Technologie événementielle : un guide complet pour réussir en 2025
Le secteur de l'événementiel connaît une révolution alimentée par l'évolution rapide des technologies événementielles. Des outils innovants émergent constamment, promettant de rationaliser les opérations, d'améliorer l'engagement des participants et de maximiser le succès de votre événement.
68 % des professionnels de l’événementiel estiment que l’utilisation de la technologie pour rendre les événements plus agréables pour les participants est une tendance qui continuera d’être nécessaire.
Ce blog sera votre guide unique, simplifiant votre parcours dans la technologie événementielle. Nous commencerons par les bases : qu'est-ce que la technologie événementielle ? Ensuite, nous vous aiderons à découvrir certaines tendances en matière de technologie événementielle que vous pourrez utiliser en 2025.
Ainsi, que vous planifiez des événements virtuels, en personne ou hybrides, ce blog vous aidera à acquérir les connaissances nécessaires pour choisir les meilleures solutions technologiques événementielles.
Qu'est-ce que la technologie événementielle ?
La technologie événementielle est une boîte à outils numérique pour la planification et l'organisation d'événements. Ces outils peuvent être des applications, des sites Web ou des logiciels qui vous aident à organiser, à gérer et à suivre vos événements. Ils sont conçus pour rendre votre travail plus facile et plus efficace, vous permettant de vous concentrer sur la création d'un événement mémorable.
Considérez cela comme des applications et des outils pour tout gérer. De la simplification de l'inscription à la création d'un site Web d'événement et même à la diffusion en direct pour les participants virtuels.
90 % des spécialistes du marketing événementiel estiment que la technologie améliore considérablement le succès de leurs événements. Que votre événement soit en personne, en ligne ou un mélange des deux, différents outils sont disponibles pour en faire un succès.
Par exemple, vous pouvez intégrer un affichage sur un mur social pour présenter votre contenu le plus influent sur les écrans. idées d'activation d'événements captera l’attention de votre public et animera l’événement.
Cela permet également aux gens de se connecter lors de l’événement, rendant l’expérience plus fluide et plus agréable pour toutes les personnes impliquées.
Comment choisir la bonne technologie événementielle
1. Tenez compte des objectifs de votre événement
Pick engagement événementiel une technologie adaptée à vos objectifs et à votre plan global. Cela garantira qu'elle profitera à vous et à vos participants.
Voici quelques conseils clés à garder à l’esprit avant de choisir la meilleure technologie événementielle :
1. Tenez compte des objectifs de votre événement
La technologie événementielle peut être un outil puissant pour atteindre les objectifs d'un événement, quel que soit son format ou son type. Cependant, le choix de la technologie appropriée dépend de la définition claire de ces objectifs.
Commencez par vous demander ce que vous espérez accomplir avec cet événement. Quels sont vos objectifs commerciaux globaux et comment comptez-vous mesurer votre réussite ?
2. Format d'événement correct
Vous planifiez votre événement ? Commencez par être réaliste quant à votre budget et explorez ce qui est réalisable.
Des événements plus petits et en personne peuvent être plus adaptés, réduisant les frais de déplacement et de lieu. Envisagez un format hybride avec des VIP présents en direct et d'autres se joignant virtuellement. Le format et le type d'événement que vous choisissez sont essentiels, car ils déterminent la technologie événementielle dont vous avez besoin.
3. Événements en personne
L’organisation d’un événement en personne réussi nécessite beaucoup de planification et d’efforts. Les organisateurs d’événements expérimentés le savent et utilisent une technologie spécialisée, souvent appelée « technologie événementielle », pour garantir que tout se déroule sans problème et efficacement.
Considérez la technologie événementielle comme des outils utiles adaptés à vos besoins spécifiques. Ces outils disposent souvent d'API ouvertes, ce qui vous permet de les adapter à votre flux de travail, qu'il s'agisse de gérer les inscriptions en ligne, de créer une application événementielle pour les participants ou d'utiliser la billetterie numérique.
En adoptant la technologie événementielle, vous pouvez gagner du temps, réduire le stress et créer une expérience plus agréable pour toutes les personnes impliquées dans votre événement.
