Événements virtuels 101 : un guide complet pour 2024

Vous ressentez un engouement pour les événements virtuels ? Ou vous souhaitez en savoir plus sur ces événements ?

Dans un monde de médias et de communications numériques, les événements ont une grande valeur pour les marques car ils offrent des interactions et des promotions en temps réel pour les marques avec leurs consommateurs. 

Mais ces derniers temps, au-delà des événements en direct, il y a eu une augmentation massive de l'hébergement d'événements virtuels, que ce soit parmi les marques ou les entreprises.

Il existe diverses raisons à l'essor des événements virtuels et dans ce guide, nous avons présenté quoi, pourquoi, how, technologies et outils autour des événements virtuels pour vous offrir une vision holistique.

Qu'est-ce qu'un événement virtuel ?

Nous savons tous ce que sont les événements, c'est-à-dire les rassemblements hors ligne et en personne de personnes pour des interactions et des communications organisées principalement par les marques et les entreprises.

Ainsi, les événements virtuels sont également le rassemblement de personnes dans un environnement en ligne sur Internet dans le but de communiquer, d’interagir, d’engager et de promouvoir. 

Il existe différents types d'événements virtuels et de nombreuses différences entre les événements virtuels et en personne, ainsi que différentes planifications, organisations, exécutions, etc. 

Conférences, séminaires, foires et expositions, réunions en ligne, salons virtuels, campagnes promotionnelles, sommets numériques, webinaires, événements de marque, etc. Un événement virtuel peut avoir une échelle de participants différente, allant de 10 participants à des milliers de participants. 

Différence entre les événements en personne et virtuels

Il existe de nombreuses différences entre événements virtuels et événements en personne en commençant par le lieu, qui est un élément nécessaire des événements en personne et qui pourrait même ne pas être un élément suffisamment important dans les événements virtuels.

De même, lorsque nous parlons de planification et de gestion d’événements, cela change également énormément entre les événements virtuels et les événements en personne, ces derniers étant plus avancés et plus difficiles. 

Parallèlement à cela, les événements en personne sont davantage axés sur l'humain et nécessitent beaucoup d'efforts et de ressources physiques, bien que la technologie en soit également un élément crucial, tandis que les événements virtuels sont davantage axés sur les médias numériques, avec une utilisation accrue de la technologie et moins d'efforts humains. 

Comme nous l’avons mentionné plus haut, il existe de nombreuses différences entre les événements en personne et les événements virtuels, qu’il s’agisse des défis ou des avantages. Nous avons donc mentionné ici les meilleurs avantages des événements virtuels qui définissent pourquoi ils sont importants. 

Pourquoi l’événement virtuel est-il important ? 

1. Planification facile

Le premier et principal avantage des événements virtuels pour les organisateurs d'événements et les marques est qu'ils simplifient le processus de planification de votre événement. Cela ne signifie pas que la planification devient courte ou moins longue. 

Au lieu de cela, vous avez désormais moins d'éléments à planifier, car les ressources et les éléments physiques ont été largement supprimés de l'ensemble du processus. Une planification simple conduit à une gestion plus claire et plus simple. 

2. Avantages en termes d'accessibilité ou de localisation

L’avantage des événements virtuels est qu’ils ne nécessitent pas un espace physique énorme ou massif, car les participants à l’événement participeront virtuellement, ce qui leur donne la liberté d’y assister d’où ils le souhaitent. 

La planification et la gestion d'un lieu constituent une tâche difficile pour les organisateurs d'événements en raison de sa capacité, de ses capacités, de sa distance et d'autres facteurs pertinents pour un lieu.

Ces facteurs n’affecteront pas l’événement virtuel où le pouvoir de choisir l’emplacement d’accessibilité repose entre les mains des participants et les organisateurs d’événements n’ont pas à s’en soucier. 

