Salons hybrides : bonnes pratiques, idées et outils

Imaginez organiser un salon professionnel où non seulement vous pourrez servir votre public physique, mais également offrir une expérience de salon professionnel incroyable à votre public virtuel.

Et si je disais que cette idée ne se limite pas à l'imagination. La situation mondiale de 2020 a donné naissance à des salons virtuels. Si certains publics en ont profité, d'autres ont regretté l'essence physique. Face à une demande aussi divisée sur le marché, les spécialistes du marketing ont trouvé une nouvelle solution : les salons hybrides.

Ces salons hybrides ont élargi la portée du public et augmenté l’accessibilité en donnant lieu à de nouvelles opportunités de réseautage. 

Nous avons donc rédigé ce blog pour vous aider à élaborer une stratégie pour vos salons hybrides, à choisir les stratégies les plus adaptées et à explorer les meilleures idées et pratiques pour les organiser.

Salon hybride ou virtuel

Un salon hybride est défini comme un événement dynamique qui offre une expérience virtuelle exquise aux participants virtuels et mémorable au public physique.

Le salon hybride parvient à devenir un pont entre le monde en ligne et le monde hors ligne en garantissant que votre salon est accessible à toutes sortes de personnes venant de différentes parties du monde.

Un salon virtuel est un environnement en ligne avec une configuration 3D, intégré à certains outils d'engagement événementiel qui recréent le concept d'un salon physique. Le salon virtuel permet aux visiteurs et aux exposants de se connecter et d'interagir via n'importe quelle plateforme d'événement virtuel. 
Mais aujourd’hui, la popularité des salons hybrides augmente rapidement. 34% des organisateurs d'événements prévoient d'investir davantage dans les événements hybrides au cours des prochaines années. C'est la solution parfaite pour éliminer les problèmes chaotiques et récurrents que posent les événements physiques et hybrides. événements virtuels face individuellement.

Principaux avantages de l’organisation d’un salon hybride

1. Augmentation de la taille de l'audience à l'échelle mondiale

La nature virtuelle et numérique du salon hybride peut vous aider à parcourir les continents et à attirer des prospects du monde entier. Vous pouvez faire connaître votre salon hybride en quelques clics. 

Et le meilleur, c'est que vous pouvez choisir si vous souhaitez vivre une expérience en personne en visitant le lieu ou depuis le confort de votre maison ou de n'importe quel coin du monde.

2. Accessibilité pratique pour tous

Vous n'arrivez pas à gérer le temps de déplacement, les frais de déplacement ou les congés du travail ?

Ne pas s'inquiéter.

Les salons hybrides donnent à chacun la possibilité de participer au salon sans même quitter son domicile ou son travail. 

En outre, cela permet aux personnes handicapées d'assister au salon, ce qui ne serait peut-être pas le cas autrement. Ces salons proposent une option pour aider les personnes handicapées à bénéficier du salon. De plus, le public qui souhaite vivre une expérience physique avec votre salon peut toujours se rendre sur le lieu de votre salon hybride.

3. Planification rentable

Lorsque vous organisez un salon professionnel hors ligne, l’idée d’espaces de grande envergure, de parkings, d’aménagement intérieur, de main-d’œuvre et d’autres choses de ce genre peut nous faire transpirer. Eh bien, avec un salon professionnel hybride, vous pouvez vous libérer de tout cela, car plus de la moitié de votre public sera en ligne. 

Les hauts et les bas qui accompagnent la planification entraînent des dépenses qui montent en flèche jusqu'à la fin du salon. La solution à toute la liste de ces tâches coûteuses est le salon hybride. Vous éliminez la plupart de ces problèmes et rendez votre événement rentable.

4. Amélioration des indicateurs 

Une plus grande portée du public, une meilleure accessibilité et des solutions rentables sont autant de facteurs qui contribuent à une participation maximale du public au salon. Plus la participation est importante, plus votre salon sera réussi. 

Par conséquent, un salon hybride vous aidera à améliorer les performances de votre salon dans tous les aspects par rapport à toute autre forme.

