Comment organiser un événement virtuel – Un guide étape par étape

Des événements en personne ? Super. Événements virtuels? C'est presque essentiel maintenant. Cependant, le succès d'un événement virtuel ne se résume pas à se connecter à Zoom et à appuyer sur le bouton « enregistrer ». Par conséquent, des questions comme « Comment organiser un événement virtuel » continuent de tarauder les organisateurs. Si vous avez déjà vécu la même chose, vous êtes au bon endroit. Voyons cela de plus près. 

Que sont les événements virtuels ?

Les événements virtuels sont des rassemblements en ligne où les participants interagissent dans un environnement virtuel sur le web, plutôt que de se rencontrer physiquement. Ils comprennent souvent des webinaires, des diffusions en direct, des conférences virtuelles et d'autres éléments interactifs.

Différence entre les événements en personne et virtuels

Voici un tableau comparatif des événements en personne et virtuels pour une meilleure compréhension. 

Comment organiser un événement virtuel réussi 

Jetez un œil à la décomposition du processus d’organisation d’un événement virtuel réussi. 

1. Définissez le but de votre événement

Avant de vous lancer dans l'organisation d'événements virtuels, il est essentiel d'avoir une vision claire de l'aspect souhaité. Ce faisant, déterminez également le format que vous souhaitez adopter pour l'événement virtuel : conférence virtuelle, salon de l'emploi virtuel et interactif, ou simplement webinaires. 

Voici comment vous pouvez commencer ; 

• Augmentez la notoriété de votre marque pour votre événement virtuel. 
• Restez en contact avec vos clients existants, nouveaux et potentiels pour élargir votre portée. 
• Parlez de tous les sujets qui relèvent de votre niche
• Lancez des produits électroniques liés à vos hôtes virtuels 

2. Choisissez la bonne plateforme d'événement virtuel

Choisir le bon format et plateforme événementielle virtuelle est crucial pour déterminer comment organiser des événements virtuels. 

Cela permet de maintenir l’intérêt de votre public tout au long de votre événement virtuel. 

Jetons un œil à la répartition des bonnes plateformes que vous pouvez utiliser pour héberger des événements virtuels dans différents formats. 

3. Élaborez un ordre du jour engageant

Un programme captivant est la clé de voûte de l'événement. Il ne s'agit pas de remplir le temps, mais plutôt de captiver l'attention, d'apporter de la valeur et de donner envie aux participants d'en savoir plus. Par exemple, si vous organisez un événement comme les BAFTA, votre programme doit mettre à l'honneur le cinéma, les récits et le divertissement. Cela doit transparaître dans chaque point du programme, des notes d'ouverture à chaque session de vos événements virtuels. 

Vous vous demandez par où commencer ? Concevez votre programme comme une histoire bien rythmée. Commencez l'événement par une session percutante et créez une dynamique avec des activités interactives. 

4. Concevez une expérience de marque

Pour vous assurer de laisser une impression durable lors de l’organisation d’un événement virtuel, concevez une expérience de marque qui crée une expérience mémorable. 

Votre marque doit être visible non seulement dans le logo ou la palette de couleurs, mais aussi dans le ton de l'événement, la liste des intervenants, le style de présentation et même la façon dont les participants interagissent. Des arrière-plans virtuels aux messages personnalisés en salle d'attente, chaque point de contact doit être connecté, intentionnel et naturel. 

Une autre façon de créer une expérience de marque pour votre événement virtuel est d'installer un photomaton virtuel. Créez un modèle personnalisé pour votre photomaton virtuel et demandez à vos participants de prendre des photos. Vous pourrez utiliser ce contenu pour le présenter lors de votre événement virtuel sur le site. mur social. 

5. Testez tout avec un essai à blanc

Avant le grand jour, il est essentiel de procéder à une répétition minutieuse pour garantir le succès de votre événement virtuel. Cela inclut la vérification de l'audio, de la vidéo et de la connexion internet. Assurez-vous que la transition entre les sessions se fasse sans accroc. Vous pouvez également explorer des éléments interactifs, comme des sondages, des questions-réponses, etc. Il est également judicieux d'avoir un plan de secours en cas de problème technique. 

