Cómo organizar un evento virtual: guía paso a paso

¡Eventos virtuales! El fenómeno de la nueva era ha tenido un gran revuelo en 2024 debido a las condiciones globales que restringen la realización de eventos presenciales en vivo. 

Para aquellos que son nuevos en los eventos virtuales, significa “Un evento que se lleva a cabo digitalmente a través de redes sociales, plataformas digitales o de eventos con la ayuda de Internet y dispositivos digitales y donde los participantes asisten desde su hogar o ubicaciones remotas sin reunirse personalmente” 

Como los eventos virtuales son una tendencia emergente, muchas personas y marcas no saben completamente cómo comenzar a usarlos y cómo pueden realizar un evento virtual con éxito. 

Por eso, hemos creado este interesante blog que destaca 14 consejos prácticos y valiosos, así como pasos para organizar un evento virtual exitoso desde cero, divididos en 3 secciones:

Consejos valiosos para organizar un evento virtual exitoso

A. ANTES DEL EVENTO VIRTUAL

1. Crea un mapa de actividades para tu evento virtual

Un mapa de actividades es como una lista de preguntas o actividades que se llevarán a cabo en su evento virtual. Debe cubrir todos los aspectos de su evento, ya sea que estén relacionados con los asistentes o con usted mismo. 

El mapa de actividades debe incluir información y respuestas a preguntas sobre cómo registros de eventos se llevará a cabo, si se realizará en vivo o en formato pregrabado, cómo seguir adelante con las promociones del evento, etc. 

También puede definir cualquier integración de herramientas, ideas sobre las experiencias de la audiencia, estrategia de recopilación de comentarios, fecha y hora, tamaño de audiencia aceptable, herramientas para la ejecución y mucho más.

2. Decide estratégicamente la fecha y hora del evento

Al igual que en los eventos presenciales, la fecha y el horario también son importantes en el entorno digital. No se puede esperar que la gente se presente en una fecha y hora cualquiera. 

Por lo tanto, identifica qué día tendrás el número máximo de tu público objetivo disponible para tu evento, ya sea fines de semana, días de semana, noches o incluso tardes. 

Si no lo haces bien, todos los demás esfuerzos e inversiones serán en vano, ya que no habrá ninguna audiencia que sirva a tu propósito.

3. Busque y utilice la tecnología perfecta para eventos virtuales

Así como necesita una ubicación para los eventos en persona, necesita tener una tienda digital para su evento virtual que sirva como lugar o plataforma para que los asistentes se conecten e interactúen con el evento. 

Muchas herramientas Le ofrecemos la opción de crear su propio espacio virtual único con todos los elementos necesarios, como un mostrador de información, un salón, teatros, auditorio, etc., como si fuera un espacio real. 

Existen herramientas y tecnologías que integran diversos elementos interesantes, atractivos e interactivos como transmisión en vivo de las redes sociales a su evento virtual para hacerlo más interesante y emocionante para aumentar la participación y crear experiencias interactivas. 

Por lo tanto, elija qué tipo de plataforma necesitará en función del tamaño de su audiencia, sus objetivos, sus actividades, etc. Incluso puede integrar múltiples herramientas y plataformas para crear una experiencia integral. Hemos enumerado algunas de las herramientas más populares en torno a los eventos virtuales.

vFerias – Una plataforma de eventos virtuales que tiene posibilidades de construir lugares digitales, vestíbulos y stands virtuales, integrar activaciones de patrocinio, registros de eventos, generar informes de eventos y más. 

Livestorm – Una herramienta para seminarios web y reuniones virtuales con soluciones para correos de registro, chats en vivo, acceso desde el navegador y más.

Dreamcast– Una plataforma líder de eventos virtuales que ayuda a las organizaciones a organizar eventos virtuales e híbridos. Un espacio digital perfecto para organizar reuniones virtuales, conferencias, asambleas públicas, ferias virtuales, exposiciones, ferias y más. Es conocido por sus funciones avanzadas como huella digital, control de acceso, protección de punto final, mesas de networking, chats en vivo 1:1, gamificación y mucho más para mejorar las experiencias de eventos virtuales.

