バーチャルイベントの開催方法

バーチャルイベントの開催方法 – ステップバイステップガイド

13分読み取り

バーチャルイベント!! 世界的な状況により対面でのライブイベントの開催が制限されているため、この新時代の現象は 2025 年に大規模な誇大宣伝が見られます。 

バーチャルイベントを初めて体験する人にとって、それは「インターネットやデジタルデバイスを利用してソーシャルメディア、デジタル、イベントプラットフォームを通じてデジタルで開催され、参加者が直接会うことなく自宅や遠隔地から参加するイベント」 

バーチャルイベントは新たなトレンドであるため、多くの人やブランドは、バーチャルイベントをどのように始めればよいのか、またどのようにすればバーチャルイベントを成功させることができるのかを十分に理解していません。 

そこで、私たちは、ゼロから成功するバーチャル イベントを開催するための 14 の実践的で価値のあるヒントと手順を 3 つのセクションに分けて紹介する、洞察に満ちたブログを作成しました。

成功するバーチャルイベントを開催するための貴重なヒント

A. バーチャルイベント前

1. バーチャルイベントのアクティビティマップを作成する

アクティビティ マップは、仮想イベントで行われる質問やアクティビティのリストのようなものです。参加者や自分自身に関連するイベントのあらゆる側面を網羅する必要があります。 

バーチャルイベントのアクティビティマップ

アクティビティマップには、以下の情報と質問への回答を含める必要があります。 イベント登録 イベントの開催場所、ライブストリーミングか事前録画か、イベントプロモーションの進め方などについてご案内します。 

また、ツールの統合、オーディエンスの体験に関するアイデア、フィードバック収集戦略、日時、許容されるオーディエンスのサイズ、実行ツールなどを定義することもできます。

2. イベントの日時を戦略的に決定する

オフラインの対面イベントと同様に、日付とタイミングはデジタル環境でも同様に重要です。人々がランダムな日時に現れることを期待することはできません。 

したがって、週末、平日、夕方、午後など、イベントに参加できるターゲットオーディエンスの最大数がどの曜日であるかを特定します。 

これを正しく行わないと、目的を達成できる視聴者がいなくなるため、他のすべての努力と投資が無駄になってしまいます。

3. 最適なバーチャルイベントテクノロジーを見つけて使用する

対面イベントを開催する場所が必要であるのと同様に、参加者がイベントに参加したり交流したりするための会場またはプラットフォームとして機能する、バーチャル イベント用のデジタル ストアフロントが必要です。 

バーチャルイベント技術
バーチャルイベントの技術ガイドを入手する

多くのツール インフォメーションデスク、ラウンジ、劇場、講堂など、実際の会場と同じように必要なすべての施設を備えた独自の仮想会場を作成するオプションを提供します。 

さまざまなエキサイティングで魅力的でインタラクティブな要素を統合したツールやテクノロジーがあります。 ライブソーシャルメディアフィード 仮想イベントにさらに興味深くエキサイティングなものを追加して、エンゲージメントを高め、インタラクティブな体験を構築します。 

したがって、オーディエンスの規模、目的、アクティビティなどに基づいて、必要なプラットフォームの種類を選択してください。複数のツールとプラットフォームを統合して、総合的なエクスペリエンスを作成することもできます。バーチャルイベントに関する最も人気のあるツールをいくつかリストしました。

vフェア – デジタル会場、仮想ロビーやブースの構築、スポンサーシップの活性化の統合、イベント登録、イベントレポートの生成などを可能にする仮想イベント プラットフォーム。 

ライブストーム – 登録メール、ライブ チャット、ブラウザーからのアクセスなどのソリューションを備えた仮想ウェビナーおよび会議用のツール。

ドリームキャスト組織がバーチャルイベントやハイブリッドイベントを開催するのに役立つトップクラスのバーチャルイベントプラットフォーム。バーチャルミーティング、カンファレンス、タウンホール、 バーチャル見本市展示会、フェアなどに最適です。デジタルフットプリント、アクセス制御などの高度な機能で知られています。 エンドポイント保護、ネットワーキング テーブル、1 対 1 のライブ チャット、ゲーミフィケーションなど、仮想イベント体験を強化するさまざまな機能が用意されています。

Nextiva – このツールは、ライブビデオ会議と1対多のウェビナーを提供し、イベントを最大限に活用します。また、統合された VoIPによる通信、ビデオ、チャット。

Zoom – 最も人気があり、使いやすいデジタル会議、ミーティング、イベント、ウェビナーの1つで、手間がかからず、参加者の拡張性が高く、手頃な価格です。.