Effectuer un essai à blanc tout au long du processus vous aide à détecter les problèmes potentiels et renforce également votre confiance et votre préparation pour l’événement à venir. 

6. Engagez votre public en direct avec les murs sociaux Taggbox

Maintenez l'engagement de votre public en temps réel lors d'un événement virtuel. Grâce au Social Wall de Taggbox, vous pouvez diffuser des messages en direct, des réactions et des messages de soutien. campagne hashtag directement dans votre événement virtuel. Des fonctionnalités telles que Happer Permettez aux participants de partager leurs photos et vidéos sur les réseaux sociaux Taggbox sans avoir à se connecter aux plateformes de réseaux sociaux. SnapUp suit un processus simple en deux étapes : scannez le code QR et téléchargez votre contenu. Vous pouvez ainsi obtenir du contenu directement auprès de votre public et le présenter lors d'un événement virtuel. 

Cela permet aux organisateurs de créer un sentiment d'appartenance à leur événement, notamment grâce à leur contenu sur les réseaux sociaux. Sachez que le réseautage est essentiel à la réussite de tout événement. 

Vous pouvez également l'associer à diverses fonctionnalités des murs sociaux, telles que : 

• Sondages en direct avec quiz 
• Émojis de réaction 
• Focus

Si vous vous demandez comment organiser un événement réussi événement de réseautage qui offre vraiment, la combinaison de ces fonctionnalités peut en faire une expérience mémorable. 

7. Promouvez efficacement votre événement

Pour organiser un événement virtuel réussi, vous avez besoin d'un large public, ce qui nécessite une stratégie promotionnelle efficace. Utilisez des vidéos teasers sur les réseaux sociaux pour susciter l'enthousiasme de votre public cible. Cela leur donnera un aperçu de ce qui les attend. Vous pouvez également leur envoyer des e-mails et des invitations à leur agenda pour qu'ils gardent l'événement à l'esprit. Une autre façon de promouvoir votre événement virtuel est de collaborer avec des influenceurs pour exploiter un nouveau réseau. 

Si les collaborations payantes sont efficaces, n'oubliez pas de tirer parti de la portée organique sur des plateformes comme LinkedIn, Twitter et autres. Utilisez des tactiques comme la peur de rater quelque chose, mettez en avant votre programmation, vos contenus exclusifs et vos cadeaux. Cela vous aidera à créer un sentiment d'urgence et à générer davantage d'inscriptions.

8. Suivi et analyse

Ne restez pas silencieux après l'événement. Votre stratégie post-événement est tout aussi importante que l'événement lui-même lorsqu'il s'agit d'organiser un événement virtuel. Envoyez des e-mails de remerciement à tous vos participants, sponsors et partenaires. Vous pouvez également envoyer des questionnaires post-événement pour recueillir des informations sur les points positifs et les points à améliorer. 

Vous pouvez également analyser les données et comparer le nombre d'inscriptions aux chiffres réels. Ensuite, examinez l'engagement, les sondages et les réactions. Analysez les points d'abandon et identifiez les facteurs qui les ont poussés à abandonner. Utilisez ces données pour optimiser votre prochain événement. N'oubliez pas que le succès de votre événement détermine les sponsors du prochain événement. 

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Meilleurs exemples d'événements virtuels à travers le monde

Voici quelques-uns des meilleurs exemples d’événements virtuels du monde entier. 

1. Conférence mondiale des développeurs d'Apple 

Apple a transformé sa WWDC annuelle en une expérience entièrement virtuelle, toujours aussi soignée et haut de gamme. Avec des keynotes de haute qualité, des sessions interactives pour les développeurs et du contenu à la demande. 

Ils ne se sont pas contentés de passer au numérique ; ils ont optimisé l'expérience pour le monde numérique. Cela leur a permis de prouver qu'avec une planification et une stratégie de marque appropriées, il est possible de créer un buzz mondial et d'organiser un événement de valeur lors d'un événement virtuel. La WWDC 2020 est un brillant exemple de réussite d'un événement virtuel grâce à l'innovation et à une conception axée sur l'utilisateur.