Des idées pour faire de votre salon virtuel un succès

1. Choisissez la plateforme de salon virtuel appropriée

La première réflexion qui anime tout le salon est la suivante : « Quelle plateforme sera la plus adaptée au salon ? » En fait, c'est l'étape principale qui détermine les « tenants et aboutissants » de votre salon hybride.

Vous devez avoir planifié le lieu et l'hébergement de votre public hors ligne. Mais il est également crucial de choisir le meilleur plateforme événementielle virtuelle compatible avec tous les objectifs pour lesquels votre salon est organisé. Réfléchissez donc bien avant de choisir la plateforme qui offre toutes les solutions pour dynamiser votre salon hybride. 

Rédigez minutieusement votre planning et choisissez toutes les fonctionnalités indispensables pour le public virtuel de votre salon hybride puis partez à la chasse aux prestataires qui pourront vous accueillir avec des solutions pertinentes. 

2. Décidez ce que vous souhaitez intégrer à votre salon virtuel

Pour assurer le bon déroulement du salon hybride, découvrez tous les aspects du salon et décidez des fonctionnalités que vous devez y intégrer.

Toutes les intégrations doivent être en phase avec l’idée de votre salon hybride. Le fait que « la première impression est la dernière impression » fait qu’il est important de repenser et de réévaluer les caractéristiques de votre salon hybride.

Voici quelques-unes des fonctionnalités cruciales que vous devez intégrer à votre salon hybride.

• Affichage de la marque et des détails de la marque sur les stands hors ligne et virtuels
• Connecter les participants et les exposants en ligne et hors ligne par vidéoconférence
• Permettre aux participants de soumettre leurs coordonnées directement aux exposants
• Affichage de brochures numériques, de vidéos à côté des stands des exposants, etc.
• Affichage du Social Wall sur le lieu du salon et sur la plateforme de l'événement virtuel

3. Personnalisez les stands des exposants

Contrairement aux salons professionnels classiques, il est assez difficile de capter l'attention des participants qui s'inscrivent à votre salon hybride en raison de la diversité du public. Vous devez réunir tous les éléments qui forment le mélange parfait entre le monde physique et le monde virtuel.

En tant qu’organisateur d’événements, une solution que vous pouvez opter est de proposer des stands personnalisables à tous les exposants du salon. Oui, vous avez bien lu ! Offrez à vos exposants la possibilité de concevoir leur propre stand et de le faire ressortir sur le salon. De plus, les exposants peuvent disposer d’une équipe travaillant spécifiquement pour le public virtuel. 

Vous pouvez leur permettre d'afficher des éléments de marque, des logos, des murs sociaux, des fichiers audio et vidéo clairs, des sponsors, des publicités créatives, des diapositives de coupons, des annonces et bien plus encore sur l'écran de leur stand. Ils peuvent même utiliser des designs qui reflètent les couleurs des marques et de leurs produits ou services.  

4. Travaillez sur les opportunités de parrainage

L’autofinancement ne peut pas répondre aux besoins de revenus de votre salon hybride. Les parrainages sont les principaux générateurs de revenus qui ont le potentiel de relancer tout événement et de le conduire vers le succès.

Offrez à vos sponsors une plateforme qui les rapproche du public de votre salon hybride (en utilisant le Social Wall). Vous pouvez attirer les entreprises qui attendent de se connecter avec le public et les inciter à vous proposer des opportunités de parrainage pour rendre votre salon hybride encore plus grand et réussi.

N'oublions pas que les sponsors ont besoin d'être mis en avant, et plus ils seront exposés, plus de portes s'ouvriront pour que vous puissiez développer votre salon hybride.

5. Fournir un support technique

Enfin et surtout, soyez disponible 24h/7 et XNUMXj/XNUMX pour fournir tous les services liés aux aspects techniques du salon hybride. Ne vous limitez pas à cela jusqu'au lancement du salon. Vous devez disposer d'équipes distinctes pour vos publics en ligne et hors ligne.