タグボックスディスプレイ – ソーシャルメディアコンテンツ統合ツールで、バーチャルイベントでのエンゲージメントと体験を向上させます。リアルタイムのインタラクション、15以上のソーシャルフィード、使いやすさなどを備えています。 UGC ディスプレイ、スポンサー付き投稿、ビデオストリームとの簡単な統合、そして手頃な価格。 

バーチャルイベントでリアルタイムのソーシャルコンテンツを表示する

InstagramライブとYouTubeライブ – 視聴者と簡単につながることができる、オープンに利用可能で人気のオプション。アクセスは簡単で、登録などは不要ですが、非常に静的で基本的なものです。 

たEventBrite – イベント作成者と視聴者のためのツール。イベント、登録ページ、チケットカウンター、レポートと分析、ソーシャル統合、イベントリストを作成して、リーチとエンゲージメントを高めることができます。

4. デジタルイベントのプロモーションを賢く活用する

これはバーチャルイベントなので、オフラインのマーケティングチャネルはそれほど適切でも効果的でもない可能性があるため、デジタルチャネルを通じて宣伝するのが最善の方法です。 

イベントプロモーション
Bizzabo による最もシンプルで効果的なバーチャル イベント プロモーション投稿フォーマット

有料広告やデジタルチャネルを通じてターゲットオーディエンスにアプローチすることが重要です。 イベントに関するソーシャルメディア投稿また、登録またはイベント参加リンクをプロモーションに統合して、最大限の露出と参加を確保します。 

バーチャルイベント業界はまだ成長中なので、認知度を広め、視聴者を教育し、参加してもらうためには、イベントに関するプロモーションや説明が重要になります。 

5. 技術的なエラーに事前に備える

デジタル イベントの最大の課題は、おそらくイベント前、あるいはさらに悪いことにイベント中に技術的な問題や不具合が発生する可能性があることです。 

バーチャルイベント企画

したがって、イベントを開始する前に、使用しているすべての技術ツールと機器、およびカメラの故障などイベント中にそれらから発生する可能性のあるエラーを特定する必要があります。 

このような状況では、バックアップとして予備のカメラを用意しておく必要があります。同様に、このような予期しない「出来事」を特定し、準備しておく必要があります。 

6. 出演者/スピーカーによる導入とテスト実行

最悪のシナリオに対してどれだけ計画を立てて準備したとしても、方法と手順を実際にテストして試してみなければ、本当の問題とその影響を知ることはできません。  

出演者/スピーカーによるテストラン

同様に、イベントの前に、参加者なしでテスト実行を実施し、すべてが適切に行われているかどうかを確認したり、予期しない欠陥やエラーを見つけ出します。 

また、講演者、ゲスト、出演者などに対して、進行方法、合間の休憩、予期しないシナリオへの対処方法、その他の重要なイベントなどについての説明会を行う必要があります。 

必読: バーチャルイベント101:2025年に向けた総合ガイド

B. バーチャルイベント中

7. 参加者にバーチャルイベントの基本を案内する

これはあなたのビジネスにとって新しい事業であるのと同様に、視聴者にとっても新しい概念であり、視聴者はバーチャルイベントの基礎について全く、あるいはほとんど知識を持っていません。 

したがって、イベントが始まったら、基本的な手順、スケジュール、ストリームとセッションへのアクセス方法、合間の休憩方法、イベントの期間などの重要な情報を共有する必要があります。 

これにより、参加者はバーチャル イベントの仕組みを明確に理解できるようになります。また、参加者がこれまで知らなかった新しい情報や変更点を追加することもできます。 

8. 視聴者の関心と交流を促す

視聴者の関与 オフラインの対面イベントでもバーチャルイベントでも、あらゆるイベントにとって重要なパフォーマンス指標であることが知られています。そのため、全体を通して適切かつ生産的なオーディエンスのエンゲージメントを確保する必要があります。 

