Fiere ibride: best practice, idee e strumenti

Immagina di organizzare una fiera in cui non solo puoi servire il tuo pubblico fisico, ma puoi anche offrire un'esperienza fieristica straordinaria al tuo pubblico virtuale.

E se dicessi che questo pensiero non è limitato solo all'immaginazione. Le situazioni globali nel 2020 hanno dato origine a fiere commerciali virtuali. Mentre alcuni spettatori le hanno apprezzate, ad altri è mancata l'essenza fisica. Con una domanda di mercato così divisa, i venditori hanno escogitato una nuova soluzione: fiere commerciali ibride.

Queste fiere ibride hanno ampliato la portata del pubblico e migliorato l'accessibilità, dando vita a nuove opportunità di networking. 

Abbiamo quindi creato questo blog per aiutarti a pianificare le tue fiere ibride, a scegliere le strategie più adatte e a esplorare le idee e le pratiche migliori per organizzarle.

Fiera virtuale ibrida contro fiera commerciale virtuale

Una fiera ibrida è definita come un evento dinamico che offre un'esperienza virtuale straordinaria ai partecipanti virtuali e un'esperienza memorabile al pubblico fisico.

La fiera ibrida riesce a diventare un ponte tra l'online e l'offline, garantendo che la fiera sia accessibile a tutti i tipi di persone provenienti da varie parti del mondo.

Una fiera virtuale è un ambiente online con un'impostazione 3D, incorporata con determinati strumenti di coinvolgimento dell'evento che ricreano il concetto di una fiera fisica. La fiera virtuale consente ai visitatori e agli espositori di connettersi e interagire tramite qualsiasi piattaforma di eventi virtuali. 
Ma ora la popolarità delle fiere ibride sta aumentando rapidamente. Il 34% degli organizzatori di eventi aspettatevi di investire di più in eventi ibridi nei prossimi anni. È la soluzione perfetta per eliminare i problemi caotici e mai svaniti che il fisico e eventi virtuali affrontare individualmente.

Principali vantaggi dell'organizzazione di una fiera ibrida

1. Aumento delle dimensioni del pubblico a livello globale

La natura virtuale e digitale della fiera ibrida può aiutarti a viaggiare per continenti e catturare lead da tutto il mondo. Puoi diffondere la consapevolezza della tua fiera ibrida in pochi clic. 

E la parte migliore è che puoi scegliere se vivere l'esperienza di persona, visitando la sede dell'evento oppure comodamente da casa tua o da qualsiasi angolo del mondo.

2. Accessibilità comoda per tutti

Non riesci a gestire i tempi e i costi degli spostamenti o le ferie dal lavoro?

Da non preoccuparsi.

Le fiere ibride offrono a tutti la possibilità di partecipare alla fiera senza nemmeno uscire di casa o dal lavoro. 

Inoltre, offre un'opportunità alle persone con abilità speciali di partecipare alla fiera che altrimenti non potrebbero partecipare. Queste fiere hanno un'opzione per assistere le persone speciali con abilità diverse e aiutarle a trarre vantaggio dalla fiera. Non solo, il pubblico che desidera avere un'esperienza fisica con la tua fiera può sempre visitare la sede della tua fiera Hybrid.

3. Pianificazione economicamente vantaggiosa

Quando organizzi una fiera commerciale offline, il pensiero di enormi spazi espositivi, parcheggi, progettazione degli interni, manodopera e altre cose del genere può farci sudare. Bene, con una fiera commerciale ibrida, puoi rilassarti su tutto questo, poiché più della metà del tuo pubblico sarà online. 

Gli alti e bassi che si presentano durante la pianificazione portano a spese che salgono alle stelle fino alla fine della fiera. La soluzione all'intero elenco di queste attività costose sono le fiere ibride. Si eliminano la maggior parte di questi problemi e si rende l'evento conveniente.

4. Metriche migliorate 

Maggiore portata del pubblico, maggiore accessibilità e soluzioni convenienti portano tutti alla massima partecipazione del pubblico alla fiera. Maggiore è la partecipazione, maggiore sarà il successo della tua fiera. 