3. Audience plus large

Comme nous le savons tous, les médias numériques et Internet sont ouverts à tous, quel que soit le statut ou la démographie. Ainsi, lorsque votre événement virtuel ouvre la porte à un public plus large, il atteint ces plateformes numériques. 

Lorsque vous organisez un événement virtuel, vous pouvez permettre au public de participer à l'événement en utilisant les médias numériques ou les plateformes de médias sociaux en quelques clics et connexions. 

Cela vous permet d'élargir votre portée à de nouveaux clients potentiels inexploités, de renforcer la notoriété de votre marque et d'obtenir une exposition à un public que vous auriez pu atteindre lors d'événements en personne en raison de leurs limites de capacité. 

4. Meilleur engagement et interaction

Votre engagement du public L'interaction lors d'un événement est un facteur clé de sa réussite. L'engagement d'une personne dépend en grande partie de son niveau de confort avec l'environnement de l'événement. 

Les événements virtuels auxquels participent les participants depuis le lieu de leur choix leur procurent un sentiment de confort qui contribue à accroître l'engagement et l'interaction. 

De plus, l’engagement et l’interaction augmentent considérablement à mesure qu’il devient plus facile et plus simple de poser des questions, de partager des commentaires, de présenter des idées et des opinions, de fournir des avis, etc. grâce à une communication directe. 

5. Avantages de la budgétisation

Les événements en personne nécessitent généralement une allocation budgétaire massive car ils doivent planifier et investir dans les ressources humaines, les lieux en fonction du public, les voyages et la nourriture, l'intégration de la technologie et de l'équipement, la planification de la résidence pour les participants externes, etc. 

Alors que la budgétisation devient beaucoup moins importante et plus efficace puisque les événements virtuels ne nécessitent aucun investissement de ce type dans les lieux, les installations physiques et la gestion des ressources humaines. 

En comparaison, les événements virtuels sont bien plus efficaces avec une allocation budgétaire plus petite tout en étant capables d'atteindre les mêmes objectifs que les événements en personne. 

6. Mesure efficace des performances

La mesure des performances devient beaucoup plus simple et plus facile lors d'événements virtuels par rapport aux événements en direct en personne et il y a de nombreuses raisons à cela. 

Tout d’abord, vous pouvez facilement accéder à des informations telles que le nombre de personnes ayant assisté à l’événement, les données démographiques des participants, les sessions ou événements les plus populaires, le nombre de ventes de billets ou d’inscriptions, etc. 

De plus, si vous intégrez un outil tiers, vous pourrez même obtenir des informations détaillées sur les sources de trafic, les sentiments du public, l'expérience de l'événement, les collections de commentaires et d'avis, les utilisateurs les plus actifs, etc. Cela vous aidera à comprendre votre public et à apporter les modifications nécessaires pour les prochains événements si nécessaire. 

7. Contrer les problèmes imprévus

Les organisateurs ou gestionnaires d’événements comprendront qu’il existe de nombreux défis et problèmes externes qui se présentent lors de la planification d’un événement en direct en personne. 

Il devient alors compliqué de les surmonter et cela conduit parfois même à des annulations d’événements (comme le scénario que nous vivons actuellement dans le monde entier). 

Les événements virtuels sont une excellente solution pour contrer ces défis et problèmes imprévus, car vous pouvez facilement organiser votre événement dans un espace numérique. 

Conseils et idées pour une stratégie d'événement virtuel

Voici quelques-unes des meilleures idées, stratégies et conseils pour planifier et exécuter un événement virtuel pour votre entreprise. 

1. Identifiez les objectifs de votre événement virtuel

Tout d’abord, il est essentiel que vous sachiez quelles sont les raisons pour lesquelles vous organisez un événement virtuel, tout comme vous le faites pour vos campagnes marketing. 

Vous devez définir les objectifs que vous souhaitez atteindre, par exemple : engagement du public, communication ou stratégie d’entreprise, partage d’informations, promotions de marque, etc. 

