Hybride Messen: Best Practices, Ideen und Tools

Stellen Sie sich vor, Sie organisieren eine Messe, bei der Sie nicht nur Ihr physisches Publikum bedienen, sondern auch Ihrem virtuellen Publikum ein fantastisches Messeerlebnis bieten.

Und was, wenn ich sage, dass dieser Gedanke nicht nur auf die Vorstellungskraft beschränkt ist? Die globale Situation im Jahr 2020 hat zu virtuellen Messen geführt. Während einige Zielgruppen es genossen, vermissten andere das physische Wesen. Angesichts der Nachfrage eines so gespaltenen Marktes haben sich die Vermarkter eine neue Lösung ausgedacht: Hybridmessen.

Diese Hybridmessen haben die Reichweite des Publikums erweitert und die Zugänglichkeit verbessert, indem sie neue Möglichkeiten zur Vernetzung geschaffen haben. 

Deshalb haben wir diesen Blog verfasst, um Ihnen bei der Strategieentwicklung für Ihre Hybridmessen zu helfen, die am besten geeigneten Strategien auszuwählen und die besten Ideen und Praktiken für deren Organisation zu erkunden.

Hybride vs. virtuelle Handelsmesse

Eine hybride Messe ist definiert als dynamisches Event, das den virtuellen Teilnehmern ein exquisites virtuelles Erlebnis und dem physischen Publikum ein unvergessliches bietet.

Die Hybridmesse schafft es, eine Brücke zwischen Online- und Offline-Veranstaltungen zu schlagen, indem sie sicherstellt, dass Ihre Messe für Menschen aller Art aus verschiedenen Teilen der Welt zugänglich ist.

Eine virtuelle Messe ist eine Online-Umgebung mit 3D-Konfiguration und integrierten Event-Engagement-Tools, die das Konzept einer physischen Messe nachbilden. Auf einer virtuellen Messe können Besucher und Aussteller über jede virtuelle Event-Plattform miteinander in Kontakt treten und interagieren. 
Doch mittlerweile erfreut sich die Popularität hybrider Messen rasant zunehmender Beliebtheit. 34 % der Veranstalter erwarten, in den nächsten Jahren mehr in Hybridveranstaltungen zu investieren. Es ist die perfekte Lösung, um die chaotischen und nie verblassenden Probleme zu beseitigen, die die physischen und virtuelle Ereignisse Gesicht individuell.

Hauptvorteile der Organisation einer Hybridmesse

1. Größeres Publikum weltweit

Der virtuelle und digitale Charakter der Hybridmesse kann Ihnen dabei helfen, Kontinente zu bereisen und Leads aus der ganzen Welt zu erfassen. Sie können mit nur wenigen Klicks auf Ihre Hybridmesse aufmerksam machen. 

Und das Beste daran ist, dass Sie wählen können, ob Sie das Erlebnis persönlich bei einem Besuch vor Ort oder bequem von zu Hause oder von jedem anderen Ort der Welt aus genießen möchten.

2. Bequeme Erreichbarkeit für alle

Können Sie die Reisezeit, die Reisekosten oder den Urlaub nicht einplanen?

Keine Sorgen machen.

Hybridmessen geben jedem die Möglichkeit, an der Messe teilzunehmen, ohne sein Zuhause oder seinen Arbeitsplatz verlassen zu müssen. 

Außerdem bietet es Menschen mit besonderen Fähigkeiten die Möglichkeit, die Messe zu besuchen, die sie sonst vielleicht nicht besuchen würden. Diese Messen bieten die Möglichkeit, Menschen mit besonderen Fähigkeiten zu unterstützen und ihnen zu helfen, von der Messe zu profitieren. Darüber hinaus kann das Publikum, das Ihre Messe physisch erleben möchte, jederzeit den Veranstaltungsort Ihrer Hybridmesse besuchen.

