Ideas para conferencias virtuales en 2024: consejos y mejores prácticas

No nos equivocaremos si decimos que las reuniones virtuales se han convertido en una parte integral de la realización no solo de eventos comerciales sino también personales, dado que solucionan los obstáculos creados por los viajes y la conectividad mundial. 

Las conferencias virtuales ayudan a mejorar la participación de los empleados, acelerar el proceso de toma de decisiones y lograr un mayor compromiso de los empleados.

Según la estadística, El 87% de los empleados remotos se sintieron más asociados y conectados con el equipo y los proyectos a través de conferencias virtualesMientras que el 67% consideró que es más probable que contribuya en una reunión, también es necesario prestar atención a las desventajas, como captar la atención de los asistentes.

Conociendo y comprendiendo mejor qué ideas y consejos puedes incluir para mejorar tu conferencia, avanza hasta el final.

¿Qué entiendes por una conferencia virtual?

Puede parecer una reunión virtual o un seminario web, pero no es solo eso. 

Una conferencia virtual es una actividad que se realiza de manera que los asistentes puedan reunirse y conversar sobre temas de interés común a través de herramientas de comunicación.

Corporativo virtual Las conferencias pueden incluir entregas de premios, fiestas, lanzamientos de productos, encuentros, reuniones anuales, debates sobre el crecimiento de la empresa, conferencias entre empresas centradas en un problema, una táctica o un producto. 

El motivo principal de organizar conferencias virtuales es generar oportunidades de negocio, aumentar el conocimiento de la marca, construir y mantener relaciones con los clientes. Son una gran alternativa a los eventos presenciales e híbridos.

¿Por qué realizar una conferencia virtual?

La conferencia virtual es una opción perfecta cuando las personas están distribuidas en todo el mundo y reunirse en persona no es una opción viable.

1. Mejor alcance de audiencia

Al realizar un evento presencial, se deben tener en cuenta muchos factores, como la conveniencia, la ubicación, la accesibilidad, la participación de la audiencia, etc. Realizar eventos en línea reduce significativamente todas estas preocupaciones, ya que las personas podrán unirse a la conferencia desde la comodidad de sus hogares.

Además, es fácil asistir a ellos. Todo lo que necesitan los asistentes es un dispositivo y conexión a Internet, lo que también aumenta su número.

2. Menor costo operativo

Al realizar una conferencia virtual, los costos operativos están bien cubiertos. No es necesario incurrir en gastos relacionados con el lugar, la producción de audio y video, el personal de servicio, el transporte, el alojamiento de los invitados importantes, la comida y las bebidas o los arreglos logísticos. 

3. Generación de clientes potenciales y retroalimentación rápida

Las conferencias virtuales van seguidas de sesiones interactivas, como una ronda de preguntas y respuestas, en la que los organizadores plantean preguntas y recogen sus comentarios sobre la conferencia. Como alternativa, también pueden optar por enviar un formulario de comentarios por correo electrónico para tener registros de referencia futuros. 

Por su accesibilidad, las conferencias virtuales pueden ser una forma viable de conocer el perfil de tu audiencia, las inquietudes que enfrentan, lo que ayuda aún más a las empresas a mejorar sus procesos. 

Además, las personas que se registren para el evento desde cualquier parte del mundo podrán agregarse a la lista. sistemas CRM de la empresa, listas de distribución de boletines informativos y otras plataformas de generación de clientes potenciales en el futuro.

Las mejores ideas para conferencias virtuales

Puede resultar intimidante realizar una conferencia virtual porque el mayor desafío es mantener la compromiso de la audiencia.

Además, su conferencia no necesita tener un tema pesado para sobresalir; sólo necesita ser sencilla, innovadora, divertida y debe incluir algo que los asistentes se lleven consigo.

Algunas ideas que puedes poner en práctica son:

1. Reuniones virtuales

Los eventos virtuales pueden facilitar el encuentro de personas de todo el mundo. Los encuentros pueden realizarse de dos maneras:

Internamente: Cuando  contratar internacionalmentePuede ser un desafío fomentar y motivar a un equipo que se conecta desde diferentes partes del mundo. Las conferencias virtuales internas ayudan a construir relaciones entre los empleados, les permiten comprender el funcionamiento de la empresa, las políticas seguidas, los proyectos en curso, la presentación de nuevos empleados, la solución de los problemas que plantean los empleados, etc.

Al igual que las reuniones en las redes sociales, las reuniones virtuales son una forma de conocer personas con ideas afines en tiempo real.

Externamente: Realizar conferencias fuera de la organización generalmente ayuda a que los asistentes con intereses comunes se reúnan para facilitar un intercambio de ideas, discutir estrategias de mejora, exhibir productos, hacer anuncios importantes, compartir conocimientos con una base común, discutir tácticas que ayuden a mejorar una industria, etc.

Pueden tener lugar en cualquier forma, ya sean conferencias, cumbres, etc.

2. Fiestas corporativas digitales 

Las fiestas corporativas celebradas de forma digital son una forma fantástica de romper el hielo entre personas y departamentos. Hacen que el ambiente sea agradable y relajado para todos los involucrados.

Todo lo que necesitas hacer es pensar en un tema, incluir algunos juegos y concursos divertidos que se puedan jugar en línea, organizar sistemas que lo faciliten y listo.

