Eventos híbridos: Introducción, beneficios y ejemplos

¿Qué son los eventos híbridos? 

Los eventos híbridos son, como su nombre lo sugiere, una mezcla entre un evento en vivo y un evento virtualBásicamente, tomas a tu audiencia, contenido exclusivo y elementos experienciales y los combinas para brindar una experiencia inmersiva en línea. 

Para ayudarle a comenzar a planificar su evento híbrido, hemos elaborado la siguiente guía. 

Ideas y beneficios de los eventos híbridos

Los eventos híbridos se convirtieron en un método cada vez más importante y exitoso de organizar eventos mucho antes de que se afianzara la pandemia de COVID-19. 

Se utilizan con mayor frecuencia y con buenos resultados cuando las grandes corporaciones buscan reunir a sus empleados o a sus audiencias clave para un evento, pero no es posible que todos se reúnan en persona. 

Esto podría suceder por muchas razones; sin embargo, normalmente se debe a que no hay un espacio lo suficientemente grande para acomodar a todos los participantes o a que la organización está presente en varios lugares diferentes, a menudo a nivel internacional.

Debido a nuestra situación actual, la atención se centra cada vez más en los eventos híbridos como un medio para que las organizaciones realicen un evento y al mismo tiempo cumplan con las reglas de distanciamiento social en torno a la pandemia.

Pero, además de las obvias e importantes implicaciones para la salud, ¿cuáles más son los beneficios de los eventos híbridos?

Mayor alcance y asistencia

Los eventos híbridos te permiten aumentar tu alcance y captar más asistentes. De hecho, un estudio reciente demostró que 96% de asistentes virtuales encuestados en un evento reciente, nunca tuvieron la intención de asistir al evento en vivo en persona. 

Generalmente se debe a dos motivos: en primer lugar, porque no están seguros de los beneficios de asistir al evento en persona y, en segundo lugar, las restricciones geográficas no les permiten viajar.  

Como anfitrión del evento, una plataforma de eventos híbrida presenta una excelente oportunidad para captar audiencias nuevas y comprometidas. Le brinda la oportunidad de llegar a los tipos de personas que normalmente no habrían estado interesadas en el evento, simplemente porque no tenían intención de asistir en persona. 

Según statistics Según BizBash.com, el 23 % de los encuestados que organizaron un evento híbrido informaron que vieron un aumento en la asistencia física a eventos futuros.

Mayor compromiso

Compromiso es el ingrediente más crucial para crear eventos híbridos exitosos. Es esencialmente lo que distingue a su evento de ver un video en YouTube. 

Su audiencia no está allí para convertirse en espectadores básicos; participará en sus dispositivos móviles o computadoras, lo que significa que puede reaccionar a su contenido y ofrecer comentarios, todo en tiempo real.

La combinación de elementos virtuales en sus eventos en vivo abre una gran cantidad de oportunidades para aumentar la participación, tanto durante como después del evento en sí. Esto se debe al hecho de que su audiencia que participa mediante un dispositivo móvil o una computadora puede consumir contenido, hablar, mirar, dar me gusta, compartir, comentar y mucho más con solo hacer clic en un botón. Por ejemplo, puede optar por organizar encuestas con su audiencia en vivo y virtual. O puede designar a un orador invitado para que realice una charla en vivo con su audiencia en persona y luego organizar una sesión de preguntas y respuestas en vivo más íntima para después con los que están en línea. 

También puedes fomentar la participación entre miembros de la audiencia mediante la creación de un área de reunión especializada en el evento en persona, donde los delegados pueden ir a establecer contactos con otros asistentes o establecer reuniones en línea con delegados virtuales que utilizan software de emparejamiento con inteligencia artificial para eventos. 

Apalancamiento Herramientas de participación en eventos virtuales como Taggbox Display Social Wall para ayudarte a aumentar la participación de tu audiencia y ampliar el alcance. Integración de redes sociales con eventos virtuales y transmisiones en vivoEsta herramienta permite la integración de redes sociales para acceder a una audiencia más amplia, una mejor participación de la audiencia, promoción social y una experiencia general placentera.

Lea también Redes sociales para eventos híbridos: ideas y beneficios

Reducción significativa del impacto ambiental y de los costos

Ya hemos visto los efectos positivos que la reducción de los viajes está teniendo en el medio ambiente. Durante los confinamientos, las calles estaban vacías e incluso algunas de las ciudades más concurridas del mundo estaban completamente desiertas, lo que significó que las emisiones se desplomaron. 

Algunos informes incluso han sugerido que las emisiones globales totales se redujeron en aproximadamente 6% en el pico de la pandemiaSi bien nunca habrá un reemplazo para las reuniones presenciales, adoptar un formato híbrido es una excelente manera de asociar el fomento del pensamiento ecológico y la reducción de la huella de carbono personal con su marca.

Si bien nunca habrá un reemplazo para las reuniones cara a cara, adoptar un formato híbrido es una excelente manera de asociar el fomento del pensamiento ecológico y la reducción de la huella de carbono personal con su marca.

Lea también Cómo integrar un muro social en plataformas de eventos virtuales populares

Reducción de Costos

Los eventos híbridos pueden reducir significativamente los costos para todas las partes involucradas. Trabajar desde casa es ahora algo común para las empresas y sus empleados en todo el mundo. 