4. Événements hybrides
Les événements hybrides ont le vent en poupe ! Ils combinent des éléments en personne et virtuels, permettant aux gens d'assister à distance tout en profitant de l'expérience en direct.
Votre objectif est de faire en sorte que les deux groupes se sentent également inclus et impliqués. 2Vous aurez besoin de technologie pour tout, de la budgétisation et de l'inscription à la fidélisation des participants en personne et virtuels.
5. Événements virtuels
Votre public virtuel a besoin d'une vidéo de haute qualité, comme celle que vous voyez à la télévision. Les flux granuleux et lents ne les intéresseront pas. Pré-enregistrez et diffusez : pour garantir une expérience fluide, pré-enregistrez le contenu et diffusez-le à n'importe qui, n'importe où.
72 % des organisations reconnaissent que la technologie des événements virtuels est essentielle pour la planification d’événements.
Salles de réunion et appels vidéo : une technologie événementielle de pointe vous permet de créer des « salles » virtuelles dans lesquelles de petits groupes peuvent discuter après les sessions. De plus, les participants peuvent rapidement s'appeler directement par vidéo, où qu'ils se trouvent.
Exemples de technologies événementielles en action
1. Outils de planification d'événements
2. Organiser l'événement virtuellement
3. Technologie utile pendant l'événement
4. Technologie pour la sécurité et la sûreté
Les organisateurs d'événements utilisent divers outils technologiques pour rationaliser de nombreux aspects de la vie de l'événement. Ces outils visent à améliorer l'expérience globale, de la planification transparente à l'engagement des participants.
Explorons quelques exemples de technologie événementielle en action :
1. Outils de planification d'événements
Plateformes d'inscription:Éliminez l’inscription manuelle grâce à des plateformes qui permettent aux participants de s’inscrire en ligne, de collecter des données et de gérer efficacement les ventes de billets.
Applications événementielles:Fournissez aux participants un hub centralisé pour accéder au programme de l'événement, aux plans des lieux, aux biographies des intervenants et aux mises à jour importantes, le tout via leurs appareils mobiles.
2. Organiser l'événement virtuellement
Plateformes d'événements virtuels:Hébergez des conférences, des webinaires et d’autres rassemblements en ligne via des plateformes offrant une diffusion en direct, une fonctionnalité de chat et des opportunités de réseautage virtuel.
Outils d'enregistrement et de diffusion en continu:Capturez des sessions d'événements pour un accès à la demande, permettant aux participants de participer même s'ils ne peuvent pas assister en direct.
3. Technologie utile pendant l'événement
Assistants IA:Ce ne sont pas des chatbots ordinaires. Ils sont intégrés aux applications événementielles, prêts à répondre aux questions des participants en temps réel, à fournir des indications et même à proposer des recommandations personnalisées. Ils sont comme l'assistant personnel de votre événement, toujours là pour vous aider.
Logiciel de conception d'événements: Utiliser Modélisation 3D des outils pour visualiser l'agencement de l'événement, optimiser l'utilisation de l'espace et concevoir une configuration de scène percutante.
4. Technologie pour la sécurité et la sûreté :
Systèmes de contrôle d'accès:Mettre en œuvre des outils tels que des scanners ou des technologies de reconnaissance faciale pour gérer les points d’entrée, garantissant ainsi l’accès autorisé et améliorant la sécurité des événements.
Logiciel de gestion: Celles-ci Sociétés de gestion d'événements consolider des tâches telles que la gestion du budget, la coordination des fournisseurs et les évaluations des risques au sein d'une seule plateforme, favorisant ainsi une exécution d'événements sécurisée et organisée.
Choisir les bonnes solutions technologiques pour vos événements
1. Choisissez une entreprise axée sur l'innovation
2. Ne négligez pas la préparation hybride
3. Privilégiez la facilité d’utilisation
4. Assurez une expérience fluide aux participants
5. Choisissez une technologie événementielle personnalisée
6. Fiabilité
7. Choisissez une technologie avec un support client de premier ordre
8. Assurez-vous que tout est au même endroit
Toutes les technologies événementielles ne se valent pas. Si certains outils sont essentiels à la réussite d’un événement (comme les plateformes d’inscription ou les logiciels de planification), d’autres offrent des fonctionnalités supplémentaires qui peuvent être considérées comme « intéressantes » (comme la gamification ou les chatbots basés sur l’IA).
