Cómo organizar un evento virtual: guía paso a paso

¿Eventos presenciales? Genial. ¿Eventos virtuales? Casi imprescindibles ahora mismo. Sin embargo, el éxito de un evento virtual no se trata solo de entrar a Zoom y pulsar el botón de "grabar". Por eso, preguntas como "Cómo organizar un evento virtual" siguen molestando a los organizadores. Si te ha pasado lo mismo, has llegado al lugar indicado. Echemos un vistazo. 

¿Qué son los eventos virtuales?

Los eventos virtuales son reuniones en línea donde las personas interactúan en un entorno virtual en la web, en lugar de reunirse físicamente. Suelen incluir seminarios web, transmisiones en vivo, conferencias virtuales y otros elementos interactivos.

Diferencia entre eventos presenciales y virtuales

A continuación se muestra una comparación tabular de eventos presenciales y virtuales para una mejor comprensión. 

Cómo organizar un evento virtual exitoso 

Eche un vistazo al desglose del proceso de organización de un evento virtual exitoso. 

1. Define el propósito de tu evento

Antes de profundizar en cómo organizar eventos virtuales, es fundamental tener una idea clara de cómo se quiere que sean. Durante el proceso, también determine el formato que desea utilizar para organizar un evento virtual. Ya sea una conferencia virtual, una feria de empleo virtual e interactiva o simplemente seminarios web. 

Aquí te explicamos cómo puedes empezar: 

• Aumente el conocimiento de marca de su evento virtual. 
• Manténgase en contacto con sus clientes existentes, nuevos y potenciales para ampliar su alcance. 
• Habla sobre todos los temas que caen dentro de tu nicho.
• Lanzamiento de productos electrónicos relacionados con sus hosts virtuales 

2. Elija la plataforma de eventos virtuales adecuada

Elegir el formato y las plataformas correctos es crucial a la hora de determinar cómo organizar eventos virtuales. 

Esto ayuda a mantener a su audiencia comprometida durante todo su evento virtual. 

Echemos un vistazo al desglose de las plataformas adecuadas que puede utilizar para organizar eventos virtuales en varios formatos. 

3. Elabore una agenda atractiva

Una agenda atractiva es la base del evento. No debe centrarse en llenar el tiempo, sino en captar la atención, aportar valor y dejar a los asistentes con ganas de más. Por ejemplo, si organiza un evento como los BAFTA, su agenda debe ser una celebración del cine, la narrativa y el entretenimiento. Esto debe reflejarse en cada parte de la agenda, desde las notas de apertura hasta cada sesión de sus eventos virtuales. 

¿Te preguntas cómo empezar? Pues diseña tu agenda como una historia con buen ritmo. Comienza el evento con una sesión impactante y genera impulso con actividades interactivas. 

4. Diseña una experiencia de marca

Para asegurarse de dejar una impresión duradera al organizar un evento virtual, diseñe una experiencia de marca que cree una experiencia memorable. 

Su marca debe ser visible no solo en el logotipo o la paleta de colores, sino también en el tono del evento, la lista de ponentes, el estilo de la presentación e incluso la forma en que interactúan los asistentes. Desde fondos virtuales hasta mensajes personalizados en la sala de espera, cada punto de contacto debe sentirse conectado, intencional y natural. 

Otra forma de crear una experiencia de marca para tu evento virtual es instalar un fotomatón virtual. Crea una plantilla de marca para tu fotomatón virtual y pide a tus asistentes que se tomen fotos. Puedes usar este contenido para presentarlo durante tu evento virtual en el... muro social. 

5. Pruebe todo con un ensayo

Antes del gran día, es fundamental realizar un ensayo exhaustivo para garantizar el éxito del evento virtual. Esto incluye verificar el audio, el video y la conexión a internet. Asegúrese de que la transición entre sesiones sea fluida. También puede explorar elementos interactivos, como encuestas, preguntas y respuestas, entre otros. También es recomendable tener un plan B en caso de problemas técnicos. 

Realizar un ensayo de todo el proceso le ayudará a detectar posibles fallos y también aumentará su confianza y preparación para el próximo evento. 

6. Interactúa con tu audiencia en directo con Tagbox Display (muros sociales)

Mantén a tu audiencia involucrada en tiempo real mientras organizas un evento virtual. Con la ayuda de Visualización de TagboxPuedes mostrar menciones en vivo, reacciones y campañas de hashtags directamente en tu evento virtual. Funciones como SnapUp permiten a los asistentes compartir sus fotos y videos en los muros sociales de Tagbox Display sin necesidad de iniciar sesión. SnapUp sigue un sencillo proceso de dos pasos: escanea el código QR y sube tu contenido. Con esto, puedes obtener contenido directamente de tu audiencia y mostrarlo durante un evento virtual. 

Esto ayuda a los organizadores a crear un sentido de comunidad para su evento, especialmente cuando ven su contenido en redes sociales. Tenga en cuenta que el networking es esencial para el éxito de cualquier evento. 

También puedes combinar esto con varias funciones de Tagbox Display, como: 

• Encuestas en vivo con cuestionarios 
• Emojis de reacción 
• Foco y más 

Si te preguntas cómo organizar un evento exitoso, evento de networking que realmente ofrece, la combinación de estas características puede convertirlo en una experiencia memorable. 

7. Promocione su evento de manera efectiva

Para organizar un evento virtual exitoso, necesitas una gran audiencia, lo que requiere una sólida estrategia de promoción. Utiliza videos de adelanto en redes sociales para generar entusiasmo en tu público objetivo. Esto les dará un adelanto de lo que está por venir. También puedes enviarles correos electrónicos e invitaciones de calendario para mantener el evento presente en sus mentes. Otra forma de promocionar tu evento virtual es asociarte con influencers para conectar con una nueva red. 