3. Kostengünstige Planung

Wenn Sie eine Offline-Messe organisieren, kann uns der Gedanke an riesige Veranstaltungsräume, Parkmöglichkeiten, Innenraumplanung, Personal und ähnliche Dinge ins Schwitzen bringen. Bei einer Hybrid-Messe können Sie sich all das erleichtern, da mehr als die Hälfte Ihres Publikums online sein wird. 

Die Höhen und Tiefen, die bei der Planung auftreten, führen zu Ausgaben, die bis zum Ende der Messe in die Höhe schnellen. Die Lösung für die gesamte Liste dieser kostenintensiven Aufgaben sind hybride Messen. Sie beseitigen die meisten dieser Probleme und machen Ihre Veranstaltung kosteneffizient.

4. Verbesserte Metriken 

Eine größere Reichweite des Publikums, eine bessere Zugänglichkeit und kostengünstige Lösungen führen zu einer maximalen Beteiligung des Publikums an der Messe. Je besser die Besucherzahl, desto erfolgreicher wird Ihre Messe sein. 

Daher hilft Ihnen eine Hybridmesse, die Kennzahlen Ihrer Messe im Vergleich zu jeder anderen Form in allen Aspekten zu verbessern.

Ideen für den Erfolg Ihrer virtuellen Messe

1. Wählen Sie die passende virtuelle Messeplattform

Der erste Gedanke, der die gesamte Messe bestimmt, lautet: „Welche Plattform eignet sich am besten für die Messe?“ Tatsächlich ist dies der erste Schritt, der die Verantwortung für die Einzelheiten Ihrer Hybridmesse beinhaltet.

Sie müssen den Veranstaltungsort und die Unterkunft für Ihr Offline-Publikum geplant haben. Aber es ist auch wichtig, die beste Wahl zu treffen virtuelle Eventplattform kompatibel mit allen Zielen, für die Ihre Messe organisiert wird. Denken Sie daher umfassend nach, bevor Sie sich für die Plattform entscheiden, die alle Lösungen bietet, um Ihre Hybridmesse zu unterstützen. 

Planen Sie gründlich und wählen Sie alle Funktionen aus, die für das virtuelle Publikum Ihrer Hybrid-Messe unverzichtbar sind. Machen Sie sich dann auf die Suche nach Anbietern, die Ihnen entsprechende Lösungen bieten können. 

2. Entscheiden Sie, was Sie in Ihre virtuelle Messe integrieren möchten

Um einen reibungslosen Ablauf der Hybridmesse zu gewährleisten, entdecken Sie alle Aspekte der Messe und entscheiden Sie, welche Funktionen Sie integrieren müssen.

Alle Integrationen sollten mit der Idee Ihrer Hybridmesse übereinstimmen. Die Tatsache, dass „der erste Eindruck der letzte Eindruck ist“, macht es wichtig, die Merkmale Ihrer Hybridmesse zu überdenken und neu zu bewerten.

Hier sind einige der entscheidenden Funktionen, die Sie in Ihre Hybrid-Messe integrieren müssen.

• Anzeige von Branding und Markendetails an den Offline- und virtuellen Ständen
• Vernetzung von Online- und Offline-Teilnehmern und Ausstellern per Videokonferenz
• Ermöglicht den Teilnehmern, ihre Kontaktinformationen direkt an die Aussteller zu übermitteln
• Auslage von digitalen Broschüren, Videos an den Ständen der Aussteller etc.
• Darstellung der Social Wall auf dem Messegelände und der virtuellen Eventplattform

3. Passen Sie die Stände der Aussteller individuell an

Anders als bei allgemeinen Messen ist es aufgrund der Vielfältigkeit des Publikums eine ziemliche Aufgabe, die Aufmerksamkeit der Teilnehmer zu gewinnen, die sich für Ihre Hybridmesse anmelden. Sie müssen alle Elemente einbringen, die die perfekte Mischung aus der physischen und virtuellen Welt bilden.