Cette section abordera les éléments à prendre en compte lors du choix de la technologie événementielle adaptée à vos besoins :
1. Choisissez une entreprise axée sur l’innovation
Bien que les outils technologiques essentiels pour les événements semblent suffisants, se concentrer uniquement sur ceux-ci peut vous empêcher de profiter des solutions de pointe émergentes.
Tout comme les téléphones à clapet avant les smartphones, une technologie apparemment adéquate peut rapidement devenir obsolète. Pour garder une longueur d'avance, choisissez une entreprise dédiée à l'innovation dans sa technologie événementielle.
Recherchez des entreprises qui démontrent leur engagement en faveur du progrès par le biais de leur présence en ligne, de leurs annonces et de leurs déclarations de direction. N'hésitez pas à vous renseigner directement sur leurs projets pour l'avenir des événements hybrides et à tenir compte de leurs antécédents en matière d'introduction de solutions innovantes.
2. Ne négligez pas la préparation hybride
La façon dont les événements sont organisés évolue ! Les événements en personne étant de plus en plus courants, les gens combinent le meilleur des deux mondes avec des événements hybrides qui incluent des participants physiques et virtuels.
L'un des plus grands défis consiste à garantir à tous une expérience agréable, qu'ils participent en personne ou en ligne. La meilleure technologie événementielle contribuera à combler le fossé entre ces deux groupes.
Voyez les choses ainsi : au lieu de créer des outils distincts pour les applications d'événements virtuels et en personne, trouvez une plateforme qui les relie de manière transparente. Cela vous fera gagner du temps et garantira que tout le monde aura le sentiment de faire partie du même événement, quelle que soit la manière dont il participe.
3. Privilégiez la facilité d’utilisation
Lors du choix de la meilleure technologie événementielle, la convivialité doit être prise en compte. Les organisateurs et les participants ont besoin d'une plateforme intuitive et facile à utiliser.
Des fonctionnalités simples conduisent à un retour sur investissement plus élevé et à une efficacité accrue grâce à des plateformes conviviales.
Avant de vous engager sur une plateforme, demandez toujours une démonstration ou un essai gratuit au fournisseur pour tester sa convivialité. N'oubliez pas que la technologie doit améliorer votre événement et non créer des obstacles inutiles.
4. Assurez une expérience fluide pour les participants
De l'inscription en ligne à l'utilisation de l'application événementielle, votre événement doit être un jeu d'enfant pour les participants. Tout doit se dérouler sans accroc et refléter votre image de marque.
C'est important car la plupart des participants préféreraient une application mobile pour poser des questions et participer, et une expérience maladroite peut ruiner leur impression.
Surtout pour les événements hybrides, privilégiez la facilité d'utilisation. Lorsque vous choisissez une technologie événementielle, posez-vous des questions essentielles : l'inscription oblige-t-elle les gens à quitter votre site Web ? Pouvez-vous personnaliser l'application et le site Web pour qu'ils correspondent à votre marque ?
5. Choisissez une technologie événementielle personnalisée
Votre meilleure technologie événementielle est l'ambassadrice de votre marque, elle façonne la façon dont les participants vous perçoivent. Pour vous assurer que la technologie que vous choisissez reflète parfaitement l'identité de votre marque, donnez la priorité à ces domaines clés :
Emplacement du logo : Intégrez parfaitement votre logo et choisissez son emplacement pour un impact maximal.
Personnalisation visuelle : Transformez la plateforme avec les couleurs de votre marque, vos images, vos vidéos d'événements et votre esthétique de conception globale.
Contrôle des polices : Maintenez la cohérence de la marque en sélectionnant vos polices préférées sur toute la plateforme.