Google y Facebook anunció que sus empleados pueden trabajar desde casa y Twitter ha hecho posible el trabajo desde casa una opción permanente para todos los empleados.

Al alquilar un estudio plug-and-play que puedas trasladar a cualquier lugar que elijas, podrás transmitir y gestionar la parte virtual de tu evento in situ, sin necesidad de contar con un equipo completo de expertos y soluciones tecnológicas para lograr tus objetivos. 

Cuando los presupuestos son ajustados, como ocurre actualmente con muchas empresas, las plataformas de marketing de eventos híbridos son una excelente manera de reducir la brecha entre costos y resultados. 

Recolectar Datos

Una de las ventajas más importantes de un evento híbrido proviene de los datos y la información que se pueden recopilar. Por ejemplo, en un evento exclusivamente presencial, lo único que se puede hacer es estimar cuántos asistentes participaron en una sesión, como una sesión de preguntas y respuestas. Por otro lado, los eventos híbridos brindan a los organizadores de eventos todos los datos que necesitan para saber cuántas personas participaron en un evento, qué tan comprometidas estuvieron y quiénes pueden haber abandonado la sesión y por qué.

Debido a la naturaleza en línea de una plataforma de eventos híbrida, tienes acceso a una gran cantidad de información y datos rastreables. No podrías medir estos datos fuera de línea, como los datos de emparejamiento de IA y la interacción de las sesiones, todo lo cual sirve para ayudarte a refinar y mejorar los esfuerzos posteriores de creación de contenido.

Mayor flexibilidad

Si aún no está seguro sobre la validez de un evento híbrido, considere los posibles resultados si sus planes de viaje se interrumpieran debido a algunas razones, que pueden ser naturales, financieras o físicas.

Si no incluye elementos híbridos a los que recurrir, su evento tendría que cancelarse, lo que podría significar que su audiencia buscaría eventos alternativos, sin mencionar la carga de perder su propio tiempo y recursos. La ventaja de un evento híbrido es que tiene flexibilidad y se adapta a las necesidades de todos los miembros de su audiencia.

Ejemplos de eventos híbridos exitosos

Existen numerosos ejemplos de empresas que han tomado el concepto de evento híbrido y lo han utilizado para crear experiencias increíbles para la audiencia del evento híbrido, por ejemplo:

TwitchCon

Probablemente no sea una gran sorpresa que la plataforma de transmisión de juegos en vivo líder del mundo sea capaz de organizar un increíble evento híbrido.

Cada año el sitio organiza un gran evento que reúne a transmisores en vivo y fanáticos de todos los rincones del mundo, tanto de forma virtual como en persona.

Operaciones de deportes electrónicos de Riot Games

Juegos antidisturbios es líder en cuanto a la organización de eventos, como su serie de deportes electrónicos League of Legends World Championship. Y, tal como se esperaría de la naturaleza de un evento como este, plantea un conjunto de desafíos increíblemente complicados.

Sus mayores desafíos son la red, la transmisión y el hardware, sin embargo, a medida que el evento ha crecido, se han implementado elementos remotos y locales más sofisticados para garantizar que se cumplan estos desafíos.

Eventos especiales de Apple

Eventos especiales de Apple son algunos de los eventos tecnológicos más importantes que se llevan a cabo, con eventos que generan interés entre los delegados de países de todo el mundo. 

Es por eso que Apple elige eventos híbridos, para garantizar que los nuevos lanzamientos, anuncios y demostraciones sean accesibles a través de una transmisión en vivo en todo el mundo. 

El futuro de la industria de eventos

Si bien nuestro mundo se ha recuperado de las garras de la pandemia, hay grandes posibilidades (dada la prevalencia y accesibilidad de la tecnología en línea) de que más organizadores de eventos sigan dependiendo de elementos híbridos para sus eventos a largo plazo.

Los eventos híbridos pueden ofrecer una valiosa alternativa de seguro, ya que siempre habrá un medio para organizar su evento de una forma u otra si su disponibilidad de asistencia se reduce drásticamente; este es uno de los principales beneficios de los eventos híbridos.

Además, la inversión y la infraestructura que has puesto en los elementos de tu evento híbrido significan que ya estás preparado para llevar el evento a un plano exclusivamente virtual si es necesario.

Básicamente, todo esto significa que, en lugar de poner todos los huevos en la canasta de eventos en vivo, puede diversificar su oferta para garantizar que su evento sea un éxito pase lo que pase. 

Takeaways

El mundo parece un lugar diferente después de la crisis del COVID-19. Mientras que la mitad del mundo no quiere volver al mundo físico, la otra mitad se muere por estar ahí fuera.

Los eventos híbridos se han convertido en la solución ideal que ha cambiado el panorama de cómo funciona el mundo de los eventos.

Significa que tu público ha cambiado y necesitas asegurarte de adaptarte a sus necesidades. 

Los eventos en vivo nunca podrán ser reemplazados, pero al incorporar algunos elementos híbridos, puedes asegurarte de que circunstancias imprevistas nunca más descarrilen tus eventos.

Debe leer: Descubra el muro social en vivo para eventos deportivos