Pertanto, una fiera ibrida ti aiuterà a migliorare i parametri della tua esposizione sotto tutti gli aspetti rispetto a qualsiasi altra forma.

Idee per rendere la tua fiera virtuale un successo

1. Scegli la piattaforma fieristica virtuale appropriata

Il primo pensiero che guida l'intera fiera è: "Quale piattaforma sarà più adatta per la fiera?" In effetti, questo è il passaggio principale che comporta la responsabilità dei "dettagli" della tua fiera ibrida.

Devi aver pianificato la sede e l'alloggio per il tuo pubblico offline. Ma è anche fondamentale scegliere il migliore piattaforma di eventi virtuali compatibile con tutti gli obiettivi per cui è organizzata la tua fiera. Pertanto, pensa in modo completo prima di scegliere la piattaforma che offre tutte le soluzioni per potenziare la tua fiera ibrida. 

Pianifica in modo approfondito e scegli tutte le caratteristiche che sono imprescindibili per il pubblico virtuale della tua fiera ibrida, quindi vai a caccia dei fornitori che possono offrirti soluzioni pertinenti. 

2. Decidi cosa incorporare nella tua fiera virtuale

Per garantire uno svolgimento senza intoppi della fiera ibrida, scopri tutti gli aspetti della fiera e decidi quali caratteristiche devi integrare.

Tutte le integrazioni dovrebbero essere in linea con l'idea della tua fiera ibrida. Il fatto che "La prima impressione è l'ultima impressione" rende importante ripensare e rivalutare le caratteristiche della tua fiera ibrida.

Ecco alcune delle caratteristiche essenziali che devi integrare nella tua fiera ibrida.

• Visualizzazione del marchio e dei dettagli del marchio negli stand offline e virtuali
• Collegare partecipanti ed espositori online e offline tramite videoconferenza
• Consentire ai partecipanti di inviare le proprie informazioni di contatto direttamente agli espositori
• Esporre brochure digitali, video accanto agli stand degli espositori, ecc.
• Visualizzazione del Social Wall presso la sede della fiera e sulla piattaforma dell'evento virtuale

3. Personalizzare gli stand degli espositori

A differenza delle fiere commerciali generali, catturare l'attenzione dei partecipanti che si registrano per la tua fiera commerciale ibrida è un compito piuttosto arduo, a causa della natura eterogenea del pubblico. Devi portare tutti gli elementi che formano la miscela perfetta tra il mondo fisico e quello virtuale.

Come organizzatore di eventi, una soluzione che puoi scegliere è quella di offrire stand personalizzabili a tutti gli espositori della fiera. Sì, hai letto bene! Dai ai tuoi espositori la possibilità di progettare il proprio stand e di farlo risaltare nella fiera. Non solo, gli espositori possono avere un team che lavora specificamente per il pubblico virtuale. 

Puoi consentire loro di mostrare marchi, loghi, social wall, audio e video chiari, sponsor, pubblicità creative, diapositive di coupon, annunci e molto altro sul display del loro stand. Possono persino utilizzare design che riflettono i colori dei marchi e dei loro prodotti o servizi.  

4. Lavora sulle opportunità di sponsorizzazione

L'autofinanziamento non può soddisfare i requisiti di fatturato della tua fiera ibrida. Le sponsorizzazioni sono i principali generatori di fatturato che hanno il potenziale per dare il via a qualsiasi evento e spingerlo verso il successo.

Fornisci una piattaforma ai tuoi sponsor che li avvicini al pubblico della tua fiera ibrida (utilizzando Social Wall). Puoi attrarre le aziende in attesa di entrare in contatto con il pubblico e fare appello a loro per offrirti opportunità di sponsorizzazione per rendere la tua fiera ibrida ancora più grande e di successo.

Non dimentichiamo che gli sponsor hanno bisogno di visibilità e più visibilità avranno, più porte si apriranno per espandere la tua fiera ibrida.

5. Fornire supporto tecnico

Ultimo ma non meno importante, siate disponibili 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX per fornire tutti i servizi correlati agli aspetti tecnici della fiera ibrida. Non limitatevi a quando la fiera non avrà inizio. Dovreste avere team separati per il vostro pubblico online e offline.

