Feiras Híbridas: Melhores Práticas, Ideias e Ferramentas

Imagine organizar uma feira comercial onde você não só atende seu público físico, mas também proporciona uma experiência incrível de feira comercial para seu público virtual.

E se eu dissesse que esse pensamento não se limita apenas à imaginação? A conjuntura global de 2020 deu origem às feiras virtuais. Embora alguns públicos tenham gostado, outros sentiram falta da essência física. Com a demanda de um mercado tão dividido, os profissionais de marketing criaram uma nova solução: feiras híbridas.

Essas feiras híbridas ampliaram o alcance do público e aumentaram a acessibilidade, dando origem a novas oportunidades de networking. 

Por isso, elaboramos este blog para ajudar você a criar estratégias para suas feiras híbridas, escolher as estratégias mais adequadas e explorar as melhores ideias e práticas para organizá-las.

Feira de negócios híbrida vs. virtual

Uma feira comercial híbrida é definida como um evento dinâmico que oferece uma experiência virtual requintada aos participantes virtuais e uma experiência memorável ao público físico.

A feira híbrida consegue se tornar uma ponte entre o online e o offline, garantindo que sua feira seja acessível a todos os tipos de pessoas vindas de várias partes do mundo.

Uma feira virtual é um ambiente online com configuração 3D, incorporando certas ferramentas de engajamento de eventos que recriam o conceito de uma feira física. A feira virtual permite que visitantes e expositores se conectem e interajam por meio de qualquer plataforma de eventos virtuais. 
Mas agora, a popularidade das feiras híbridas está aumentando rapidamente. 34% dos organizadores de eventos esperamos investir mais em eventos híbridos nos próximos anos. É a solução perfeita para eliminar os problemas caóticos e persistentes que os eventos físicos e eventos virtuais enfrentar individualmente.

Principais benefícios de organizar uma feira comercial híbrida

1. Aumento do tamanho do público globalmente

A natureza virtual e digital da feira híbrida pode ajudar você a viajar por continentes e capturar leads do mundo todo. Você pode divulgar sua feira híbrida em apenas alguns cliques. 

E a melhor parte é que você pode escolher se quer ter uma experiência presencial, visitando o local, ou no conforto da sua casa ou em qualquer canto do mundo.

2. Acessibilidade conveniente para todos

Não consegue administrar o tempo de viagem, os custos de viagem ou as licenças do trabalho?

Não se preocupe.

Feiras híbridas dão a todos a oportunidade de participar da feira sem precisar sair de casa ou do trabalho. 

Além disso, oferece a oportunidade para pessoas com deficiências, que de outra forma não poderiam comparecer, de comparecerem à feira. Essas feiras oferecem a opção de auxiliar pessoas com deficiências e ajudá-las a se beneficiarem da feira. Além disso, o público que deseja ter uma experiência presencial com a sua feira pode sempre visitar o local da sua feira híbrida.

3. Planejamento econômico

Ao organizar uma feira presencial, a ideia de espaços enormes, estacionamento, planejamento de interiores, mão de obra e outras questões pode nos deixar preocupados. Bem, com uma feira híbrida, você pode facilitar tudo isso, já que mais da metade do seu público estará online. 

Os altos e baixos que acompanham o planejamento levam a gastos que disparam até o final da feira. A solução para toda essa lista de tarefas dispendiosas são as feiras híbridas. Você elimina a maioria desses problemas e torna seu evento mais econômico.

4. Métricas aprimoradas 

Maior alcance do público, maior acessibilidade e soluções econômicas levam à máxima participação do público na feira. Quanto maior a participação, maior será o sucesso da sua feira. 

Portanto, uma feira híbrida ajudará você a melhorar as métricas da sua feira em todos os aspectos, em comparação a qualquer outro formato.

Ideias para tornar sua feira virtual um sucesso

1. Escolha a plataforma de feira virtual apropriada

O primeiro pensamento que move toda a feira é: "Qual plataforma será mais adequada para a feira?". Na verdade, esta é a etapa principal que define os detalhes da sua feira híbrida.

Você deve ter planejado o local e a acomodação para o seu público offline. Mas também é crucial escolher o melhor plataforma de evento virtual compatível com todos os objetivos para os quais sua feira é organizada. Portanto, pense bem antes de escolher a plataforma que oferece todas as soluções para potencializar sua feira híbrida. 

Elabore seu planejamento cuidadosamente e escolha todos os recursos que são essenciais para o público virtual da sua feira híbrida e, então, faça uma busca por fornecedores que possam atendê-lo com soluções relevantes. 

2. Decida o que incorporar em sua feira virtual

Para garantir o fluxo tranquilo da feira híbrida, descubra todos os aspectos da feira e decida os recursos que você precisa incorporar.

Todas as integrações devem estar alinhadas com a ideia da sua feira híbrida. O fato de que "a primeira impressão é a que fica" torna importante repensar e reavaliar os recursos da sua feira híbrida.

Aqui estão alguns dos recursos cruciais que você deve incorporar em sua feira híbrida.