Nextiva: esta herramienta ofrece videoconferencias en vivo y seminarios web de uno a muchos para aprovechar al máximo su evento. También ofrecen un servicio unificado comunicación con VoIP, vídeo y chat.

por Zoom – Una de las conferencias, reuniones, eventos y seminarios web digitales más populares y fáciles de usar, con experiencias sin complicaciones, escalabilidad para los participantes y un precio asequible..

Visualización del cuadro de etiquetas – Una herramienta para la integración de contenido de redes sociales para mejorar la participación y las experiencias en eventos virtuales. Tiene interacciones en tiempo real, más de 15 canales sociales, fácil de usar, UGC visualización, publicaciones patrocinadas, integración sencilla con transmisiones de video y precio asequible. 

Instagram en vivo y YouTube en vivo – Opción abierta y popular que te permite conectar fácilmente con tu audiencia. Acceso sencillo, sin necesidad de registro, etc., pero bastante estática y básica. 

Eventbrite – Una herramienta para creadores de eventos y también para el público donde puede crear eventos, páginas de registro, contadores de entradas, informes y análisis, integración social y listados de eventos para aumentar el alcance y la participación.

4. Sea inteligente con sus promociones de eventos digitales

Dado que es un evento virtual, la mejor manera de promocionarlo es a través de los canales digitales, ya que los canales de marketing fuera de línea pueden no ser tan relevantes ni efectivos. 

Es fundamental que llegues a tu público objetivo en los canales digitales a través de publicidad paga o Publicaciones en las redes sociales sobre su eventoAdemás, integra el enlace de registro o asistencia al evento en tus promociones para garantizar la máxima exposición y asistencia. 

Como la industria de eventos virtuales sigue creciendo, las promociones e instrucciones sobre el evento serán importantes para generar conciencia, educar a la audiencia y lograr que asista. 

5. Prepárese con antelación para los errores técnicos

Probablemente el mayor desafío con los eventos digitales es que puedes enfrentar dificultades técnicas y fallas antes de tu evento o, peor aún, durante el mismo. 

Por lo tanto, debe identificar todas las herramientas y equipos tecnológicos que está utilizando y los posibles errores que pueden surgir de ellos en caso de que se produzca un mal funcionamiento de la cámara, antes de comenzar su evento. 

En esta situación, necesitarás tener cámaras de repuesto como respaldo. Asimismo, identifica y prepárate para esos “eventos” inesperados. 

6. Inducción y pruebas con intérpretes y ponentes

No importa cuánto planifiques y te prepares para los peores escenarios, nunca conocerás los problemas reales y su impacto hasta que realmente pruebes los métodos y procedimientos.  

De igual forma, antes del evento, realice pruebas sin los asistentes para verificar si todo está en su lugar o no o para descubrir fallas y errores inesperados. 

Además, debes tener una inducción con tus oradores, invitados, artistas, etc. sobre cómo deben proceder, los descansos intermedios, cómo abordar escenarios inesperados y algunos eventos más importantes. 

Debe leer: Eventos virtuales 101: una guía completa para 2024

B. DURANTE EL EVENTO VIRTUAL

7. Orientar a los asistentes sobre los conceptos básicos de los eventos virtuales

Así como es una nueva aventura para su negocio, también es un concepto nuevo para la audiencia y estos tienen un conocimiento mínimo o nulo sobre los conceptos básicos de los eventos virtuales. 

Entonces, cuando comienza el evento, debes compartir el procedimiento básico, el cronograma, cómo acceder a las transmisiones y sesiones, cómo obtener descansos entre ellas, la duración del evento y más información importante. 

Esto les ayudará a tener más claro cómo funcionará el evento virtual. Además, puedes agregar nueva información o cambios que no conocían antes. 

