Eventos virtuales 101: una guía completa para 2024

¿Estás experimentando un gran revuelo por los eventos virtuales? ¿O quieres saber más sobre estos eventos?

En un mundo de medios y comunicaciones digitales, los eventos tienen un gran valor para las marcas, ya que brindan interacciones y promociones en persona en tiempo real para las marcas con sus consumidores. 

Pero ahora, en los últimos tiempos, además de los eventos en vivo, ha habido un aumento masivo en la realización de eventos virtuales, ya sea entre marcas o entre empresas.

Existen diversas razones para el auge de los eventos virtuales y en esta guía, presentamos qué, por qué, how, tecnologías y herramientas en torno a los eventos virtuales para brindarle una visión holística.

¿Qué es un evento virtual?

Todos sabemos lo que son los eventos, es decir, las reuniones presenciales de personas fuera de línea para interacciones y comunicaciones organizadas principalmente por las marcas y las empresas.

Por lo tanto, los eventos virtuales también son reuniones de personas en un entorno en línea a través de Internet con el propósito de comunicarse, interactuar, participar y realizar promociones. 

Hay varios tipos de eventos virtuales y muchas diferencias entre los eventos virtuales y presenciales junto con diferentes planificaciones, organizaciones, ejecuciones, etc. 

Conferencias, seminarios, ferias y exposiciones en línea, reuniones, ferias virtuales, campañas promocionales, cumbres digitales, webinars, eventos de marca, etc. Un evento virtual puede tener una escala diferente de participantes desde 10 participantes hasta miles de participantes. 

Diferencia entre eventos presenciales y virtuales

Hay muchas diferencias entre eventos virtuales y eventos presenciales empezando por la ubicación, que es un elemento necesario de los eventos presenciales, pero que quizá ni siquiera sea un elemento lo suficientemente importante en los eventos virtuales.

De manera similar, cuando hablamos de planificación y gestión de eventos, eso también cambia enormemente entre eventos virtuales y eventos presenciales, siendo estos últimos más avanzados y desafiantes. 

Además de estos, los eventos en persona están más impulsados ​​​​por humanos y requieren mucho esfuerzo físico y recursos, aunque la tecnología también es una parte crucial, mientras que los eventos virtuales están más impulsados ​​​​por medios digitales con un mayor uso de tecnología y menos esfuerzo humano. 

Como mencionamos anteriormente, existen muchas más diferencias entre los eventos presenciales y los virtuales, ya sea en lo que respecta a los desafíos o a los beneficios. Por eso, aquí mencionamos los mejores beneficios de los eventos virtuales que definen por qué son importantes. 

¿Por qué es importante el evento virtual? 

1. Planificación sencilla

El principal beneficio de los eventos virtuales para los organizadores de eventos y las marcas es que simplifican el proceso de planificación de eventos. Esto no significa que la planificación sea breve o menor. 

En cambio, ahora hay menos elementos que planificar, ya que los recursos y elementos físicos se han eliminado en gran medida de todo el proceso. Una planificación sencilla conduce a una gestión más clara y sencilla. 

2. Ventajas de accesibilidad o ubicación

Lo bueno de los eventos virtuales es que no requieren de un espacio físico enorme o masivo ya que los asistentes al evento participarán de forma virtual lo que les da la libertad de asistir desde cualquier lugar que deseen. 

La planificación y gestión de la ubicación es una tarea desafiante para los organizadores de eventos en cuanto a su capacidad, posibilidades, distancia y otros factores relevantes para un lugar.

Estos factores no afectarán al evento virtual, donde el poder de elegir la ubicación de accesibilidad está en manos de los asistentes y los organizadores del evento no tienen que preocuparse por ello. 

3. Alcance de audiencia más amplio

Como todos sabemos, los medios digitales e Internet están abiertos a todos, independientemente del estado o la demografía, por lo que cuando su evento virtual abre la puerta a un alcance de audiencia más amplio a través de estas plataformas digitales. 

Al organizar un evento virtual, puede permitir que la audiencia participe en el evento utilizando los medios digitales o plataformas de redes sociales con solo unos pocos clics y conexiones. 

Esto amplía su alcance a nuevos clientes potenciales sin explotar, genera un mayor conocimiento de marca y obtiene exposición a una audiencia a la que podría haber podido llegar a través de eventos en persona debido a sus limitaciones de capacidad. 

4. Mejor compromiso e interacción

La participación del público Y la interacción en un evento es un factor clave para su éxito. Y la participación de una persona depende en gran medida de su nivel de comodidad con el entorno del evento. 

Los eventos virtuales a los que asisten los asistentes desde la ubicación que elijan les brindan una sensación de comodidad que ayuda a aumentar el compromiso y la interacción. 

Además, el compromiso y la interacción aumentan enormemente a medida que se vuelve más fácil y sencillo hacer preguntas, compartir comentarios, mostrar ideas y opiniones, proporcionar reseñas, etc. a través de la comunicación directa. 