3. Ferias comerciales en línea

Organizar conferencias virtuales aporta múltiples beneficios a las empresas que lanzan nuevos productos, ya que pueden captar la atención de la audiencia de todo el mundo.

Estas conferencias también ayudan a crear una red con muchos socios de la industria. Los organizadores también tienen la oportunidad de recibir comentarios en vivo de los asistentes. ferias virtuales.

Consejos y mejores prácticas para organizar conferencias virtuales

Las nociones preconcebidas en torno a los eventos virtuales han ido sufriendo cambios constantes a medida que los organizadores tienen una mente abierta sobre su realización.

Antes de que las conferencias virtuales se convirtieran en la norma, los organizadores utilizaban interacciones micro y orgánicas para crear una experiencia atractiva para los asistentes.

Sin embargo, en las conferencias virtuales, mantener la atención de la audiencia es todo un desafío. Por eso, a continuación, se ofrecen algunos consejos y prácticas que pueden ayudarlo a organizar conferencias virtuales. 

1. Elija la plataforma adecuada para organizar su conferencia virtual

Plataformas de conferencias virtuales Han demostrado ser excepcionalmente útiles en su realización. Organizar muchos seminarios web juntos no es la forma correcta de organizar una conferencia virtual, especialmente porque ya es difícil mantener la atención de la audiencia en las conferencias virtuales.

Algunas de las plataformas que puedes elegir serían: ON24, Cvent, Bizzabo, vFerias, etc.

2. Realice encuestas para comprender mejor a su audiencia

Las encuestas pueden encender el fuego participación del públicoPor eso, muchos especialistas en marketing las utilizan para sus campañas B2B. Realizar una encuesta antes del evento puede ayudar a modificar el contenido y mostrarlo según los gustos de la audiencia. 

Facilitan la interacción con la audiencia. Una encuesta exitosa solo ocurre cuando se utilizan los datos obtenidos; de esa manera, la audiencia también se siente valorada por su contribución.

3. Transmisión en vivo para captar la atención de los asistentes

Atrás quedaron los días en que mostrar siempre lo mismo, videos insulsos, seguía atrayendo la atención. Ahora, el público es activo y busca constantemente algo que pueda llevarse consigo, ya sea aprendizaje o recuerdo.

Al transmitir en vivo, las empresas no solo pueden captar la atención de la audiencia, sino también encender una chispa en ella.

Puede elegir transmitir un video de cualquier orador principal o cualquier presentación dependiendo del flujo de la conferencia.

4. Utilice fotomatones virtuales 

Un fotomatón virtual es una excelente manera de mantener a la audiencia interesada, especialmente durante los descansos.

Por ejemplo, puede crear una plantilla predefinida que tenga el tema de la conferencia que inspire a los asistentes a tomar fotografías y publicarlas en sus redes sociales, utilizando el hashtag seleccionado exclusivamente para la conferencia.

Este proceso incitará a otros asistentes a publicar sobre la conferencia utilizando el tema también, lo que, a su vez, mejorará el conocimiento de la marca.

5. Utilice los muros sociales para atraer, interactuar y crear impacto

El muro social Se ha convertido en la mejor herramienta para involucrar a la audiencia en una conferencia virtual. Muestra las publicaciones en redes sociales compartidas por los asistentes, oradores, organizadores y patrocinadores.

Los beneficios de hacerlo serían mejorar su alcance promocional, crear un sentido de comunidad, atraer a su audiencia, mejorar la configuración de sus eventos virtuales, personalizarlos según sus necesidades y moderar el contenido para filtrar lo que no es necesario.

¿Cómo puedes construir un muro social usando Taggbox?

El muro social de Taggbox puede ayudarte a realizar una conferencia virtual inteligente y apasionante, permitiéndote crear contenido auténtico y útil con la máxima eficiencia.

Con su sólido panel de moderación, puede eliminar los datos irrelevantes y mostrar solo lo que agrega valor a su conferencia.

Puede mostrar un Ticker en tiempo real con transmisión en vivo, recopila todas las publicaciones compartidas por tus asistentes, organízalas en un feed y muéstralas en un muro social.

La plataforma ofrece un conjunto de temas atractivos y virtuales, diseños llamativos, fuentes, colores, pegatinas, banners, etc.

Algunas marcas que han utilizado en el pasado el muro social orientado a resultados de Taggbox para mejorar la interacción:

VPC Inc., una empresa de producción de eventos virtuales, utilizada últimamente Soluciones para eventos virtuales Taggbox para impulsar su compromiso y hacerlo más accesible e interactivo en su serie de eventos virtuales. 

Universidad de los Emiratos Árabes Unidos, De manera similar, organizaron su ceremonia de graduación número 40 de manera virtual y utilizaron el muro social de Taggbox para interactuar con su audiencia.

Publicaron el contenido seleccionado por estudiantes, padres y personal en sus redes sociales utilizando el hashtag exclusivo en el muro social. Esto les ayudó a mantener la atención con éxito. 

Over To You

La conferencia virtual es la nueva técnica de reunir a las personas. Está ganando cada vez más popularidad a medida que las empresas se van adaptando a ella.

Los desafíos que surgen después de una conferencia virtual deben abordarse adecuadamente, y para ello las empresas necesitan tácticas inteligentes.

Utilice Taggbox para atraer, interactuar y generar un impacto que pueda ayudarle a cumplir su propósito, mejorar la comunicación y mejorar la imagen de marca, todo a la vez.