• Exibição da marca e detalhes da marca em estandes presenciais e virtuais
• Conectando participantes e expositores on-line e off-line via videoconferência
• Permitir que os participantes enviem suas informações de contato diretamente aos expositores
• Exibir folhetos digitais, vídeos ao lado dos estandes dos expositores, etc.
• Exibição do Social Wall no local da feira e na plataforma do evento virtual

3. Personalize os estandes dos expositores

Ao contrário das feiras comerciais tradicionais, capturar a atenção dos participantes que se inscrevem para a sua feira híbrida é uma tarefa e tanto, devido à diversidade do público. Você precisa reunir todos os elementos que formam a combinação perfeita entre o mundo físico e o virtual.

Como organizador de eventos, uma solução que você pode optar é oferecer estandes personalizáveis a todos os expositores da feira. Sim, você leu certo! Ofereça aos seus expositores a opção de projetar seu próprio estande e destacá-lo na feira. Além disso, os expositores podem ter uma equipe trabalhando especificamente para o público virtual. 

Você pode permitir que eles exibam branding, logotipos, murais sociais, áudio e vídeos nítidos, patrocinadores, comerciais criativos, slides de cupons, anúncios e muito mais no estande. Eles podem até usar designs que reflitam as cores das marcas e de seus produtos ou serviços.  

4. Trabalhe em oportunidades de patrocínio

O autofinanciamento não consegue atender às necessidades de receita da sua feira híbrida. Patrocínios são os principais geradores de receita com o potencial de impulsionar qualquer evento e impulsioná-lo rumo ao sucesso.

Ofereça aos seus patrocinadores uma plataforma que os aproxime do público da sua feira híbrida (usando o Mural Social). Você pode atrair as empresas que desejam se conectar com o público e convidá-las a oferecer oportunidades de patrocínio para tornar sua feira híbrida ainda maior e mais bem-sucedida.

Não podemos esquecer que os patrocinadores precisam de destaque e, quanto mais exposição eles tiverem, mais portas se abrirão para você expandir sua feira híbrida.

5. Fornecer Suporte Técnico

Por último, mas não menos importante, esteja disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para fornecer todos os serviços relacionados aos aspectos técnicos da feira híbrida. Não limite isso apenas ao início da feira. Você deve ter equipes separadas para seus públicos online e offline.

Crie uma equipe técnica para auxiliar os participantes e expositores caso enfrentem problemas técnicos durante a feira. Auxiliará os expositores a projetar seus estandes, fornecerá ferramentas para interagir com os participantes, ajudará a preencher a lacuna de comunicação entre o público físico e o virtual, resolverá quaisquer problemas de conexão entre os participantes e os expositores e muito mais.

Certifique-se de que suas informações de contato estejam claramente visíveis para todos os participantes e expositores, para que eles possam resolver seus problemas imediatamente.

Leia também - Ideias para estandes de feiras comerciais

Melhores práticas para organizar uma feira comercial híbrida

1. Facilite o chat ao vivo para melhor interatividade

A alma de qualquer evento é o público, e com sua feira híbrida, você tem o público virtual e físico para atender. Gerenciar o público tornou a organização de feiras ainda mais complexa para atrair o público ao estande. E a falta de interatividade presencial entre o público online e o presencial desperta o interesse dos participantes.

Isso significa que esforços extras precisam ser feitos para promover a interação entre os participantes e os expositores. A melhor solução que pode ser colocada em prática é permitir bate-papos ao vivo para o público online, ajudando os participantes a esclarecerem suas dúvidas sobre os produtos/serviços em tempo real e os expositores a obterem mais leads. Você também pode lançar um aplicativo para seus participantes. Eles podem baixá-lo e interagir uns com os outros, independentemente de estarem presenciais ou virtuais.

2. Organize webinars ao vivo para educar seu público 

Sua feira híbrida reunirá todo o público global em um só lugar, ao mesmo tempo; certifique-se de que cada um dos expositores físicos tenha um estande virtual para o público virtual. Eles podem ter uma equipe extra para gerenciar o público virtual.

Transmita suas sessões presenciais ao vivo e eduque seu público com mais informações sobre os produtos ou serviços da marca ou qualquer outro assunto relacionado ao conceito da feira. Você pode convidar palestrantes ou especialistas do setor para fornecer informações valiosas aos participantes do evento. webinars ao vivo. 

Você pode até mesmo agendar os webinars para garantir a máxima participação dos participantes. Adicione a rodada de questionários para aumentar a participação dos participantes nos webinars.

3. Ofereça oportunidades de vendas imediatas usando plataformas de comércio eletrônico

Não limite sua feira híbrida à exposição de produtos e serviços; em vez disso, transforme-a em um local de compras para os participantes. Pode ser a oportunidade perfeita para transformar o engajamento dos participantes do seu evento híbrido em vendas imediatas.