Als Veranstalter können Sie sich beispielsweise dafür entscheiden, allen Ausstellern der Messe individuell anpassbare Stände anzubieten. Ja, Sie haben richtig gelesen! Geben Sie Ihren Ausstellern die Möglichkeit, ihren eigenen Stand zu gestalten und ihn auf der Messe hervorzuheben. Darüber hinaus können die Aussteller ein Team haben, das speziell für das virtuelle Publikum arbeitet. 

Sie können ihnen erlauben, Branding, Logos, Social Walls, klare Audio- und Videoinhalte, Sponsoren, kreative Werbespots, Coupon-Folien, Ankündigungen und vieles mehr auf dem Display ihres Standes anzuzeigen. Sie können sogar Designs verwenden, die die Farben der Marken und ihrer Produkte oder Dienstleistungen widerspiegeln.  

4. Arbeiten Sie an Sponsoringmöglichkeiten

Die Einnahmen Ihrer Hybridmesse können nicht durch Eigenfinanzierung erzielt werden. Sponsoring ist der wichtigste Einnahmebringer, der jede Veranstaltung ankurbeln und zum Erfolg führen kann.

Bieten Sie Ihren Sponsoren eine Plattform, die sie näher an Ihr Hybrid-Messepublikum bringt (mithilfe der Social Wall). Sie können die Unternehmen ansprechen, die darauf warten, mit dem Publikum in Kontakt zu treten, und sie dazu auffordern, Ihnen Sponsoringmöglichkeiten anzubieten, um Ihre Hybrid-Messe noch größer und erfolgreicher zu machen.

Vergessen wir nicht, dass Sponsoren im Rampenlicht stehen müssen. Je mehr Aufmerksamkeit sie bekommen, desto mehr Türen öffnen sich für Sie, um Ihre Hybrid-Messe zu erweitern.

5. Bereitstellung von technischem Support

Und nicht zuletzt: Seien Sie rund um die Uhr verfügbar, um alle technischen Dienstleistungen für die Hybridmesse zu erbringen. Beschränken Sie sich nicht nur auf die Messe selbst. Sie sollten separate Teams für Ihr Online- und Offline-Publikum haben.

Stellen Sie ein Technikteam zusammen, das den Besuchern und Ausstellern hilft, wenn während der Messe technische Probleme auftreten. Helfen Sie den Ausstellern bei der Gestaltung ihres Standes, stellen Sie ihnen Tools zur Verfügung, mit denen sie die Besucher einbinden können, helfen Sie ihnen, die Kommunikationslücke zwischen dem physischen und virtuellen Publikum zu überbrücken, beheben Sie etwaige Verbindungsfehler zwischen den Besuchern und den Ausstellern und vieles mehr.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontaktinformationen für alle Teilnehmer und Aussteller gut sichtbar sind, damit ihre Probleme sofort gelöst werden können.

Lesen auch - Ideen für Messestände

Best Practices zur Organisation einer Hybrid-Messe

1. Ermöglichen Sie Live-Chat für bessere Interaktivität

Die Seele jeder Veranstaltung ist das Publikum, und mit Ihrer Hybrid-Messe können Sie sowohl das virtuelle als auch das physische Publikum bedienen. Die Verwaltung des Publikums hat die Organisation von Messen noch schwieriger gemacht, um das Publikum an den Stand zu locken. Und der Mangel an persönlicher Interaktivität zwischen dem Online- und Offline-Publikum weckt das Interesse der Teilnehmer.

Das bedeutet, dass zusätzliche Anstrengungen unternommen werden müssen, um die Interaktion zwischen den Besuchern und den Ausstellern zu fördern. Die beste Lösung, die praktiziert werden kann, ist die Ermöglichung Live-Chats für das Online-Publikum, um den Teilnehmern zu helfen, ihre Fragen zu den Produkten/Dienstleistungen in Echtzeit zu klären und den Ausstellern zu helfen, mehr Leads zu gewinnen. Sie können auch eine App für Ihre Teilnehmer starten. Sie können sie herunterladen und miteinander interagieren, unabhängig davon, ob sie virtuell oder physisch anwesend sind.