Une fois que vous aurez défini les objectifs et l'ordre du jour de votre événement virtuel, cela vous aidera à mieux planifier en fonction de votre public cible, de vos besoins technologiques et bien plus encore. 

2. Identifiez le public cible

Une fois vos objectifs définis, vous devez maintenant définir qui doit participer à votre événement virtuel, c'est-à-dire quel public cible. Il peut s'agir de vos employés, de vos parties prenantes, de vos clients potentiels, etc. 

La définition du public cible vous permettra de gérer et de mener à bien votre événement de manière efficace. Mais il est également essentiel de vous assurer que votre public cible est atteignable. Lors de l'identification de votre public cible, vous devez également définir comment vous allez l'atteindre et l'attirer vers votre événement. 

3. Identifiez vos besoins en matière de technologie et d’outils

L'événement virtuel est assez différent de l'événement en personne, les exigences sont donc également différentes. Comme l'événement virtuel est de nature plus numérique, les technologies et les outils constitueront une grande partie du succès de l'événement. 

Outils et technologies aidera à attirer un large public à votre événement, à stimuler l'engagement et les interactions du public et à offrir un événement transparent, car les médias numériques sont volatils et les problèmes peuvent survenir soudainement et de manière inattendue. 

4. Proposition de valeur unique

Si vous souhaitez que le public participe à votre événement virtuel, vous devez l'attirer avec des éléments qui offrent une valeur ajoutée et des récompenses aux participants plutôt qu'un simple engagement. 

La proposition de valeur unique peut consister en un discours d'un conférencier célèbre, un panel d'experts du secteur ou des récompenses pour le public telles que des bons, des offres, des reconnaissances, etc. 

Avoir une proposition de valeur unique garantira que le public aura quelque chose à attendre avec impatience ou l’idée qu’il bénéficiera d’une manière ou d’une autre de l’événement. 

5. Stratégie de planification d'événements virtuels

Il existe de nombreux éléments cruciaux associés au virtuel planification d'événements que vous devez reconnaître et planifier efficacement. Il s'agit notamment des inscriptions aux événements, des soumissions de contenu utilisateur, des inscriptions, des sondages et enquêtes, des formulaires de commentaires, des informations sur la date et l'heure, etc. 

Ces attributs sont nécessaires pour un événement virtuel réussi, comme fournir une page de destination ou un lien ou une application permettant aux participants potentiels de s'inscrire facilement et rapidement ou de partager des sondages, des enquêtes ou des formulaires de commentaires pour connaître l'expérience et les opinions du public. 

6. Connectivité et communication 

La connectivité et la communication sont probablement les deux facteurs les plus importants pour la réussite d’un événement virtuel, car tout d’abord, la connectivité consiste à avoir une connexion transparente entre tous les participants sans aucun problème. 

Une meilleure connectivité permettra d'ouvrir les portes à une communication efficace entre les participants. Parlons maintenant de la communication, qui définira l'impact et le succès de l'événement en transmettant le message souhaité de manière fructueuse. 

Technologie et outils pour événements virtuels

Puisque nous avons discuté de l’importance de outils d'événements virtuels et des solutions, nous vous proposons ici les meilleures pour l'utiliser dans vos événements. 

1. Promotion des médias sociaux

Chaque fois que nous parlons de promotions et de marketing, les plateformes de médias sociaux sont la première solution qui nous vient à l’esprit car elles ont une grande portée et des milliards d’utilisateurs actifs. 

Il est donc essentiel que vous tiriez parti de Les réseaux sociaux pour votre événement virtuel La promotion aussi. Vous pouvez commencer par trouver la plateforme de médias sociaux la mieux adaptée à votre événement. Créez ensuite une page ou un compte pour votre événement ou utilisez le compte de votre marque pour faire connaître votre événement et accroître votre portée. 