Créez une équipe technique pour aider les participants et les exposants s'ils rencontrent des problèmes techniques pendant le salon. Aider les exposants à concevoir leur stand, leur fournir des outils pour engager les participants, les aider à combler le fossé de communication entre le public physique et virtuel, résoudre les éventuelles erreurs de connexion entre les participants et les exposants, et bien plus encore.

Assurez-vous que vos coordonnées sont clairement visibles pour tous les participants ainsi que pour les exposants afin qu'ils puissent résoudre leurs problèmes immédiatement.

Lisez aussi - Idées de stands de salons professionnels

Bonnes pratiques pour organiser un salon hybride

1. Facilitez le chat en direct pour une meilleure interactivité

L'âme de tout événement est le public, et avec votre salon hybride, vous devez servir à la fois le public virtuel et le public physique. La gestion du public a rendu l'organisation des salons encore plus difficile pour attirer le public sur le stand. Et le manque d'interactivité en personne entre le public en ligne et hors ligne suscite l'intérêt des participants.

Cela signifie que des efforts supplémentaires doivent être faits pour favoriser les interactions entre les participants et les exposants. La meilleure solution qui puisse être mise en pratique est de permettre discussions en direct pour aider le public en ligne à résoudre en temps réel les questions des participants sur les produits/services et les exposants à obtenir plus de prospects. Vous pouvez également lancer une application pour vos participants. Ils peuvent la télécharger et interagir les uns avec les autres, qu'ils soient virtuels ou physiques.

2. Organisez des webinaires en direct pour éduquer votre public 

Votre salon hybride réunira l'ensemble du public mondial au même endroit et au même moment. Assurez-vous que chacun de vos exposants physiques dispose d'un stand virtuel pour que le public virtuel puisse y assister. Ils peuvent disposer de personnel supplémentaire pour gérer le public virtuel.

Lancez vos sessions hors ligne et informez votre public en lui fournissant davantage d'informations sur les produits ou services de la marque ou sur tout autre élément lié au concept du salon. Vous pouvez inviter des intervenants ou des spécialistes du secteur à fournir des informations précieuses aux participants de l'événement. webinaires en direct. 

Vous pouvez même programmer les webinaires pour assurer une participation maximale des participants. Ajoutez-y le tour du questionnaire pour améliorer la participation des participants aux webinaires.

3. Offrir des opportunités de ventes immédiates grâce aux plateformes de commerce électronique

Ne limitez pas votre salon hybride à la présentation de vos produits et services, mais faites-en plutôt un lieu d'achat sur place pour les participants. Cela peut être l'occasion idéale de transformer l'engagement des participants à votre événement hybride en ventes immédiates.

Vous pouvez soit organiser une exposition physique de vos produits sur le lieu du salon, soit proposer des codes QR sur place. La plateforme d'événement virtuel redirigera les participants vers votre boutique de commerce électronique lorsqu'ils la scanneront. Intégrez une boutique en ligne à votre événement et convertissez vos prospects internationaux en générateurs de revenus. En fournissant aux participants la plateforme pour acheter en temps réel, vous vous aiderez à accélérer les taux de conversion de votre salon hybride.

4. Affichez les murs sociaux pour améliorer l'engagement

Le Social Wall ou le Wall of Engagement est un élément clé de votre salon hybride. Il peut s'agir d'une excellente occasion de réunir votre public en ligne et hors ligne. Vous pouvez intégrer les médias sociaux à votre salon hybride de la manière la plus unique et la plus efficace possible. 

Le mur social gardera votre public accroché tout au long du salon. Qu'il s'agisse de votre contenu sur les réseaux sociaux, de contenu généré par les utilisateurs, de contenu de marque, d'annonces, de points forts, de remises, d'offres, de publications personnalisées, de sponsors, etc., vous pouvez l'afficher sur votre mur des réseaux sociaux. 

Avec Taggbox Display, vous pouvez créer un mur social unique et exquis pour votre plate-forme de salon virtuel et peut même être personnalisé et personnalisé selon les objectifs de la marque et du salon.