Crea un team tecnico che aiuti i partecipanti e gli espositori se dovessero riscontrare problemi tecnici durante la fiera. Aiuta gli espositori a progettare il loro stand, fornendo loro gli strumenti per coinvolgere i partecipanti, aiutandoli a colmare il divario di comunicazione tra il pubblico fisico e quello virtuale, risolvendo eventuali errori di connessione tra i partecipanti e gli espositori e molto altro.

Assicurati che i tuoi dati di contatto siano chiaramente visibili a tutti i partecipanti e agli espositori, in modo che possano risolvere immediatamente i loro problemi.

Leggi anche - Idee per stand fieristici

Le migliori pratiche per organizzare una fiera ibrida

1. Facilitare la chat dal vivo per una migliore interattività

L'anima di ogni evento è il pubblico e con la tua fiera Hybrid hai sia il pubblico virtuale che quello fisico da servire. Gestire il pubblico ha reso l'organizzazione di fiere ancora più gravosa per attrarre il pubblico allo stand. E la mancanza di interattività di persona tra il pubblico online e offline scatena gli interessi dei partecipanti.

Ciò significa che devono essere fatti sforzi extra per promuovere le interazioni tra i partecipanti e gli espositori. La soluzione migliore che può essere praticata è quella di abilitare chat dal vivo per il pubblico online per aiutare i partecipanti a risolvere le loro domande sui prodotti/servizi in tempo reale e gli espositori a ottenere più lead. Puoi anche lanciare un'app per i tuoi partecipanti. Possono scaricarla e interagire tra loro, indipendentemente dal fatto che siano virtuali o fisici.

2. Organizza webinar in diretta per istruire il tuo pubblico 

La tua fiera ibrida avrà tutto il pubblico globale in un posto e in un momento; assicurati che ognuno degli espositori della tua fiera fisica abbia uno stand virtuale a cui il pubblico virtuale possa partecipare. Possono avere personale extra che gestisce il pubblico virtuale.

Trasmetti in diretta le tue sessioni offline e istruisci il tuo pubblico con maggiori informazioni sui prodotti o servizi del marchio o su qualsiasi altra cosa correlata al concetto di fiera. Puoi invitare relatori o specialisti del settore a fornire informazioni preziose ai partecipanti all'evento con webinar live. 

Puoi anche programmare i webinar per garantire la massima partecipazione dei partecipanti. Aggiungi insieme al questionario per migliorare la partecipazione dei partecipanti ai webinar.

3. Offrire opportunità di vendita immediata utilizzando piattaforme di e-commerce

Non limitare la tua fiera ibrida alla presentazione di prodotti e servizi, rendila invece un luogo di shopping in loco per i partecipanti. Può essere l'occasione perfetta per trasformare il coinvolgimento dei partecipanti al tuo evento ibrido in vendite immediate.

Puoi organizzare un'esposizione fisica dei tuoi prodotti presso la sede della fiera o offrire codici QR presso la sede. La piattaforma per eventi virtuali reindirizzerà i partecipanti al tuo Negozio di e-commerce quando lo scansionano. Incorpora un negozio online al tuo evento e converti i tuoi potenziali clienti globali in generatori di entrate. Fornire ai partecipanti la piattaforma per acquistare in tempo reale ti aiuterà ad accelerare i tassi di conversione della tua fiera ibrida.

4. Mostra i Social Wall per aumentare il coinvolgimento

Social Wall o Wall of Engagement non è niente di meno che il gamechanger della tua fiera ibrida. Può essere una grande opportunità per riunire il tuo pubblico online e offline. Puoi portare i social media alla tua fiera ibrida nel modo più unico e orientato ai risultati. 

Il social wall terrà il pubblico della tua fiera incollato allo schermo per tutta la durata. Che si tratti dei tuoi contenuti social, di quelli generati dagli utenti, di contenuti brandizzati, di annunci, di momenti salienti, di sconti, offerte, post personalizzati, sponsor, ecc., puoi pubblicarli sul tuo social wall. 

Con Taggbox Display puoi creare un Social Wall unico e raffinato per la tua piattaforma fieristica virtuale, personalizzabile e adattabile in base agli obiettivi del marchio e della fiera.