2. Organisieren Sie Live-Webinare, um Ihr Publikum zu informieren 

Auf Ihrer Hybridmesse versammelt sich das gesamte Publikum aus aller Welt gleichzeitig an einem Ort. Stellen Sie sicher, dass jeder Ihrer physischen Messeaussteller einen virtuellen Stand für das virtuelle Publikum hat. Sie können zusätzliches Personal beschäftigen, das sich um das virtuelle Publikum kümmert.

Gehen Sie mit Ihren Offline-Sitzungen live und informieren Sie Ihr Publikum mit weiteren Informationen über die Produkte oder Dienstleistungen der Marke oder andere Dinge, die mit dem Messekonzept zusammenhängen. Sie können Redner oder Branchenspezialisten einladen, um den Veranstaltungsteilnehmern wertvolle Informationen zu vermitteln mit Live-Webinare. 

Sie können die Webinare sogar planen, um eine maximale Teilnehmerzahl sicherzustellen. Fügen Sie eine Fragebogenrunde hinzu, um die Beteiligung der Teilnehmer an den Webinaren zu erhöhen.

3. Bieten Sie die Möglichkeit für sofortige Verkäufe über E-Commerce-Plattformen

Beschränken Sie Ihre Hybridmesse nicht auf die Präsentation von Produkten und Dienstleistungen, sondern machen Sie sie zu einem Einkaufsort vor Ort für die Besucher. Dies kann die perfekte Gelegenheit sein, das Engagement der Besucher Ihrer Hybridveranstaltung in unmittelbare Verkäufe umzuwandeln.

Sie können entweder eine physische Ausstellung Ihrer Produkte auf dem Messegelände veranstalten oder QR-Codes am Veranstaltungsort anbieten. Die virtuelle Veranstaltungsplattform leitet die Teilnehmer beim Scannen zu Ihrem E-Commerce-Shop weiter. Integrieren Sie einen Online-Shop in Ihre Veranstaltung und verwandeln Sie Ihre globalen Interessenten in Umsatzbringer. Indem Sie den Teilnehmern die Plattform zum Einkaufen in Echtzeit zur Verfügung stellen, können Sie die Konversionsraten Ihrer Hybridmesse beschleunigen.

4. Zeigen Sie Social Walls an, um das Engagement zu steigern

Die Social Wall oder Wall of Engagement ist nicht weniger als der Gamechanger Ihrer Hybridmesse. Sie kann eine großartige Gelegenheit sein, Ihr Online- und Offline-Publikum zusammenzubringen. Sie können soziale Medien auf einzigartige und ergebnisorientierte Weise in Ihre Hybridmesse integrieren. 

Die Social Wall wird Ihr Messepublikum durchgehend fesseln. Ob es sich um Ihre Social-Media-Inhalte, benutzergenerierte Inhalte, Markeninhalte, Ankündigungen, Highlights, Rabatte, Angebote, benutzerdefinierte Beiträge, Sponsoren usw. handelt, Sie können sie auf Ihrer Social-Media-Wand. 

Mit Taggbox Display können Sie eine einzigartige und exquisite Social Wall für Ihre virtuelle Messeplattform erstellen und diese sogar entsprechend den Zielen der Marke und Messe anpassen und personalisieren.

Diese Social Walls können überall auf Ihrer virtuellen Messeplattform und auf den Bildschirmen am Offline-Veranstaltungsort angezeigt werden. Ihre Aussteller können sie auf dem Standtisch, neben ihrem Stand auf dem Infodisplay, auf den Chatseiten, in den Webinaren, am Registrierungsschalter und vielem mehr anzeigen. Sie können Ihrer digitalen Visitenkarte auf diesen Wänden sogar scannbare QR-Codes hinzufügen, was mit dem ganz einfach geht. die richtige Visitenkartensoftware.

Es ist ein perfektes Instrument, um mehr Besucher an Ihren Stand zu locken, sie für Ihre Marke zu begeistern und ihr Interesse und Verlangen nach der Marke zu wecken.