チャット フィードの追加、Q&A セッションの開催、知識共有ディスカッションの有効化、画像や動画の共有、ユーザーに経験や意見の共有を求めるなど、視聴者のエンゲージメントを促す要素を含める必要があります。 

仮想イベント

また、視聴者のエンゲージメント レベルに応じて視聴者が受け取れる主な要素、付加価値のメリット、報酬などを強調することもできます。これにより、視聴者とエンゲージメントを最大限に引き付けることができます。 

ゲーミフィケーション戦略や多機能なツールの助けを借りてエンゲージメントを促進することができます。 ソーシャルメディア統合ツール イベントの機能を拡張します。 

9. 参加者とのパーソナライズされたコミュニケーションを可能にする

オフラインの対面イベントの最大の利点の 1 つは、参加者が講演者、主催者、出演者などと直接対面して会話できる点です。 

参加者とのコミュニケーション

イベントの本質と品質を維持するために、その要素を仮想イベントに含めることが重要です。可能な限り、すべての個人とコミュニケーションをとるためのスタッフやセッションを用意することができます。 

これは、大勢の観客が集まるイベントでは難しいかもしれません。そのため、小さなグループを作成するとよいでしょう。パーソナライズされたコミュニケーションにより、エンゲージメントが高まり、よりインタラクティブなイベントが実現します。 

10. イベント中に休憩とネットワーキングセッションを設ける

1 時間を超えるような長時間のイベントを計画している場合は、合間に休憩やリラックスのためのブレイクアウト セッションを設ける必要があります。 

タグボックスディスプレイを使用した休憩中のディスカッション
タグボックスディスプレイを使用した休憩中のディスカッション

これには双方向の利点があり、すべてが計画どおりに進んでいるかどうかを確認できると同時に、視聴者は集中力とエネルギーを得て、最大限のエンゲージメントと効果を得ることができます。 

これに加えて、ブレイクアウト セッション中にチャットやコミュニケーションを通じて参加者間の内部ネットワーキングを行うこともできます。これは、スポンサー情報やプロモーション情報を表示するのに最適な方法です。 

11. 仮想イベントホスト(AIまたは人間)を追加する

すべての可能性、課題、問題などを考慮に入れたとしても、混乱、複雑さ、不明瞭さが生じる可能性は依然としてあります。 

したがって、実際の人間であれチャットボットであれ、仮想ホストを配置することで、参加者を正しい方向に導き、イベントの失敗につながる可能性のある課題や問題を克服するのに役立つ必要な情報を提供することができます。 

したがって、これらの基本的な手順に従うことで、最小限の投資と最大限の利益で、驚くほど成功する仮想イベントを企画し、実施できるようになります。 

C. バーチャルイベント後

12. 主要な指標に関する視聴者のフィードバックを収集する

オフラインのライブイベントと同様に、特にほとんどの視聴者がバーチャルイベントの概念を知らない場合には、視聴者の体験がどのようなものであったかを知ることが重要です。 

イベントのアクティビティ、アジェンダ、目的、および仮想イベントに関する視聴者の体験の両方についてフィードバックを収集できます。 

これは、仮想イベントに関して期待される成果に対するパフォーマンスを評価するのに役立ちます。また、目標が達成されたかどうかに関する重要なフィードバックも得られます。 

13. 今後のアクションプランがあれば共有する

近々イベントを開催する予定がある場合や、イベントに関連する参加者の反応を期待している場合は、イベントや参加者に関連する追加情報を共有できます。 

これは、ユーザーにソーシャルメディアやデジタルチャネルでイベントの体験を共有するよう依頼することで、リード獲得やブランドプロモーションを増やす優れた方法です(仮想イベントが成功した場合のみ)。

必読: バーチャルイベントウォール: ソーシャルメディアで視聴者をバーチャルに引き付ける

14. バーチャルイベントの録画をデジタルチャンネルで共有する

初めてバーチャル イベントを開催する場合は、イベント終了後もバーチャル イベントのプロモーションを継続することが重要です。これは、将来のバーチャル イベントに役立ちます。 

