Comment organiser un événement virtuel – Un guide étape par étape

Événements virtuels ! Le phénomène new-age a connu un battage médiatique massif en 2024 en raison des conditions mondiales limitant la tenue d'événements en direct en personne. 

Pour ceux qui sont nouveaux dans les événements virtuels, cela signifie «un événement qui se déroule numériquement via les médias sociaux, les plateformes numériques ou événementielles avec l'aide d'Internet et d'appareils numériques et où les participants y assistent depuis leur domicile ou des emplacements distants sans se rencontrer personnellement » 

Les événements virtuels étant une tendance émergente, de nombreuses personnes et marques ne savent pas vraiment comment s'y prendre et comment organiser avec succès un événement virtuel. 

C'est pourquoi nous avons créé ce blog perspicace qui met en évidence 14 conseils pratiques et précieux, ainsi que des étapes à suivre pour organiser un événement virtuel réussi à partir de zéro, en 3 sections :

Conseils précieux pour organiser un événement virtuel réussi

A. AVANT L'ÉVÉNEMENT VIRTUEL

1. Créez une carte d'activités pour votre événement virtuel

Une carte d'activités est une sorte de liste de questions ou d'activités qui auront lieu lors de votre événement virtuel. Elle doit couvrir tous les aspects de votre événement, qu'ils soient liés aux participants ou à vous-même. 

La carte des activités doit inclure des informations et des réponses aux questions concernant la manière dont inscriptions aux événements aura lieu, à diffuser en direct ou en pré-enregistrement, comment procéder aux promotions de l'événement, etc. 

Vous pouvez également définir des intégrations d'outils, des idées sur les expériences d'audience, la stratégie de collecte de commentaires, la date et l'heure, la taille d'audience acceptable, les outils d'exécution et bien plus encore.

2. Décidez stratégiquement de la date et de l'heure de l'événement

Tout comme pour les événements physiques hors ligne, la date et l'heure sont tout aussi importantes dans l'environnement numérique. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que les gens se présentent à une date et à une heure aléatoires. 

Alors, identifiez le jour où vous aurez le nombre maximum de votre public cible disponible pour votre événement, que ce soit le week-end, peut-être en semaine, peut-être le soir ou même l'après-midi. 

Si vous ne faites pas cela correctement, tous les autres efforts et investissements seront vains car il n'y aura pas de public pour servir votre objectif.

3. Trouvez et utilisez la technologie idéale pour vos événements virtuels

Tout comme vous avez besoin d’un lieu pour les événements en personne, vous devez disposer d’une vitrine numérique pour votre événement virtuel qui servira de lieu ou de plate-forme permettant aux participants de se connecter et d’interagir avec l’événement. 

De nombreux outils vous offre la possibilité de créer votre lieu virtuel unique avec tous les points de vente nécessaires comme un bureau d'information, un salon, des théâtres, un auditorium, etc. comme un lieu réel. 

Il existe des outils et des technologies qui intègrent divers éléments passionnants, engageants et interactifs tels que flux de médias sociaux en direct à votre événement virtuel pour le rendre plus intéressant et passionnant afin d'augmenter l'engagement et de créer des expériences interactives. 

Choisissez donc le type de plateforme dont vous aurez besoin en fonction de la taille de votre public, de vos objectifs, de vos activités, etc. Vous pouvez même intégrer plusieurs outils et plateformes pour créer une expérience holistique. Nous avons répertorié certains des outils les plus populaires autour des événements virtuels.

vFoires – Une plateforme d’événements virtuels qui offre des possibilités de création de lieux numériques, de halls et de stands virtuels, d’intégration d’activations de parrainage, d’inscriptions à des événements, de génération de rapports d’événements, et bien plus encore. 

Livestorm – Un outil pour les webinaires et réunions virtuels avec des solutions pour les mails d’inscription, les chats en direct, l’accès depuis le navigateur et plus encore.

Dreamcast- Une plateforme d'événements virtuels de premier plan qui aide les organisations à organiser des événements virtuels et hybrides. Un lieu numérique idéal pour organiser des réunions virtuelles, des conférences, des assemblées publiques, salons virtuels, expositions, foires et plus encore. Il est bien connu pour ses fonctionnalités avancées telles que l'empreinte numérique, le contrôle d'accès, protection des terminaux, tables de réseautage, chats en direct 1:1, gamification et bien plus encore pour améliorer les expériences d'événements virtuels.