5. Beneficios de la presupuestación

Los eventos presenciales generalmente requieren una asignación de presupuesto masiva, ya que deben planificar e invertir en recursos humanos, lugares según la audiencia, viajes y comidas, integración de tecnología y equipos, planificación de residencia para los asistentes externos, etc. 

Mientras que el presupuesto se vuelve mucho menor y eficiente ya que los eventos virtuales no requieren inversiones en lugares, instalaciones físicas y gestión de recursos humanos. 

En comparación, los eventos virtuales son mucho más eficientes, ya que requieren una asignación de presupuesto menor y, aun así, pueden lograr las mismas agendas que los eventos presenciales. 

6. Medición eficaz del desempeño

La medición del rendimiento se vuelve mucho más simple y fácil en eventos virtuales en comparación con los eventos en vivo en persona y hay muchas razones detrás de eso. 

En primer lugar, puedes acceder fácilmente a información como cuántas personas asistieron al evento, los datos demográficos de los asistentes, qué sesiones o eventos fueron más populares, el número de ventas de entradas o registros, etc. 

Además, si integra una herramienta de terceros, puede incluso obtener información detallada sobre las fuentes de tráfico, los sentimientos de la audiencia, la experiencia del evento, las colecciones de comentarios y reseñas, los usuarios más activos, etc. Esto lo ayudará a comprender a su audiencia y realizar los cambios necesarios para los próximos eventos si es necesario. 

7. Contrarreste los problemas no planificados

Los organizadores o gerentes de eventos comprenderán que existen muchos desafíos y problemas externos que surgen al planificar un evento en vivo en persona. 

Por lo tanto, superarlos se convierte en una molestia y, a veces, incluso conduce a cancelaciones de eventos (como el escenario que estamos experimentando actualmente en todo el mundo). 

Los eventos virtuales son una excelente solución para contrarrestar estos desafíos y problemas no planificados, ya que puede realizar su evento fácilmente en el espacio digital. 

Consejos e ideas para la estrategia de eventos virtuales

A continuación se presentan algunas de las mejores ideas, estrategias y consejos para planificar y ejecutar un evento virtual para su empresa. 

1. Identifique los objetivos de su evento virtual

Lo primero y más importante es que sepas cuáles son los motivos para realizar un evento virtual al igual que lo haces para tus campañas de marketing. 

Debes definir qué objetivos quieres lograr, por ejemplo: participación de la audiencia, comunicaciones o estrategia comercial, intercambio de información, promociones de marca, etc. 

Una vez que defina los objetivos y la agenda de su evento virtual, le ayudará a planificar mejor para su público objetivo, los requisitos tecnológicos y mucho más. 

2. Identificar el público objetivo

Una vez que hayas definido tus objetivos, ahora debes definir quiénes deben ser parte de tu evento virtual, es decir, a qué audiencia te diriges. Pueden ser tus empleados, partes interesadas, clientes potenciales, etc. 

La definición del público objetivo garantizará que gestiones y lleves a cabo un evento de manera eficaz. Pero también es fundamental asegurarse de que tu público objetivo sea alcanzable. Al identificar tu público objetivo, también debes definir cómo llegarás a él y cómo lo atraerás a tu evento. 

3. Reconozca sus requisitos de tecnología y herramientas

El evento virtual es bastante diferente del evento presencial, por lo que los requisitos también son diferentes. Como el evento virtual es de naturaleza más digital, las tecnologías y las herramientas serán una parte importante del éxito del evento. 

Herramientas y tecnologias ayudará a atraer una amplia audiencia a su evento, impulsar la participación y las interacciones de la audiencia y ofrecer un evento perfecto, ya que los medios digitales son volátiles y los problemas pueden surgir repentina e inesperadamente. 

4 Propuesta de valor único

Si espera que la audiencia asista a su evento virtual, debe atraerlos con elementos que ofrezcan valor agregado y recompensas a los asistentes en lugar de solo un compromiso simple. 

La propuesta de valor única podría ser cualquier cosa, desde tener un orador principal famoso, un panel de expertos de la industria o recompensas para la audiencia como cupones, ofertas, reconocimientos, etc. 

Tener una propuesta de valor única garantizará que la audiencia tenga algo que esperar o la idea de que se beneficiará del evento de alguna manera. 

5. Estrategia de planificación de eventos virtuales

Hay muchos elementos cruciales asociados con lo virtual. planificación de eventos que debe reconocer y planificar de manera eficaz. Estos incluyen registros de eventos, envíos de contenido de usuarios, inscripciones, encuestas y sondeos, formularios de comentarios, información de fecha y hora, etc. 

Estos atributos son necesarios para un evento virtual exitoso, como proporcionar una página de destino, un enlace o una aplicación para permitir que los asistentes potenciales se registren de manera fácil y rápida o compartan encuestas, sondeos o formularios de comentarios para conocer la experiencia y las opiniones de la audiencia. 