La promotion sur les réseaux sociaux vous aidera énormément à attirer un large public vers votre événement. De plus, les utilisateurs pourront facilement comprendre votre événement et en découvrir plus en détail. 

2. Bureau d'événements virtuels

Le bureau d'événements virtuel ici concerne les éléments de l'événement dont nous avons parlé plus tôt, à savoir les informations sur l'événement, les inscriptions et les commentaires. Cela peut être fait en créant une page de destination ou un site Web pour votre événement. 

En plus de la page Web, il existe également une solution de gestion d'événements tendance appelée application événementielle. Ces applications événementielles sont extrêmement populaires pour les événements en personne afin de diffuser des informations telles que la navigation par emplacement, les inscriptions, les directives importantes, etc. 

De la même manière, vous pouvez utiliser ce bureau virtuel pour afficher des informations importantes telles que la manière de s'inscrire, les applications à installer ou le compte à créer, les directives, la date et l'heure, les ordres du jour des événements, les informations sur les principaux intervenants ou panels, etc.  

Pour configurer votre bureau d'événements virtuels, de nombreuses applications et outils sont disponibles pour une gestion réussie des événements virtuels. 

3. Outil d'intégration multifonctionnel

Passons maintenant aux plus grandes possibilités offertes à votre événement virtuel pour le rendre plus intéressant, créatif et engageant pour les participants. Vous pouvez utiliser un outil d'intégration multifonctionnel comme Boîte à étiquettes. 

Taggbox en tant qu'outil vous aide à découvrir, collecter et organiser le contenu des médias sociaux, en particulier Contenu généré par l'utilisateur et affichez-le avec la diffusion de votre événement virtuel pour engager le public en temps réel et le ravir. 

Les possibilités sont infinies, depuis l'intégration d'un flux de médias sociaux sur la page de votre événement en collectant des UGC autour de votre événement et en les affichant sur la page de l'événement pour renforcer la notoriété, créer le buzz, instaurer la confiance, etc. 

Ensuite, en ce qui concerne l'événement virtuel, lorsque vous partagez des écrans et diffusez votre événement au public, à ce moment-là, vous pouvez intégrer un Téléscripteur de médias sociaux Taggbox avec diffusion en direct pour afficher le contenu généré par les utilisateurs des médias sociaux à votre public en temps réel.

Mieux encore, vous pouvez encourager les participants à partager leurs questions, idées, opinions, commentaires, critiques, etc. en utilisant les hashtags/identifiants de l'événement sur les réseaux sociaux et les afficher pendant le flux de l'événement dans un flux où les principaux intervenants, panels, membres, responsables, managers peuvent répondre à ces questions instantanément. 

Cela peut également vous permettre d'engager le public qui n'assiste pas à l'événement en lui permettant également de partager son contenu ou ses questions. 

En outre, vous pouvez également ajouter du contenu de marque au flux ou partager des annonces importantes sur l'appareil des participants. Outil UGC vous offre également la possibilité de mesurer le comportement du public grâce à des analyses intégrées, de personnaliser le flux, de modérer le contenu et de nombreuses autres fonctionnalités pour offrir un événement virtuel et une expérience d'audience réussis. 

La déclaration d'action

Les événements virtuels peuvent être une excellente solution pour amplifier vos promotions d’événements et vos possibilités de communication avec une grande influence positive sur des retours sur investissements maximisés. 

Ce guide holistique a été conçu et élaboré pour vous donner un aperçu détaillé de l'écosystème des événements virtuels, de ses avantages et de quelques conseils et stratégies importants à garder à l'esprit lors de la planification d'un événement virtuel. 

Enfin, nous vous avons fourni les meilleures solutions et virtuelles outils événementiels pour que votre événement soit axé sur les résultats et mémorable, tout en favorisant la croissance et le succès de la marque. 

Alors, commencez dès maintenant à élaborer votre stratégie unique de planification d’événements virtuels avec l’aide de ce guide.