仮想イベントの録画を、視聴者のエンゲージメントとフィードバックとともに共有できます。Web サイト、ソーシャル メディア、その他のチャネルで共有できます。 

これにより、仮想イベントに参加できなかった人もイベントにアクセスできるようになります。 

バーチャルイベントでソーシャルメディアコンテンツを表示する

世界中のベストバーチャルイベントの例

ここでは、2025 年にバーチャル化された世界最大のイベントを含む、優れた例をいくつか挙げます。 

1. Appleの世界開発者会議2020

WWDC とも呼ばれるこのイベントは、テクノロジー大手の Apple が毎年カリフォルニア州サンノゼで開催しており、過去 1 年間のソフトウェアとテクノロジーの開発、改善、革新が紹介されます。 

毎年、最も影響力があり人気のある技術専門家や業界のインフルエンサーを招待し、彼らの開発成果を披露して世界中で話題を呼んでいます。 

これは、彼らが総合的なアプローチで完全にバーチャル化を進め、イベントのすべてのコンテンツとストリームをウェブサイトで共有し、誰もがアクセスできるようにしたためです。 

視聴者の利便性のために、スケジュール、情報、ナビゲーションなどをいかにシンプルかつクリエイティブにレイアウトしているかをご覧ください。ユニークなのは、ストリームに個人的なテクノロジーのタッチを加えていることです。 

必読: Parookaville が音楽イベントのライブ ソーシャル ウォールでエンゲージメントを高める方法

2. Salesforce ワールドツアー シドニー 2020

テクノロジー業界の CRM 大手 No.1 である Salesforce は、イノベーション、テクノロジー、ソリューション、新製品によって世界のトップブランドをどのように強化しているかを紹介するカンファレンスを毎年開催しています。 

しかし、2020年のワールドツアーカンファレンスは、パンデミックの状況によりすべてデジタルで行われたため、以前のカンファレンスとは異なりました。しかし、世界中の人々や専門家に素晴らしい成果を披露することを止めることはできませんでした。 

シドニーでのライブセッションの録画をすべて掲載した専用ウェブサイトのランディングページがあります。また、イベントのアジェンダ、主要講演者、基調講演メッセージ、スケジュールなど、視聴者の参加と関与を最大限に高めるための情報も表示されます。 

Salesforce ワールドツアー シドニー 2020

3. ビルボードのライブ・アット・ホーム・ミュージック・コンサート

他のすべての対面ライブイベントが中止になっているのと同じ理由で、音楽コンサートも同じ状況にあります。毎年、世界中で何百万人もの人々が、お気に入りのアーティストのパフォーマンスを見るためにコンサートに足を運んでいます。

今年はそれが不可能だったため、世界的に有名なエンターテインメントメディアブランドであるビルボードが、独自のエッセンスを備えたデジタルコンサートを開催しました。 

彼らは Billboard Live At Home シリーズを作成し、ソーシャル メディア プラットフォームと Web サイトで 2 つのセッションをデジタル配信しました。このセッションでは、Nicky Jam、Camilo、Meghan Trainor、Lukas Graham などのアーティストが自宅から観客 (視聴者) のためにパフォーマンスを披露しました。 

一番良かったのは、パフォーマンスとともに、出演者の質疑応答セッションや、さまざまなジャンル、さまざまな人口統計などがあったことです。 

ビルボードのライブ・アット・ホーム・ミュージック・コンサート

まとめ

これらは、仮想イベントをゼロから構築し、成功するイベントに変えるのに役立つ、最も重要で価値のある 14 の手順 (またはヒント、戦略など、何と呼んでもかまいません) でした。 

バーチャルイベントには、会議、ウェビナー、ライブストリーミング、コンサートなど、さまざまなカテゴリと業界があります。そのため、イベントの要件に応じて手順を変更できます。 

世界的なブランドや企業が、Taggbox Display を使用して視聴者のエンゲージメントを高め、イベント体験を向上させる方法をご覧ください。

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