Options de personnalisation: Découvrez la gamme complète de fonctionnalités de personnalisation offertes par la plateforme de services de technologie événementielle pour garantir une expérience de marque cohérente.
6. Fiabilité
Les pannes de services technologiques liés aux événements sont une catastrophe qui ne demande qu'à se produire. Même de brèves pannes lors des inscriptions ou des diffusions en direct peuvent entraîner des pertes de revenus, des opportunités manquées, des participants frustrés et une mauvaise presse.
Pour éviter cela, choisissez des prestataires de services technologiques événementiels fiables. Renseignez-vous sur leurs plans de temps d'arrêt, discutez avec d'anciens clients et consultez les avis en ligne pour vous assurer que votre événement se déroule sans problème et est gérable.
7. Choisissez une technologie avec un support client de premier ordre
Imaginez que vous planifiez une fête et que vous engagez une entreprise pour gérer la musique. Vous voulez qu'elle soit fiable et disponible en cas de problème avec l'équipement.
Les meilleures entreprises disposent également d'une personne dédiée qui peut vous montrer comment utiliser l'équipement afin que tout se passe bien le jour de la fête.
Choisissez une entreprise avec un excellent support client qui utilise un logiciel de centre d’appels pour garantir une résolution rapide des problèmes et des conseils efficaces sur l’utilisation de la technologie événementielle.
8. Assurez-vous que tout est au même endroit
Vous devez gérer un site Web, des e-mails, des inscriptions, des applications, des intervenants, des sponsors, des enregistrements, des sondages, du réseautage et garder les gens engagés. C'est beaucoup !
Au lieu de jongler avec plusieurs outils, utilisez une seule plateforme qui regroupe tout ce dont vous avez besoin au même endroit. Cela facilitera votre travail, vous fera gagner du temps et de l'argent et vous aidera à organiser un événement plus réussi.
Tendances technologiques événementielles pour 2025
2. L'intelligence artificielle lors d'événements
6. Combler le fossé physique et virtuel
8. Mesures de sécurité renforcées
9. Hologrammes
La façon dont nous planifions, organisons et vivons les événements change constamment grâce aux nouvelles technologies de gestion des événements.
Alors que nous évoluons vers les tendances technologiques événementielles en 2025, plusieurs tendances devraient avoir un impact considérable sur le secteur de l’événementiel, améliorant ainsi les choses pour les organisateurs et les participants.
Explorons quelques tendances clés en matière de technologie événementielle en 2025 qui peuvent vous aider à faire de votre événement un énorme succès :
1. Invitations numériques
La première tendance technologique de notre liste concerne les invitations numériques, qui gagnent en popularité en raison de leur côté pratique. Les invitations en ligne facilitent le suivi des réponses et des préférences alimentaires, offrant ainsi aux organisateurs d'événements des outils efficaces pour la gestion des invités.
Les organisateurs d’événements peuvent profiter de cette tendance en utilisant des invitations numériques pour ajouter une touche de formalité à leurs événements et engager les invités avant leur arrivée.
Bien que les lieux d'événements ne gèrent généralement pas les invitations, ils peuvent impressionner les partenaires potentiels en utilisant des messages multimédias avec des designs de marque et des vidéos de promotion du lieu.
2. L'intelligence artificielle lors d'événements
L'intelligence artificielle (IA) transforme rapidement le secteur de l'événementiel, en proposant des solutions intelligentes qui facilitent le déroulement des événements et renforcent l'engagement des participants. Voici à quoi vous attendre :
Imaginez assister à un événement où tout est conçu sur mesure pour vous. L'IA personnalise votre expérience, vous recommande des conférences et vous met en relation avec des personnes partageant les mêmes idées, vous permettant ainsi de vous sentir valorisé et pris en charge.
Les chatbots répondent instantanément à vos questions et, après l'événement, l'analyse des données aide les organisateurs à créer des expériences encore meilleures à l'avenir. C'est comme avoir un assistant personnel qui vous permet d'en tirer le meilleur parti.
