Benutzer Ihre Veranstaltung leichter verstehen und weitere Details erkunden. 

2. Virtueller Event Desk

Der virtuelle Event-Desk bezieht sich hier auf die Event-Elemente, die wir zuvor besprochen haben, also Event-Informationen, Registrierungen und Feedback. Dies kann durch die Einrichtung einer Landingpage oder einer Website für Ihr Event erfolgen. 

Neben der Website gibt es auch eine trendige Eventmanagement-Lösung namens Event-App. Diese Event-Apps sind bei persönlichen Veranstaltungen äußerst beliebt, um Informationen wie Standortnavigation, Registrierungen, wichtige Richtlinien usw. zu verbreiten. 

In ähnlicher Weise können Sie diesen virtuellen Schreibtisch verwenden, um wichtige Informationen anzuzeigen, beispielsweise Informationen zur Registrierung, zu installierende Apps oder zu erstellende Konten, Richtlinien, Datum und Uhrzeit, Veranstaltungspläne, Informationen zu Hauptrednern oder Diskussionsrunden usw.  

Für die Einrichtung Ihres virtuellen Event Desks stehen Ihnen zahlreiche Apps und Tools für ein erfolgreiches virtuelles Eventmanagement zur Verfügung. 

3. Multifunktionales Integrationstool

Kommen wir nun zu den größeren Möglichkeiten, Ihr virtuelles Event interessanter, kreativer und ansprechender für die Teilnehmer zu gestalten. Sie können ein multifunktionales Integrationstool verwenden wie Taggbox. 

Taggbox als Tool hilft Ihnen, Social-Media-Inhalte zu entdecken, zu sammeln und zu kuratieren, insbesondere Nutzergenerierte Inhalte und zeigen Sie es zusammen mit Ihrem virtuellen Event-Streaming an, um das Publikum in Echtzeit einzubeziehen und zu begeistern. 

Die Möglichkeiten sind endlos, angefangen beim Einbetten eines Social-Media-Feeds auf Ihrer Veranstaltungsseite über das Sammeln von UGC rund um Ihre Veranstaltung und die Anzeige auf der Veranstaltungsseite, um Aufmerksamkeit zu erzeugen, Begeisterung zu wecken, Vertrauen aufzubauen usw. 

Kommen wir dann zum virtuellen Event, wenn Sie Bildschirme teilen und Ihr Event an das Publikum streamen, können Sie zu diesem Zeitpunkt ein Taggbox Social Media Ticker mit Live-Streaming um Ihrem Publikum den Social-Media-UGC in Echtzeit anzuzeigen.

Noch besser: Sie können die Teilnehmer dazu ermutigen, ihre Fragen, Ideen, Meinungen, Rückmeldungen, Bewertungen usw. mithilfe der Event-Hashtags/Handles in den sozialen Medien zu teilen und diese während des Event-Streams in einem Feed anzuzeigen, in dem die Hauptredner, Diskussionsgruppen, Mitglieder, Leiter und Manager diese Fragen sofort beantworten/reagieren können. 

Auf diese Weise können Sie auch das Publikum einbeziehen, das nicht an der Veranstaltung teilnimmt, indem Sie ihm die Möglichkeit geben, ebenfalls seine Inhalte oder Fragen mitzuteilen. 

Darüber hinaus können Sie dem Feed auch Markeninhalte hinzufügen oder wichtige Ankündigungen auf dem Gerät der Teilnehmer teilen. Dies UGC-Tool bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, das Verhalten des Publikums durch integrierte Analysen zu messen, den Feed anzupassen, Inhalte zu moderieren und viele weitere Features und Funktionen, um ein erfolgreiches virtuelles Event und ein erfolgreiches Publikumserlebnis zu bieten. 

Die Aktionsanweisung

Die virtuellen Events können eine hervorragende Lösung sein, um Ihre Event-Werbung und Kommunikationsmöglichkeiten zu erweitern und so den Return on Investment (ROI) zu maximieren. 

Daher wurde dieser ganzheitliche Leitfaden konzipiert und erstellt, um Ihnen detaillierte Einblicke in das Ökosystem virtueller Veranstaltungen zu geben, dessen Vorteile aufzuzeigen und einige wichtige Tipps und Strategien zu erläutern, die Sie bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung beachten sollten. 

Schließlich haben wir Ihnen die besten Lösungen und virtuellen Event-Tools um Ihre Veranstaltung ergebnisorientiert und unvergesslich zu machen und gleichzeitig das Wachstum und den Erfolg Ihrer Marke zu fördern. 

Beginnen Sie jetzt mithilfe dieses Leitfadens mit Ihrer individuellen Strategie zur Planung virtueller Events.