Nextiva – Cet outil propose des vidéoconférences en direct et des webinaires individuels pour tirer le meilleur parti de votre événement. Ils proposent également des communication avec VoIP, vidéo et chat.

Zoom – L'une des conférences, réunions, événements et webinaires numériques les plus populaires et les plus faciles à utiliser, avec des expériences sans tracas, une évolutivité des participants et un prix abordable.

Affichage de la boîte à balises – Un outil d’intégration de contenu de médias sociaux pour améliorer l’engagement et les expériences lors d’événements virtuels. Il dispose d’interactions en temps réel, de plus de 15 flux sociaux, facile à utiliser, CGU affichage, publications sponsorisées, intégration simple avec les flux vidéo et abordable. 

Instagram Live et YouTube Live – Option ouverte et populaire vous permettant de vous connecter facilement avec votre public. Accès simple, pas d'inscription, etc. mais assez statique et basique. 

Eventbrite – Un outil pour les créateurs d’événements et également pour le public où vous pouvez créer des événements, une page d’inscription, des compteurs de billets, des rapports et des analyses, une intégration sociale et une liste d’événements pour augmenter la portée et l’engagement

4. Soyez intelligent avec vos promotions d'événements numériques

Puisqu'il s'agit d'un événement virtuel, la meilleure façon de le promouvoir est via les canaux numériques, car les canaux de marketing hors ligne peuvent ne pas être aussi pertinents et efficaces. 

Il est essentiel que vous atteigniez votre public cible sur les canaux numériques via la publicité payante ou publications sur les réseaux sociaux concernant votre événement. Intégrez également le lien d'inscription ou de participation à l'événement à vos promotions pour garantir une exposition et une participation maximales. 

Alors que le secteur des événements virtuels est encore en pleine croissance, les promotions et les instructions concernant l'événement seront importantes pour faire connaître, éduquer le public et l'inciter à y assister. 

5. Préparez-vous à l'avance aux erreurs techniques

Le plus grand défi avec les événements numériques est probablement que vous pourriez être confronté à des difficultés et des problèmes techniques avant votre événement ou, pire encore, pendant votre événement. 

Vous devez donc identifier tous les outils et équipements technologiques que vous utilisez et les erreurs possibles qui peuvent en résulter en cas de dysfonctionnement de la caméra, avant de commencer votre événement. 

Dans ce cas, vous aurez besoin de caméras de secours. De même, identifiez et préparez-vous à de tels « événements » inattendus. 

6. Induction et essais avec les artistes/intervenants

Peu importe à quel point vous planifiez et vous préparez aux pires scénarios, vous ne connaîtrez jamais les vrais problèmes et leur impact tant que vous n'aurez pas réellement testé et essayé les méthodes et les procédures.  

De même, avant l’événement, effectuez des tests sans les participants pour vérifier si tout est en place ou non ou pour détecter d’éventuelles lacunes et erreurs inattendues. 

Vous devriez également organiser une séance d'initiation avec vos intervenants, invités, artistes, etc. sur la manière dont ils doivent procéder, les éventuelles pauses entre les deux, la manière d'aborder les scénarios inattendus et certains événements plus importants. 

Doit lire: Événements virtuels 101 : un guide complet pour 2024

B. PENDANT L'ÉVÉNEMENT VIRTUEL

7. Guider les participants sur les bases des événements virtuels

Comme il s’agit d’une nouvelle aventure pour votre entreprise, il s’agit également d’un nouveau concept pour le public et celui-ci n’a aucune connaissance ou une connaissance minimale des bases des événements virtuels. 

Ainsi, dès le début de l'événement, vous devez partager la procédure de base, le calendrier, comment accéder aux flux et aux sessions, comment faire des pauses entre les deux, la durée de l'événement et d'autres informations aussi importantes. 

Cela les aidera à comprendre le fonctionnement de l'événement virtuel. Vous pouvez également ajouter de nouvelles informations ou des modifications dont ils n'avaient pas connaissance auparavant. 