8. Motivar a la audiencia a participar e interactuar

Participación de la audiencia Se sabe que la medición de rendimiento clave para cualquier evento, ya sea presencial, presencial o virtual, es la clave. Por lo tanto, debe asegurarse de que la audiencia participe de manera adecuada y productiva en todo momento. 

Debes incluir elementos que fomenten la participación de la audiencia, como agregar un chat, tener sesiones de preguntas y respuestas, permitir debates para compartir conocimientos, compartir imágenes y videos, o pedir a los usuarios que compartan sus experiencias y opiniones. 

Además, puede destacar los elementos clave, los beneficios de valor agregado, las recompensas, etc. que las audiencias pueden recibir en función de sus niveles de participación. Esto ayudará a atraer la mayor cantidad posible de audiencia y participación. 

Puede fomentar la participación a través de estrategias de gamificación o con la ayuda de herramientas multifuncionales. herramientas de integración de redes sociales que amplían las capacidades de su evento. 

9. Permitir una comunicación personalizada con los asistentes

Una de las mejores cosas de los eventos presenciales offline es que los asistentes tienen la opción de tener conversaciones personalmente cara a cara con oradores, organizadores, artistas, etc. 

Es importante incluir ese elemento en tu evento virtual para mantener la esencia y la calidad del mismo. Puedes contar con personal o sesiones para comunicarte con todas las personas posibles. 

Esto puede ser un desafío para eventos con audiencias masivas, por lo que puedes crear grupos pequeños para ello. La comunicación personalizada garantizará una mayor participación y eventos más interactivos. 

10. Incluya descansos y sesiones de networking durante el evento

Si está planeando un evento de larga duración, es decir, más de 1 hora, entonces debe tener sesiones de descanso entre ellos para tomar algunos refrigerios y relajarse. 

Esto tendrá una ventaja bidireccional, ya que podrá verificar si todo va según lo planeado y el público podrá ganar concentración y energía, lo que conducirá a un compromiso y una eficacia máximos. 

Además de esto, también puedes crear redes internas entre los asistentes a través de chats y comunicaciones durante las sesiones grupales. Es una excelente manera de mostrar información patrocinada o promocional. 

11. Agregue un anfitrión de evento virtual (IA o humano)

Incluso aunque haya tomado en consideración todas las posibilidades, desafíos, problemas, etc., aún existe la posibilidad de que haya confusión, complicaciones y falta de claridad. 

Entonces, tener un anfitrión virtual, ya sea una persona real o un chatbot, puede ayudar a guiar a los asistentes por los caminos correctos y brindarles la información necesaria que podría ayudar a superar desafíos y problemas que podrían llevar al fracaso del evento. 

Por lo tanto, seguir estos pasos básicos le ayudará a organizar y ofrecer un evento virtual increíblemente exitoso, con inversiones mínimas y máximas ganancias. 

C. DESPUÉS DEL EVENTO VIRTUAL

12. Recopilar comentarios de la audiencia sobre métricas clave

Al igual que en los eventos en vivo fuera de línea, es esencial saber cómo fue la experiencia de la audiencia, especialmente cuando la mayoría de ellos serían nuevos en el concepto del evento virtual. 

Puede recopilar comentarios sobre las actividades, la agenda y los objetivos del evento, así como sobre la experiencia de la audiencia con respecto al evento virtual. 

Esto te ayudará a evaluar tu desempeño con respecto a los resultados esperados en relación a los eventos virtuales. Además, obtendrás retroalimentación importante sobre si se cumplieron o no los objetivos. 

13. Comparta un plan de acción adicional, si lo hubiera

Puede compartir información adicional que sea relevante para su evento y la audiencia como si tuviera un evento próximo o si está esperando una respuesta de un asistente relacionada con el evento. 

Esta es una excelente manera de aumentar la adquisición de clientes potenciales o la promoción de su marca al pedirles a los usuarios que compartan sus experiencias sobre el evento en las redes sociales y los canales digitales (solo si su evento virtual fue exitoso).