6. Conectividad y comunicación 

La conectividad y la comunicación son probablemente los dos factores más importantes para la ejecución exitosa de un evento virtual, ya que, en primer lugar, la conectividad se relaciona con tener una conexión fluida entre todos los asistentes sin ningún problema. 

Una mejor conectividad garantizará la apertura de las puertas a una comunicación eficaz entre los asistentes. En cuanto a la comunicación, ésta definirá el impacto y el éxito del evento, ya que transmitirá el mensaje deseado de forma fructífera. 

Tecnología y herramientas para eventos virtuales

Ya que discutimos la importancia de herramientas para eventos virtuales y soluciones por eso aquí te traemos las mejores para utilizarlo en tus eventos. 

1. Promoción de redes sociales

Siempre que hablamos de promociones y marketing, las plataformas de redes sociales son la primera solución que nos viene a la mente, ya que tienen un gran alcance y miles de millones de usuarios activos. 

Por lo tanto, es esencial que aproveches Redes sociales para tu evento virtual También puede promocionar su evento. Puede comenzar por averiguar cuál es la plataforma de redes sociales más adecuada para su evento. Luego, cree una página o cuenta para su evento o use la cuenta de su marca para difundir el conocimiento y generar alcance. 

La promoción en las redes sociales te ayudará enormemente a atraer una amplia audiencia a tu evento. Además, los usuarios podrán comprender fácilmente tu evento y explorar más detalles. 

2. Mesa de eventos virtual

El mostrador de eventos virtuales se relaciona aquí con los elementos del evento que analizamos anteriormente, es decir, información del evento, registros y comentarios. Esto se puede hacer configurando una página de destino o un sitio web para su evento. 

Además, en la página web también hay una solución de gestión de eventos de moda llamada aplicación de eventos. Estas aplicaciones de eventos son muy populares para los eventos presenciales, ya que permiten difundir información como la ubicación, la navegación, las inscripciones, las pautas importantes, etc. 

De manera similar, puede utilizar este escritorio virtual para mostrar información importante como cómo registrarse, qué aplicaciones se deben instalar o qué cuenta se debe crear, pautas, fecha y hora, agendas de eventos, información sobre oradores o paneles clave, etc.  

Para configurar su mesa de eventos virtuales, hay muchas aplicaciones y herramientas disponibles para una gestión exitosa de eventos virtuales. 

3. Herramienta de integración multifuncional

Ahora, en cuanto a las mayores posibilidades para que su evento virtual sea más interesante, creativo y atractivo para los asistentes, puede utilizar una herramienta de integración multifuncional como Taggbox. 

Taggbox como herramienta te ayuda a descubrir, recopilar y seleccionar contenido de redes sociales, especialmente Contenido generado por el usuario y muéstrelo junto con la transmisión de su evento virtual para involucrar a la audiencia en tiempo real y deleitarla. 

Las posibilidades son infinitas, desde integrar un feed de redes sociales en la página de su evento recopilando UGC sobre su evento y mostrándolo en la página del evento para generar conciencia, generar entusiasmo, generar confianza, etc. 

Luego, al llegar al evento virtual, cuando compartes pantallas y transmites tu evento a la audiencia, en ese momento puedes integrar un Ticker de redes sociales Taggbox con transmisión en vivo para mostrar el UGC de las redes sociales a su audiencia en tiempo real.

Mejor aún, puede alentar a los asistentes a compartir sus preguntas, ideas, opiniones, comentarios, reseñas, etc. utilizando los hashtags/nombre de usuario del evento en las redes sociales y mostrarlos durante la transmisión del evento en un feed donde los principales oradores, paneles, miembros, jefes y gerentes pueden responder a estas preguntas al instante. 

Además, esto puede permitirle involucrar a la audiencia que no asiste al evento permitiéndoles compartir su contenido o consultas también. 

Además, también puedes agregar contenido de marca al feed o compartir anuncios importantes en el dispositivo de los asistentes. Herramienta UGC También le brinda oportunidades para medir el comportamiento de la audiencia a través de análisis integrados, personalizar el feed, moderar el contenido y muchas más características y funcionalidades para brindar un evento virtual exitoso y una experiencia de audiencia. 

La declaración de acción

Los eventos virtuales pueden ser una excelente solución para magnificar las promociones de sus eventos y las posibilidades de comunicación con una gran influencia positiva en la maximización del retorno de la inversión. 

Por lo tanto, esta guía integral fue diseñada y elaborada para brindarle información detallada sobre el ecosistema de eventos virtuales con sus beneficios y algunos consejos y estrategias importantes para tener en cuenta al planificar un evento virtual. 

Finalmente, le hemos proporcionado las mejores soluciones y servicios virtuales. herramientas de eventos para que su evento sea memorable y orientado a resultados, además de impulsar el crecimiento y el éxito de la marca. 

Entonces, comience ahora con su estrategia única de planificación de eventos virtuales con la ayuda de esta guía.