3. Mur de médias sociaux
Imaginez une tendance technologique en matière d'événements, comme un affichage en direct présentant des photos, des vidéos et des messages que les participants partagent sur Twitter, Instagram et Facebook. Cela crée une atmosphère dynamique, encourageant les gens à partager leurs expériences et à participer à la conversation.
En affichant du contenu généré par les utilisateurs avec le hashtag de votre événement, vous bénéficiez de publicité gratuite et atteignez un public plus large via les réseaux sociaux des participants.
De plus, ces murs fournissent des informations sur les préférences du public. Des fonctionnalités telles que « Snapup » permettent aux participants de participer à des sondages et à des jeux, en leur fournissant des commentaires en temps réel pour améliorer votre événement ou votre planification future.
Mur des médias sociaux Les événements en ligne ne sont pas seulement une tendance, mais un outil puissant pour stimuler l'engagement, faire connaître la marque et obtenir des informations précieuses auprès des participants à votre événement. Ils constituent une solution rentable qui peut améliorer considérablement l'expérience globale de l'événement, incitant les organisateurs d'événements à explorer de nouvelles façons d'interagir.
4. Une application mobile
Les applications mobiles pour événements ne sont plus seulement une fonctionnalité supplémentaire, mais une tendance technologique essentielle pour créer des événements réussis. Ces applications sont désormais conçues pour rendre l'expérience plus personnalisée, interactive et engageante pour les participants.
Imaginez avoir votre programme d'événements personnalisé sur votre téléphone, recevoir des mises à jour et des notifications en temps réel, et même vous connecter avec d'autres participants pour réseauter.
Ces fonctionnalités peuvent améliorer considérablement l’expérience globale des invités et leur permettre de se sentir plus impliqués dans l’événement.
5. Expériences AR/VR
La réalité virtuelle (VR) et la réalité augmentée (AR) ne sont plus des concepts futuristes. Le secteur de l’événementiel évolue constamment, même pour les événements à petit budget.
Ces outils puissants peuvent améliorer la notoriété de la marque, stimuler l'engagement et créer des expériences inoubliables. Imaginons un événement de lancement de voiture où les participants peuvent explorer virtuellement l'intérieur et l'extérieur d'une nouvelle voiture, l'essayer et même personnaliser les fonctionnalités, le tout dans un environnement de réalité virtuelle. Pouvez-vous imaginer l'enthousiasme et le buzz que cela créerait ?
Cette expérience immersive va bien au-delà des présentations traditionnelles et laisse une impression durable sur le public.
6. Combler le fossé physique et virtuel
Les événements virtuels et hybrides offrent flexibilité et accessibilité, permettant à chacun de participer, quel que soit l'endroit où il se trouve. Les événements virtuels sont entièrement en ligne, tandis que les événements hybrides offrent des éléments en personne et en ligne.
Cela ouvre les portes à un public plus large et favorise l’engagement via des plateformes interactives et la diffusion en direct.
De plus, les événements virtuels et hybrides peuvent être plus rentables et plus respectueux de l’environnement que les rassemblements en personne.
7. Durabilité technologique
La durabilité devient une priorité importante dans planification d'événements, et la technologie est essentielle pour rendre les événements plus respectueux de l'environnement. Voici comment :
Tout numérique : Oubliez le papier ! La technologie événementielle permet de créer des brochures, des agendas et des billets numériques, réduisant ainsi considérablement la quantité de papier utilisée et les déchets générés.
Présence virtuelle : En proposant des options de participation virtuelle robustes, les organisateurs d’événements peuvent minimiser le besoin de se déplacer, réduisant ainsi les émissions de carbone associées au transport. Cela profite à l’environnement et ouvre l’événement à un public plus large.
Sélection d'un lieu durable : Les plateformes technologiques peuvent aider les organisateurs à choisir des lieux dotés de solides pratiques en matière de durabilité, garantissant ainsi que l’événement ait un impact environnemental moindre.
8. Mesures de sécurité renforcées
La technologie de reconnaissance faciale offre une alternative plus sûre aux méthodes traditionnelles et aide à prévenir les accès non autorisés.