Si bien las colaboraciones pagadas son efectivas, no olvides aprovechar el alcance orgánico en plataformas como LinkedIn, Twitter y otras. Usa tácticas como el FOMO (miedo a perderse algo), destaca tu lista de ponentes, contenido exclusivo y cualquier obsequio. Esto te ayudará a crear un sentido de urgencia y a impulsar más registros.

8. Seguimiento y análisis

No se quede callado una vez finalizado el evento. Su estrategia posterior al evento es tan importante como el evento en sí al organizar un evento virtual. Envíe correos electrónicos de agradecimiento a todos los asistentes, patrocinadores y socios. También puede enviar encuestas posteriores al evento para recopilar información sobre los avances y las mejoras. 

También puedes profundizar en los análisis y comparar las cifras de inscripciones con las reales. A continuación, analiza la participación en las encuestas, las encuestas y las reacciones. Examina los puntos de abandono y determina qué factores los llevaron a abandonar. Usa estos datos para optimizar tu próximo evento. Recuerda que el éxito de tu evento determina quiénes serán los patrocinadores del próximo. 

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Los mejores ejemplos de eventos virtuales en todo el mundo

A continuación se muestran algunos de los mejores ejemplos de eventos virtuales de todo el mundo. 

1. Conferencia Mundial de Desarrolladores de Apple 

Apple transformó su WWDC anual en una experiencia totalmente virtual que mantuvo la misma calidad y calidad de siempre. Con presentaciones de alto nivel, sesiones interactivas para desarrolladores y contenido a la carta. 

No se limitaron a la web, sino que optimizaron la experiencia para el mundo digital. Esto les ayudó a demostrar que, con una planificación y un branding adecuados, es posible generar interés global y ofrecer un evento valioso al organizar un evento virtual. La WWDC 2020 es un ejemplo brillante de cómo organizar un evento virtual exitoso con innovación y un diseño centrado en el usuario.

2. Gira mundial de Salesforce en Sídney

Salesforce es un gigante líder en CRM en la industria tecnológica y celebra una conferencia cada año. Este evento muestra cómo impulsan a las marcas líderes mundiales con sus soluciones innovadoras, tecnología de vanguardia y nuevos productos. En 1, su conferencia fue digital debido a la pandemia. Sin embargo, en lugar de reducir su tamaño, apostaron por la innovación y demostraron al mundo cómo organizar un evento virtual exitoso. 

Crearon una página de inicio dedicada que incluye todas las grabaciones de las sesiones en vivo. También incluyó horarios detallados, discursos de apertura, listas de ponentes y elementos interactivos. La interfaz fue fácil de usar y garantizó que todos los asistentes pudieran acceder e interactuar con el contenido. 

3. Conciertos de música en vivo desde casa de Billboard

En 2020, Billboard dio un paso audaz para reinventar la experiencia de los conciertos con el lanzamiento de su serie Live At Home. Esta serie de conciertos virtuales contó con artistas como Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor y Lukas Graham, entre otros, quienes actuaron en sets directamente desde sus hogares.

No se trataba simplemente de actuaciones; eran momentos personales, a menudo acompañados de sesiones de preguntas y respuestas en vivo que permitían a los fans conectarse con sus artistas favoritos en tiempo real.

Esta serie, que se transmite a través de las plataformas de redes sociales y el sitio web de Billboard, es una clase magistral sobre cómo organizar eventos virtuales en la industria del entretenimiento. 

Este evento también demostró que con el formato correcto y los puntos de contacto digitales, es posible transformar las salas de estar en escenarios globales. 

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Factores clave a considerar al organizar un evento virtual

Entender cómo organizar eventos virtuales va más allá de elegir la plataforma adecuada. Se trata más bien de diseñar una experiencia integral que se alinee con la dinámica del evento y transmita el mensaje deseado a los asistentes. Considere los siguientes factores clave al organizar un evento virtual. 

Compromiso de la audiencia 

La fatiga de los eventos virtuales es real. Para evitarlo, considere diversificar sus tipos de contenido. Cree contenido atractivo, como preguntas y respuestas en vivo, encuestas interactivas, funciones de chat y más. 

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Fiabilidad técnica

Para organizar un evento virtual, una experiencia fluida es fundamental. Los asistentes esperan una transmisión estable y transiciones sin fallos; asegúrese de que el evento se someta a pruebas exhaustivas de principio a fin. 

Comunicación clara 

Tus asistentes nunca deberían preguntarse "¿Qué sigue?". Por lo tanto, usa recordatorios oportunos, invitaciones de calendario y correos electrónicos para guiarlos durante la experiencia. Por favor, proporciónales un folleto sobre las reuniones a las que asistirán. Esto los mantendrá interesados ​​en los próximos eventos. 

Zonas de horario

Una de las ventajas más importantes de los eventos virtuales es la flexibilidad para asistir y la accesibilidad global. Pero eso también implica planificar sesiones y repeticiones que se adapten a múltiples zonas horarias. La mejor zona horaria para organizar eventos virtuales, en particular seminarios web, se considera generalmente entre 11 AM y las 2:XNUMX p. m. en la zona horaria local de la audiencia.

Conclusión  

Organizar un evento virtual puede parecer fácil al principio. Sin embargo, requiere paciencia, estrategia y ejecución. 

Desde definir el objetivo del evento hasta alinear el contenido y promocionarlo, cada paso es crucial para establecer un punto de referencia para la organización de un evento. Recuerda que tu evento virtual no termina al finalizar la transmisión. Debes estar atento a la medición del impacto de tu evento virtual y a la utilización de los datos para futuros eventos.