8. Motiver le public à s'engager et à interagir

Participation du public est connu pour être l'indicateur de performance clé de tout événement, qu'il s'agisse d'un événement hors ligne, en personne ou virtuel. Vous devez donc vous assurer d'un engagement approprié et productif du public tout au long de l'événement. 

Vous devez inclure des éléments qui encouragent l'engagement du public, comme l'ajout d'un flux de discussion, l'organisation de sessions de questions-réponses, l'activation de discussions de partage des connaissances, le partage d'images et de vidéos ou la demande aux utilisateurs de partager leurs expériences et leurs opinions. 

Vous pouvez également mettre en avant les éléments clés, les avantages à valeur ajoutée, les récompenses, etc. que les publics peuvent recevoir en fonction de leur niveau d'engagement. Cela contribuera à attirer un maximum d'audience et d'engagement. 

Vous pouvez encourager l'engagement grâce à des stratégies de gamification ou à l'aide de dispositifs multifonctionnels. outils d'intégration des médias sociaux qui élargissent les capacités de votre événement. 

9. Permettre une communication personnalisée avec les participants

L’un des avantages majeurs des événements hors ligne en personne est que les participants ont la possibilité de discuter personnellement en face à face avec les intervenants, les organisateurs, les artistes, etc. 

Il est important d'inclure cet élément à votre événement virtuel pour maintenir l'essence et la qualité de l'événement. Vous pouvez avoir du personnel ou des sessions pour communiquer avec chaque individu possible. 

Cela peut être un défi pour les événements avec un public massif, vous pouvez donc créer de petits groupes pour cela. Une communication personnalisée garantira un plus grand engagement et des événements plus interactifs. 

10. Inclure des pauses et des sessions de réseautage pendant l'événement

Si vous prévoyez un événement de longue durée, c'est-à-dire plus d'une heure, vous devriez prévoir des séances de travail entre les deux pour vous rafraîchir et vous détendre. 

Cela aura un avantage à double sens : vous pourrez vérifier si tout se déroule comme prévu et le public pourra gagner en concentration et en énergie, ce qui conduira à un engagement et une efficacité maximum. 

En plus de cela, vous pouvez également créer un réseau interne entre les participants par le biais de chats et de communications lors des sessions en petits groupes. C'est un excellent moyen de montrer des informations sponsorisées ou promotionnelles. 

11. Ajoutez un hôte d'événement virtuel (IA ou humain)

Même si vous avez pris en considération toutes les possibilités, les défis, les problèmes, etc., il existe toujours un risque de confusion, de complications et de manque de clarté. 

Ainsi, avoir un hôte virtuel, qu'il s'agisse d'une personne réelle ou d'un chatbot, peut aider à guider les participants sur les bons chemins et à fournir les informations nécessaires qui pourraient aider à surmonter les défis et les problèmes qui pourraient conduire à l'échec de l'événement. 

Ainsi, suivre ces étapes de base vous aidera à organiser et à proposer un événement virtuel incroyablement réussi, avec un minimum d’investissements et un maximum de rendements. 

C. APRES L'EVENEMENT VIRTUEL

12. Recueillez les commentaires du public sur les indicateurs clés

Tout comme pour les événements en direct hors ligne, il est essentiel de savoir comment s’est déroulée l’expérience du public, en particulier lorsque la plupart d’entre eux sont novices dans le concept de l’événement virtuel. 

Vous pouvez recueillir des commentaires sur les activités, l’ordre du jour et les objectifs de l’événement ainsi que sur l’expérience du public concernant l’événement virtuel. 

Cela vous aidera à évaluer vos performances par rapport aux résultats attendus concernant les événements virtuels. De plus, vous obtiendrez des informations importantes sur la réalisation ou non des objectifs. 

13. Partagez d'autres plans d'action, le cas échéant

Vous pouvez partager des informations supplémentaires pertinentes pour votre événement et le public, comme si vous aviez un événement à venir ou si vous attendiez une réponse des participants concernant l'événement. 

Il s'agit d'un excellent moyen d'augmenter votre acquisition de prospects ou la promotion de votre marque en demandant aux utilisateurs de partager leurs expériences sur l'événement sur les réseaux sociaux et les canaux numériques (uniquement si votre événement virtuel a été un succès).