Il est toutefois essentiel de tenir compte des préoccupations en matière de confidentialité liées à cette technologie. À mesure que les réglementations en matière de collecte et d'utilisation des données évoluent, les organisateurs d'événements doivent se conformer à toutes les lois applicables et donner la priorité à la confidentialité des participants.
Cela signifie obtenir le consentement, proposer des méthodes d’enregistrement alternatives et stocker et supprimer les données en toute sécurité après l’événement.
9. Hologrammes
Des entreprises comme Event Works 4D proposent des écrans holographiques qui projettent des images et des intervenants grandeur nature, ouvrant un monde de possibilités pour les organisateurs d'événements.
Les organisateurs d’événements peuvent utiliser des hologrammes à diverses fins, notamment Événements de lancement de produit pour mettre en valeur les recommandations des célébrités et pour présenter des produits de manière unique.
Les hologrammes sont un excellent moyen pour les lieux d'impressionner les partenaires potentiels. Ils peuvent être facilement installés et utilisés pour des affichages temporaires et permanents, ce qui en fait des ajouts polyvalents à n'importe quel lieu.
10. Cabines photo numériques
Les photomatons numériques permettent aux participants à l'événement de prendre des photos de marque, des GIF, des Boomerangs et de courtes vidéos. C'est un excellent moyen d'accroître l'engagement envers votre marque et d'améliorer le référencement naturel.
Les organisateurs d'événements peuvent utiliser le numérique des photomatons pour les événements en personne et en ligneLes lieux d’événements peuvent également bénéficier de cette tendance en offrant aux organisateurs davantage de moyens d’impliquer les participants.
Comment trouver la meilleure technologie événementielle
Voici deux façons de trouver la technologie adaptée au secteur de l’événementiel qui répondra le mieux à vos objectifs et vous aidera à les atteindre.
1. Sites d'évaluation des technologies événementielles
Le choix de la technologie dans le secteur de l'événementiel peut faire de votre événement un succès. Mais avec autant d'options, la recherche peut s'avérer fastidieuse.
Heureusement, les sites d'évaluation de technologies événementielles offrent des informations précieuses. Ces plateformes collectent des avis et des notes d'utilisateurs réels, offrant ainsi un retour d'information honnête au-delà des descriptions officielles des produits.
Les meilleurs sites comme G2 Crowd, Capterra et Software Advice peuvent vous aider à identifier la solution la mieux adaptée à vos besoins. G2 Crowd met même en avant les meilleurs acteurs grâce à ses prix d'innovation.
Que vous appréciiez la popularité, l’abordabilité ou la convivialité, ces ressources peuvent vous guider vers la solution technologique parfaite dans le secteur de l’événementiel.
2. Comment effectuer des recherches sur la technologie événementielle
N'hésitez pas à poser des questions détaillées à vos commerciaux sur des fonctionnalités spécifiques et des informations sur le secteur. Complétez ces informations par des recommandations de votre réseau et des commentaires directs de clients existants.
Les rapports sectoriels et les comparaisons de référence offrent des données et des informations précieuses qui complètent les avis des utilisateurs. Ces ressources peuvent révéler des tendances et des problèmes potentiels que vous n'avez pas encore pris en compte.
Enfin, créez une évaluation personnalisée en fonction des objectifs et de la stratégie spécifiques de votre événement.
Cela permettra d’identifier les logiciels qui permettent de générer de la notoriété, de gérer les inscriptions et de mesurer le succès.
Conclusion
La technologie événementielle fournit des informations précieuses sur les données, rationalise les flux de travail et stimule l'engagement des participants, rendant les événements plus productifs et plus réussis.
Choisissez les outils les mieux adaptés aux objectifs de votre événement et assurez-vous de leur compatibilité avec vos technologies existantes. Concentrez-vous sur une technologie événementielle qui offre une expérience fluide et positive à toutes les personnes impliquées, des organisateurs aux participants.
Recherchez l’innovation et la technologie dans l’industrie de l’événementiel, qui peuvent vous donner accès à des solutions de pointe avant vos concurrents.
Alors, sans plus tarder, choisissez la technologie événementielle qui correspond le mieux à vos objectifs.