Debe leer: Muro de eventos virtuales: interactúe con su audiencia virtualmente a través de las redes sociales

14. Comparte grabaciones de eventos virtuales en canales digitales

Dado que está organizando eventos virtuales por primera vez, es esencial que continúe promocionándolo incluso después de que finalice, ya que esto lo ayudará con futuros eventos virtuales. 

Puedes compartir la grabación de tu evento virtual y destacar la participación y los comentarios de la audiencia. Puedes compartirla en tu sitio web, redes sociales y otros canales. 

Esto también permitirá que las personas que no pudieron asistir accedan a su evento virtual. 

Los mejores ejemplos de eventos virtuales en todo el mundo

Aquí enumeramos algunos de los mejores ejemplos, incluidos los eventos más grandes del mundo que se han vuelto virtuales en 2024. 

1. Conferencia Mundial de Desarrolladores de Apple 2020

También llamada WWDC, es un evento que realiza el gigante tecnológico Apple en San José, California cada año, donde muestran desarrollos, mejoras e innovaciones en su software y tecnologías durante el año pasado. 

Cada año, invitan a los profesionales de tecnología y a los influencers de la industria más influyentes y populares para mostrar sus desarrollos y crear revuelo en todo el mundo. 

Esto se debe a que se volvieron totalmente virtuales con un enfoque holístico en el que compartieron todo el contenido y las transmisiones del evento a medida que sucede en su sitio web para que todos puedan acceder. 

Observa con qué sencillez y creatividad han diseñado el cronograma, la información, la navegación y mucho más para la comodidad de los espectadores. Lo más singular es que le han dado un toque tecnológico personal a las transmisiones. 

Debe leer: Cómo Parookaville potencia la participación con un muro social en vivo para eventos musicales

2. Gira mundial de Salesforce en Sídney 2020

Salesforce, un gigante de CRM número uno en la industria tecnológica, organiza una conferencia todos los años para mostrar cómo empoderan a las marcas líderes del mundo con sus innovaciones, tecnología, soluciones y nuevos productos. 

Sin embargo, la conferencia del Tour Mundial 2020 no fue como las conferencias anteriores, ya que se realizó completamente en formato digital debido a la situación de la pandemia. Sin embargo, esto no les impidió destacar sus increíbles logros ante la gente y los profesionales de todo el mundo. 

Tienen una página de inicio en su sitio web con todas las grabaciones de las sesiones en vivo de Sídney. También muestra la agenda del evento, quiénes son los oradores principales, el mensaje principal, el cronograma y mucho más para lograr la máxima participación y compromiso de la audiencia. 

3. Conciertos de música en vivo desde casa de Billboard

Por la misma razón que se cancelan todos los demás eventos presenciales en vivo, los conciertos de música también están en el mismo círculo vicioso. Millones de personas en todo el mundo asisten a conciertos cada año para ver actuar a su artista favorito.

Como este año no fue posible, Billboard, marca de medios de entretenimiento reconocida mundialmente, organizó conciertos de forma digital con una esencia única. 

Crearon la serie Billboard Live At Home donde transmitieron 2 sesiones digitalmente en sus plataformas de redes sociales y sitio web donde artistas como Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham y muchos más actuaron desde su casa para su audiencia (espectadores). 

La mejor parte es que con la actuación, hubo sesiones de preguntas y respuestas, diferentes géneros, diferentes demografías, etc. de los artistas. 

Conclusión

Estos fueron los 14 pasos (o consejos, o estrategias, como quieras llamarlos) más importantes y valiosos que pueden ayudarte a crear un evento virtual desde cero y convertirlo en un evento exitoso. 

Los eventos virtuales tienen diferentes categorías e industrias, como conferencias, seminarios web, transmisión en vivo, conciertos, etc. Por lo tanto, puede realizar modificaciones en los pasos según los requisitos de su evento. 

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