Ces murs sociaux peuvent être affichés n'importe où sur votre plateforme de salon virtuel et sur les écrans installés sur le lieu hors ligne. Vos exposants peuvent l'afficher sur le bureau du stand, en plus de leur stand sur l'écran d'information, sur les pages de chat, dans les webinaires, sur le bureau d'inscription et bien plus encore. Vous pouvez même ajouter des codes QR scannables à votre carte de visite numérique sur ces murs, ce qui est facile à faire avec le bon logiciel de carte de visite.

C'est un outil parfait pour attirer plus de participants sur votre stand, les engager avec votre marque et susciter leur intérêt et leurs désirs pour la marque.

5. Accédez aux données en temps réel pour mesurer le succès de votre événement hybride

Depuis des temps immémoriaux, on nous a appris à tirer les leçons de nos erreurs pour atteindre des niveaux de réussite supérieurs. Appliquer la même pensée à l’horizon 2024 serait une aubaine pour tous les spécialistes du marketing événementiel. 

En ce qui concerne spécifiquement le salon hybride, les organisateurs reçoivent des rapports détaillés sur leurs progrès, auxquels ils peuvent accéder pour suivre les performances de l'événement et apporter des améliorations si nécessaire.

Il est donc essentiel d’accéder à la rapport d'étape en temps réel pour mesurer le taux de réussite de votre salon hybride pour vos stratégies futures.

6. Tenez le Audience pour un Longtemps avec la gamification créative

Vous êtes stressé par le taux d'abandon des participants à votre salon hybride ou entre les webinaires et les conférences ? 

Probablement oui, surtout lorsque plus de la moitié de votre public est virtuel. Il est en effet extrêmement important de retenir l’attention de votre public/participant pendant le salon hybride ou les webinaires. L’introduction de la gamification dans votre salon hybride garantit la participation de chaque participant, en ligne et hors ligne, car elle comble le fossé de communication entre les deux et les incite à participer plus activement.

Pour les inciter à rester plus longtemps, les organisateurs peuvent organiser des concours intéressants, des sondages, des séances de questions-réponses, des jeux interactifs, mettant en valeur alertes de négociation d'options, Et bien plus encore. 

Meilleurs outils pour un salon hybride

Pour organiser un salon professionnel hybride, vous aurez besoin d'une grande variété d'outils allant des outils de plateforme d'événements virtuels, aux outils d'intégration de médias sociaux, aux outils d'engagement, aux outils de diffusion en direct, aux outils d'analyse et bien plus encore. 

En fonction de la taille du public, des objectifs du salon et des activités concernées, des fonctionnalités intégrées, etc., il est important de choisir judicieusement tous les outils pertinents. 

Assurez-vous que les outils que vous intégrez s’alignent sur l’esthétique du salon hybride et apportent des solutions à tous les problèmes rencontrés.

Plateformes de salons virtuels– vFairs, Dreamcast, 6Connex, etc.

Outil de mur de médias sociaux- Affichage de la boîte à balises

Outil d'engagement pour les salons virtuels– Boîte à étiquettes, Stand virtuel

Outils de diffusion en direct– Zoom, Instagram en direct, Facebook en direct, YouTube en direct Outil d'analyse– Taggbox

Gérez et exécutez votre salon hybride en toute transparence grâce à cette liste de contrôle rapide

• Aller pour promotions sur les médias sociaux avec des teasers attrayants pour attirer les exposants ainsi que les participants.
• Rédiger un plan de suivi bien organisé pour votre salon hybride.
• Choisissez le outils les plus adaptés qui les emploient aux bons endroits.
• Ne manquez pas vos mains sur opportunités de sponsoring.
• Planifiez des séances de réseautage interactives entre les exposants et les participants.
• Créez une expérience engageante pour les participants et les exposants avec murs sociaux. 
• Assure une douceur et support technique actif.
• Obtenez des informations précieuses sur la performance et le taux de réussite du salon hybride.
• Envoyer un email à tous les participants et les exposants les remerciant pour leur participation au salon hybride.