Questi muri sociali possono essere visualizzati ovunque nella tua piattaforma virtuale per fiere e sugli schermi installati nella sede offline. I tuoi espositori possono visualizzarli sul tavolo dello stand, oltre al loro stand sul display informativo, sulle pagine della chat, nei webinar, sul tavolo di registrazione e molto altro. Puoi persino aggiungere codici QR scansionabili al tuo biglietto da visita digitale su questi muri, il che è facile da fare con software per biglietti da visita giusti.

È uno strumento perfetto per attrarre più visitatori al tuo stand, coinvolgerli nel tuo marchio e suscitare il loro interesse e desiderio nei confronti del marchio.

5. Accedi ai dati in tempo reale per misurare il successo del tuo evento ibrido

Da tempo immemorabile, ci è stato insegnato a imparare dai nostri errori per raggiungere livelli di successo più elevati. Portare lo stesso pensiero al 2025 sarebbe una manna per tutti gli event marketer. 

Parlando specificamente della fiera ibrida, agli organizzatori vengono forniti resoconti dettagliati sui progressi compiuti, a cui è possibile accedere per monitorare l'andamento dell'evento e apportare miglioramenti laddove necessario.

È quindi fondamentale accedere al stato di avanzamento in tempo reale per misurare il tasso di successo della tua fiera ibrida per strategie future.

6. Tenere il Pubblico per un Lungo con la gamification creativa

Ti preoccupa il tasso di abbandono dei partecipanti alla tua fiera ibrida o tra i webinar e le conferenze? 

Probabilmente sì, soprattutto quando più della metà del tuo pubblico è virtuale. Bene, è di estrema importanza catturare l'attenzione del tuo pubblico/partecipante durante la fiera ibrida o i webinar. L'introduzione della gamification nella tua fiera ibrida assicura la partecipazione di ogni partecipante, online e offline, poiché colma il divario di comunicazione tra i due e li spinge a partecipare più attivamente.

Per farli rimanere più a lungo, gli organizzatori possono organizzare interessanti concorsi, sondaggi, sessioni di domande e risposte, giochi interattivi, evidenziando avvisi di trading sulle opzioni, E molto altro ancora. 

I migliori strumenti per le fiere ibride

Per organizzare una fiera ibrida, avrai bisogno di una vasta gamma di strumenti, che spaziano da strumenti di piattaforma per eventi virtuali, strumenti di integrazione dei social media, strumenti di coinvolgimento, strumenti di streaming live, strumenti di analisi e molto altro ancora. 

In base alle dimensioni del pubblico, agli obiettivi della fiera e alle attività coinvolte, alle funzionalità incorporate, ecc., è importante scegliere con saggezza tutti gli strumenti pertinenti. 

Assicuratevi che gli strumenti che integrate siano in linea con l'estetica della fiera ibrida e forniscano soluzioni a tutti i problemi che si presentano.

Piattaforme di fiere virtuali– vFairs, Dreamcast, 6Connex, ecc.

Strumento di social media wall– Display Taggbox

Strumento di coinvolgimento per fiere virtuali– Taggbox, stand virtuale

Strumenti di streaming live– Zoom, Instagram Live, Facebook Live, YouTube Live Strumento di analisi– Scatola di tag

Gestisci ed esegui la tua fiera ibrida senza problemi con questa rapida checklist

• Andare per promozioni sui social media con teaser accattivanti per attrarre sia gli espositori che i partecipanti.
• Bozza a piano di follow-up ben organizzato per la tua fiera ibrida.
• Scegliere il strumenti più adatti che li impiegano nei posti giusti.
• Non perdere le tue mani opportunità di sponsorizzazione.
• Pianifica sessioni di networking interattive tra gli espositori e i partecipanti.
• Crea un'esperienza coinvolgente sia per i partecipanti che per gli espositori con muri sociali. 
• Fornire fluidità e supporto tecnico attivo.
• Ottieni preziose informazioni sulle prestazioni e sul tasso di successo della fiera ibrida.
• Invia un'e-mail a tutti i partecipanti e gli espositori li ringraziano per aver preso parte alla fiera ibrida.