Você pode colocar seus produtos fisicamente no local da feira ou oferecer QR codes no local. A plataforma de eventos virtuais redirecionará os participantes para o seu loja de comércio eletrônico quando eles escaneiam. Incorpore uma loja online ao seu evento e converta seus clientes em potencial globais em geradores de receita. Oferecer aos participantes a plataforma para comprar em tempo real ajudará você a acelerar as taxas de conversão da sua feira híbrida.

4. Exiba Murais Sociais para Aumentar o Engajamento

O Muro Social, ou Muro do Engajamento, é nada menos que o divisor de águas da sua feira híbrida. Pode ser uma ótima oportunidade para unir seu público online e offline. Você pode trazer as mídias sociais para sua feira híbrida da maneira mais exclusiva e focada em resultados. 

O mural social manterá o público da sua feira comercial engajado do início ao fim. Seja conteúdo de mídias sociais, conteúdo gerado pelo usuário, conteúdo da marca, anúncios, destaques, descontos, ofertas, posts personalizados, patrocinadores, etc., você pode exibi-lo no seu mural social. 

Com o Taggbox Display, você pode criar um Social Wall exclusivo e requintado para sua plataforma de feira virtual, que pode até ser personalizado e personalizado de acordo com os objetivos da marca e da feira.

Esses murais sociais podem ser exibidos em qualquer lugar da sua plataforma virtual de feiras e nas telas instaladas no local presencial. Seus expositores podem exibi-los na mesa do estande, além do próprio estande, no display de informações, nas páginas de bate-papo, nos webinars, no balcão de credenciamento e muito mais. Você pode até adicionar códigos QR escaneáveis ao seu cartão de visita digital nesses murais, o que é fácil de fazer com o software de cartão de visita certo.

É uma ferramenta perfeita para atrair mais participantes ao seu estande, envolvê-los com sua marca e provocar seus interesses e desejos pela marca.

5. Acesse dados em tempo real para medir o sucesso do seu evento híbrido

Desde tempos imemoriais, fomos ensinados a aprender com nossos erros para alcançar patamares mais altos de sucesso. Levar esse mesmo pensamento para 2025 seria uma bênção para todos os profissionais de marketing de eventos. 

Falando especificamente sobre a feira híbrida, os organizadores recebem relatórios detalhados de seu progresso, que podem ser acessados para monitorar o desempenho do evento e fazer melhorias sempre que necessário.

É, portanto, vital aceder à relatório de progresso em tempo real para medir a taxa de sucesso da sua feira híbrida para estratégias futuras.

6. Segure o Público para um Longo com a gamificação criativa

Estressado com a taxa de desistência de participantes em sua feira híbrida ou entre webinars e conferências? 

Provavelmente sim, especialmente quando mais da metade do seu público é virtual. Bem, é de extrema importância prender a atenção do seu público/participante durante a feira híbrida ou webinars. A introdução da gamificação na sua feira híbrida garante a participação de todos os participantes, online e offline, pois preenche a lacuna de comunicação entre os dois e os incentiva a participar mais ativamente.

Para que permaneçam por mais tempo, os organizadores podem realizar concursos interessantes, enquetes, sessões de perguntas e respostas, jogos interativos, destaques alertas de negociação de opções, E muito mais. 

Melhores ferramentas para feiras comerciais híbridas

Para organizar uma feira comercial híbrida, você precisará de uma variedade diferente de ferramentas, desde ferramentas de plataforma de eventos virtuais, ferramentas de integração de mídia social, ferramentas de engajamento, ferramentas de transmissão ao vivo, ferramentas de análise e muito mais. 

Com base no tamanho do público, nos objetivos da feira e nas atividades envolvidas, nos recursos incorporados, etc., é importante escolher todas as ferramentas relevantes com cuidado. 

Certifique-se de que as ferramentas que você integra estejam alinhadas com a estética da feira híbrida e forneçam soluções para todos os problemas que surgirem.

Plataformas de feiras virtuais– vFairs, Dreamcast, 6Connex, etc.

Ferramenta de Mural de Mídia Social– Exibição Taggbox

Ferramenta de engajamento em feiras comerciais virtuais– Taggbox, Cabine Virtual

Ferramentas de transmissão ao vivo– Zoom, Instagram Live, Facebook Live, YouTube Live Ferramenta de análise– Caixa de tags

Gerencie e execute sua feira comercial híbrida perfeitamente com esta lista de verificação rápida

• Ir para promoções de mídia social com teasers atraentes para atrair tanto os expositores quanto os participantes.
• Elaborar um plano de acompanhamento bem organizado para sua feira de híbridos.
• Escolha o ferramentas mais adequadas que os empreguem nos lugares certos.
• Não perca a oportunidade de colocar as mãos em oportunidades de patrocínio.
• Agende sessões interativas de networking entre os expositores e os participantes.
• Crie uma experiência envolvente para os participantes e expositores com paredes sociais. 
• Proporciona suavidade e suporte técnico ativo.
• Obtenha insights valiosos no desempenho e na taxa de sucesso da feira comercial híbrida.
• Enviar um e-mail para todos os participantes e expositores reconhecendo-os pela participação na feira híbrida.