5. Greifen Sie auf Echtzeitdaten zu, um den Erfolg Ihres Hybrid-Events zu messen

Seit jeher wird uns beigebracht, aus unseren Fehlern zu lernen, um erfolgreicher zu werden. Diesen Gedanken auch im Jahr 2024 beizubehalten, wäre für alle Eventvermarkter ein Segen. 

Was speziell die Hybridmesse betrifft, erhalten die Organisatoren detaillierte Berichte über ihren Fortschritt. Auf diese Weise können sie den Ablauf der Veranstaltung verfolgen und bei Bedarf Verbesserungen vornehmen.

Es ist daher von entscheidender Bedeutung, Zugang zu den Fortschrittsbericht in Echtzeit, um die Erfolgsquote Ihrer Hybridmesse für zukünftige Strategien zu messen.

6. Halt die Publikum Für eine Lange mit kreativer Gamifizierung

Sind Sie beunruhigt über die Abbruchquote der Teilnehmer bei Ihrer Hybrid-Messe oder zwischen den Webinaren und Konferenzen? 

Wahrscheinlich ja, insbesondere wenn mehr als die Hälfte Ihres Publikums virtuell ist. Es ist äußerst wichtig, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums/Ihrer Teilnehmer während der Hybridmesse oder der Webinare aufrechtzuerhalten. Die Einführung von Gamification in Ihre Hybridmesse stellt die Teilnahme jedes Teilnehmers sicher, online und offline, da sie die Kommunikationslücke zwischen beiden überbrückt und sie zu einer aktiveren Teilnahme anregt.

Um sie länger zu halten, können die Organisatoren interessante Wettbewerbe, Umfragen, Frage- und Antwortrunden, interaktive Spiele veranstalten und Optionshandelswarnungen, Und vieles mehr. 

Die besten Tools für eine hybride Messe

Für die Organisation einer hybriden Messe benötigen Sie verschiedenste Tools, angefangen bei Tools für virtuelle Eventplattformen, über Tools zur Social-Media-Integration, Engagement-Tools, Live-Streaming-Tools, Analysetools und vieles mehr. 

Basierend auf der Größe des Publikums, den Zielen der Messe und den damit verbundenen Aktivitäten, integrierten Funktionen usw. ist es wichtig, alle relevanten Tools mit Bedacht auszuwählen. 

Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen integrierten Tools mit der Ästhetik der hybriden Messe übereinstimmen und Lösungen für alle auftretenden Probleme bieten.

Virtuelle Messeplattformen– vFairs, Dreamcast, 6Connex, usw.

Social-Media-Wall-Tool- Taggbox-Anzeige

Tool für virtuelles Messe-Engagement– Taggbox, Virtueller Stand

Tools für Live-Streaming– Zoomen, Instagram Live, Facebook Live, YouTube Live Analysetool– Taggbox

Verwalten und führen Sie Ihre Hybrid-Messe nahtlos mit dieser kurzen Checkliste durch

• Gehen Sie für Social-Media-Aktionen mit attraktiven Teasern, um Aussteller und Besucher gleichermaßen anzusprechen.
• Entwurf eines gut organisierter Follow-up-Plan für Ihren Hybrid-Messeauftritt.
• Wähle die am besten geeignete Werkzeuge die sie an den richtigen Stellen einsetzen.
• Verpassen Sie nicht Ihre Hände auf Sponsoring-Möglichkeiten.
• Planen Sie interaktive Networking-Sitzungen zwischen den Ausstellern und den Besuchern.
• Schaffen Sie ein spannendes Erlebnis für Besucher und Aussteller mit Soziale Wände. 
• Sorgen Sie für eine reibungslose und aktiver technischer Support.
• Wertvolle Erkenntnisse in die Leistungsfähigkeit und Erfolgsquote der Hybrid-Messe.
• Senden Sie eine E-Mail an alle die Besucher und Aussteller danken ihnen für ihre Teilnahme an der Hybrid-Messe.