2. Salesforce World Tour Sydney

Salesforce, leader du CRM dans le secteur technologique, organise chaque année une conférence. Cet événement met en lumière la manière dont l'entreprise accompagne les plus grandes marques mondiales grâce à ses solutions innovantes, ses technologies de pointe et ses nouveaux produits. En 1, sa conférence était numérique en raison de la pandémie. Cependant, au lieu de la réduire, l'entreprise a misé sur l'innovation et a démontré au monde entier comment organiser un événement virtuel réussi. 

Ils ont créé une page d'accueil dédiée regroupant tous les enregistrements des sessions en direct. Celle-ci comprenait également les programmes détaillés, les discours d'ouverture, la liste des intervenants et des éléments interactifs. L'interface était facile à utiliser et permettait à tous les participants d'accéder au contenu et de s'y intéresser. 

3. Concerts de musique en direct à domicile de Billboard

En 2020, Billboard a pris une décision audacieuse en réinventant l'expérience du concert en lançant sa série « Live At Home ». Cette série de concerts virtuels mettait en vedette des artistes tels que Nicky Jam, Camilo, Meghan Trainor et Lukas Graham, entre autres, se produisant directement depuis leur domicile.

Il ne s’agissait pas seulement de performances ; c’étaient des moments personnels, souvent associés à des séances de questions-réponses en direct qui permettaient aux fans de se connecter avec leurs artistes préférés en temps réel.

Diffusée sur les plateformes de médias sociaux et sur le site Web de Billboard, cette série est une masterclass sur la façon d'organiser des événements virtuels dans l'industrie du divertissement. 

Cet événement a également démontré qu’avec le bon format et les bons points de contact numériques, vous pouvez transformer les salons en scènes mondiales. 

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Facteurs clés à prendre en compte lors de l'organisation d'un événement virtuel

Comprendre comment organiser des événements virtuels ne se limite pas à choisir la plateforme idéale. Il s'agit de concevoir une expérience complète, en phase avec l'ambiance et transmettant le message souhaité aux participants. Tenez compte des facteurs clés suivants lors de l'organisation d'un événement virtuel. 

Engagement de l'audience 

La lassitude face aux événements virtuels est bien réelle. Pour éviter ce scénario, pensez à diversifier vos types de contenu. Créez du contenu engageant, comme des questions-réponses en direct, des sondages interactifs, des fonctionnalités de chat, etc. 

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Fiabilité technique

Pour organiser un événement virtuel, une expérience fluide est essentielle. Vos participants s'attendent à une diffusion stable et à des transitions fluides ; assurez-vous que l'événement soit testé en profondeur tout au long du processus. 

Communication claire 

Vos participants ne doivent jamais se demander « Et ensuite ? » Utilisez donc des rappels ponctuels, des invitations à l'agenda et des e-mails pour les guider tout au long de l'expérience. Distribuez-leur une brochure présentant les rencontres auxquelles ils participeront. Cela les intéressera pour les événements à venir. 

Fuseaux horaires

L'un des principaux avantages des événements virtuels est la flexibilité de participation et l'accessibilité mondiale. Cela implique également de planifier des sessions et des rediffusions adaptées à plusieurs fuseaux horaires. Le meilleur fuseau horaire pour organiser des événements virtuels, notamment des webinaires, est généralement compris entre 11 h et 2 h, heure locale du public.

Réflexions finales 

Organiser un événement virtuel peut paraître simple au premier abord. Cependant, cela demande patience, stratégie et exécution. 

De la définition de l'objectif de l'événement à l'harmonisation de votre contenu et à sa promotion, chaque étape joue un rôle crucial dans l'établissement d'une référence pour l'organisation d'un événement. N'oubliez pas que votre événement virtuel ne s'arrête pas à la fin de la diffusion. Soyez vigilant quant à l'évaluation de son impact et à l'utilisation des données pour les événements futurs.