Doit lire: Mur d'événements virtuels : impliquez votre public avec les médias sociaux de manière virtuelle

14. Partagez l'enregistrement d'un événement virtuel sur les canaux numériques

Étant donné que vous organisez des événements virtuels pour la première fois, il est essentiel que vous continuiez à promouvoir votre événement virtuel même après sa fin, car cela vous aidera lors des futurs événements virtuels. 

Vous pouvez partager l'enregistrement de votre événement virtuel tout en mettant en avant l'engagement et les commentaires du public. Vous pouvez le partager sur votre site Web, sur les réseaux sociaux et sur d'autres canaux. 

Cela permettra également aux personnes qui n’ont pas pu y assister d’accéder à votre événement virtuel. 

Meilleurs exemples d'événements virtuels à travers le monde

Nous avons répertorié ici quelques-uns des meilleurs exemples, y compris les plus grands événements mondiaux qui sont devenus virtuels en 2024. 

1. Conférence mondiale des développeurs d'Apple 2020

Également appelé WWDC, c'est un événement organisé par le géant de la technologie Apple à San Jose, en Californie, chaque année, où ils présentent les développements, les améliorations et les innovations de leurs logiciels et technologies au cours de l'année écoulée. 

Chaque année, ils invitent les professionnels de la technologie et les influenceurs de l'industrie les plus influents et les plus populaires pour présenter leurs développements et créer le buzz dans le monde entier. 

C'est parce qu'ils sont devenus totalement virtuels avec une approche holistique où ils ont partagé tout le contenu et les flux de l'événement au fur et à mesure qu'il se déroule sur leur site Web pour que tout le monde puisse y accéder. 

Jetez un œil à la simplicité et à la créativité avec lesquelles ils ont organisé le programme, les informations, la navigation et bien plus encore pour le confort des téléspectateurs. La particularité est qu'ils ont donné une touche technologique personnelle aux flux. 

Doit lire: Comment Parookaville stimule l'engagement avec le mur social en direct pour les événements musicaux

2. Tournée mondiale Salesforce Sydney 2020

Salesforce, un géant CRM n°1 dans le secteur de la technologie, organise chaque année une conférence pour montrer comment il permet aux plus grandes marques mondiales de bénéficier de leurs innovations, de leur technologie, de leurs solutions et de leurs nouveaux produits. 

Mais la conférence World Tour 2020 n'a pas été comme les conférences précédentes, car elle était entièrement numérique en raison de la situation de pandémie. Mais cela ne les a pas empêchés de mettre en avant leurs formidables réalisations auprès des personnes et des professionnels du monde entier. 

Ils ont une page d'accueil dédiée avec tous les enregistrements des sessions en direct de Sydney. Elle affiche également le programme de l'événement, les intervenants principaux, le message principal, le programme et bien plus encore pour obtenir une participation et un engagement maximum du public. 

3. Concerts de musique en direct à domicile de Billboard

Pour la même raison que tous les autres événements en direct en personne sont annulés, les concerts de musique sont également concernés. Des millions de personnes dans le monde assistent chaque année à des concerts pour voir leur artiste préféré se produire.

Comme cette année cela n'a pas été possible, Billboard, une marque de médias de divertissement de renommée mondiale, a organisé des concerts numériquement avec une essence unique. 

Ils ont créé la série Billboard Live At Home où ils ont diffusé 2 sessions numériquement sur leurs plateformes de médias sociaux et leur site Web où des artistes comme Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor, Lukas Graham et bien d'autres se sont produits depuis leur domicile pour leur public (téléspectateurs). 

Le meilleur, c'est qu'avec la performance, il y avait des séances de questions-réponses, des genres différents, des profils démographiques différents, etc. des artistes. 

Pour aller plus loin

Voici les 14 étapes (ou conseils, ou stratégies, peu importe comment vous les appelez) les plus importantes et les plus précieuses qui peuvent vous aider à créer un événement virtuel à partir de zéro et à le transformer en un événement réussi. 

Les événements virtuels ont différentes catégories et secteurs comme les conférences, les webinaires, la diffusion en direct, les concerts, etc. Vous pouvez donc apporter des modifications aux étapes en fonction des exigences de votre événement. 

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